비서직을 위한 시소러스와 색인데이터베이스를 활용한 웹기반 문서관리시스템의 설계 및 구현

Abstract

본 연구의 목적은 문서관리의 효율성을 높이고자 다음과 같은 세부 목적을 가지고 문서관리시스템을 개발하는 것이다. 첫째, 문서에서 사용된 다양한 용어로 문서를 검색할 수 있는 시스템을 개발한다. 둘째, 문서에서 사용된 그 용어의 등가관계어, 상하위계층어, 연관관계어로 문서를 검색할 수 있는 시스템을 개발한다. 셋째, 인터넷이 연결된 어느 곳에서나 문서정보검색을 할 수 있도록 하는 WWW과 데이터베이스가 연동되는 WWW 기반의 시스템을 개발한다. 이와 같은 목적을 이루기 위해 연구 방법으로는 문헌연구, 선행연구의 방법을 사용하였다. 문헌연구를 통해서 문서관리, 온라인도서정보검색시스템의 시소러스와 색인데이터베이스, WWW과 데이터베이스의 연동을 고찰하고, 선행연구에서는 문서관리시스템의 개발에 관한 연구와 시소러스에 대한 연구를 살펴보았다. 문헌연구와 선행연구의 분석을 기초로 문서관리시스템의 설계원칙과 모형을 설정하고 데이터베이스를 설계하였고, 이를 반영하여 시스템을 설계하였다. 설계를 바탕으로 하여 문서관리시스템인 DocSearch System을 개발하였다. 본 시스템의 검색방법은 두 가지이다. 첫째, 기존의 문서를 검색하던 방식을 DocSearch System에 적용하여 문서의 id, 제목, 작성자, 작성일을 기준으로 문서를 검색할 수 있다. 이 방법은 문서에 대한 정보를 알고 있는 사람이 빠르고 간편하게 문서를 검색하는 방법이다. 둘째, 새롭게 제안한 방법으로 문서에서 사용된 용어 즉 주요어를 중심으로 문서를 검색하는 방법이다. 사용자가 검색어로 입력한 용어가 시스템에서 검색되면 있으면 문서의 정보를 결과로 도출할 수 있고, 검색어로 입력한 주요어가 시스템에 존재하지 않는다면 그 용어의 등가관계, 상하위계층관계, 연관관계에 있는 용어를 중심으로 검색을 해서 문서의 정보를 검색하는 방법이다. 본 연구에서 개발한 문서관리시스템의 의의는 다음과 같다. 첫째, 문서에서 사용된 다양한 주요어를 추출하여 색인하고 그 주요어를 중심으로 검색할 수 있다. 둘째, 문서에서 사용된 그 주요어의 등가, 상하위계층어, 연관관계어를 중심으로 하여 문서를 검색할 수 있다. 셋째, 검색식의 AND연산 기능을 보완해서 이미 검색된 결과에 대해 연속검색을 추가로 할 수 있다. 넷째, WWW을 이용하여 시스템을 구축함으로써 클라이언트/서버 모형의 네트웍 환경을 제공하고 그래픽환경의 이용자 인터페이스를 사용할 수 있을 뿐 아니라 인터넷의 다양한 기능을 복합적으로 이용할 수 있다. 다섯째, 수작업으로 이루어 지던 문서관리의 효율성을 높임으로써 문서관리를 지식관리화할 수 있다. ; The purpose of this study is development of official document management system which retrieves documents by various content-based keywords which is used in business letters or office documents, and by the keywords of higher ranking terms, lower ranking terms, related terms, or synonyms. The system is a web-based document management system using web database. To achieve this goal, literature survey has been used. Through the literature survey, document management, online information retrieval system with thesaurus and index database, and web database has been examined. With the research method, design principles and model of document management system have been decided, and database has been designed. In addition, document management system which was connected with web database has been developed. In the document management system, there are two ways to retrieve documents. One is that end-user can retrieve documents by document-id, title of document, name of person who wrote documents, and date when the documents were written. End-user can search by one of the document id, title, name, and date. The other is that end-user can retrieve documents by various keywords which was used in the document. If there are not the keywords which are selected by end-user in the keyword database, the system searches the words in the reference database, and the keywords are retrieved. The document information is retrieved by inverted file method. Key features of the document management system are as follows: 1. documents can be retrieved by various content-based keywords which were used in the document. 2. end-user can retrieve documents not by exact indexed words but by synonyms, higher or lower ranking terms, or related terms. 3. document management system is graphical user interface Therefore, user can retrieve documents easily. Furthermore, user can access to document management system through Internet web browser. Consequently, a design and implementation of the document management system helps secretary store and retrieve the document efficiently and effectively. Therefore, the document management system will be part of the knowledge management system in the future.