메타데이터를 이용한 웹기반 문서관리 시스템 개발에 관한 연구 : 비서직 종사자들의 효율적인 문서관리를 위한 방안

Abstract

This study suggest that EwhaBiz Core metadata model can be utilized to deal official documents more efficiently by office professionals. EwhaBiz Core metadata model adapted the concept of metadata that applied to write the features of documents and to list documents. Referring to several models that were on the process of standardization and standardization models, we tested the efficiency of EwhaBiz Core model on actual official documents. The result of the test suggested that EwhaBiz Core model be appropriate to the metadata model of regular office documents. Based on the result of the test, the suggested document management system was developed to create, store, and retrieve the metadata of office document efficiently on the internet. Metadata, defined Data about Data, is a widely-used concept in various fields utilized to explain the and how to find it from a computer or libraries. In addition, metadata is used to the retrieval and management of the data. By applying the concept of metadata, the basic system of the document management would remain consistent, even though the manager of the system altered. The document would be managed on the consistent basis and the basic system could be maintained for some period of time. Consequently, the adaptation of metadata on the document management would minimize the disadvantage of the users of the system. Further more, metadata would analyze the contents of documents ahead so that users learned whether the particular document contained the data that were essential for their work. The quantity and the quality of the data could be examined, also. Based on this information users knew whether the data were qualified for the accomplishment of their works or not. Therefore, the document management using metadata would save money and time. It also help office professionals work much more efficiently by simplifying the process of the examination of documents. Further more, it was expected to be helpful for groups to accomplish their goals through this newly developed document management systems. Having no restriction of system and programs, through internet browser could users easily access to internet and input and retrieve documents. The access of documents on the internet could be easily made not only by office professionals, the document manager, but also by the boss of office professionals related workers, and whoever had an authentic right to the access of information. The suggested EwhaBiz Core Metadata model of document management system could be used by office professionals in following ways. 1. Apply actual documents and the organized data from your office your office to every element of EwhaBiz Core model. 2. Select the best set of EwhaBiz Core model, which was the most appropriate to the features of the document on your group. 3. Based on the selected metadata standard element, construct the database of document by applying Access database or any other programs which could be easily accessed from your office and use it for the document management and retrieval of data. 4. When new pattern of documents need to be developed, develop the pattern based on EwhaBiz Core so that the consistency of the document management could be maintained. This study, however, have some weakness. First of all, various forms and patterns of actual documents should be tested and examined in order to use the EwhaBiz Core Data model. Secondly, the document management system developed by this study concentrated on the input and retrieval of the data. It requires the addition of various functions such as insertion and upgrade. The function of protection, also, should be made to prevent the access from unqualified office professionals. ; 본 연구에서는 비서직 종사자들의 효율적인 사무문서 관리를 위한 방안으로 문헌정보학 분야에서 문헌의 특징을 기술하거나 문헌의 목록을 작성하는 데에 쓰이는 메타데이터의 개념을 도입하여 사무 문서를 위한 EwhaBiz Core 메타데이터 모델을 제안하였다. 이를 위하여 표준작업이 진행 중이거나 표준으로 채택되어 사용되고 있는 몇 가지 모델을 참조하였으며 제안된 EwhaBiz Core 모델을 실제 사무문서를 대상으로 검증한 결과 비교적 일반 사무문서의 메타데이터 모델로서 적합하다는 결과를 얻을 수 있었다. 이러한 검증된 결과를 바탕으로 사무 문서의 메타데이터를 효과적으로 생성, 저장, 검색할 수 있는 비서직 문서관리 시스템을 웹상에서 구현하였다. 메타데이터는 데이터에 관한 데이터(Data About Data)로 이미 여러 응용 분야에서 정보를 기술하고 위치를 표시하며 효율적인 검색과 관리를 위하여 널리 사용되고 있는 개념이다. 비서들이 문서 관리에 있어 메타데이터의 개념을 적용하게 되면 작성한 실무자가 바뀌더라도 변함없는 문서관리의 기본 체계를 유지하게 함으로써 일정한 시간이 지나도 일관성 있게 문서를 관리할 수 있어 이용자의 불편을 최소화 할 수 있다. 또한 메타데이터는 정보의 공유와 재활용을 가능케 하며 특정 문서가 꼭 필요한 데이터를 포함하고 있는지 필요한 과제를 수행할 만큼 양질의 데이터인지 쉽게 미리 파악 할 수 있도록 한다. 따라서 메타데이터를 이용한 문서 관리는 시간과 비용의 낭비를 피하고 불필요한 문서 검색의 과정을 간소화 시킴으로써 비서업무의 효율성을 제고 시키고 나아가 조직의 목표 달성에 도움을 줄 것으로 기대한다. 개발된 문서 관리 시스템은 비서들이 일반적으로 쉽게 사용할 수 있는 Microsoft Access 데이터베이스를 사용하여 데이터를 구축하였으며 최근 널리 호응을 얻고 있는 ASP 프로그램을 통하여 구축된 데이터베이스와 웹을 연동하였다. 따라서 사용자는 인터넷 브라우저를 통하여 시스템이나 프로그램 상의 제약 없이 쉽게 웹상에서 문서의 입력과 검색이 가능하며 문서 관리자인 비서뿐만 아니라 비서의 상사, 관련 임원, 및 문서접근에 권한을 가진자는 누구나 웹상에서 문서 정보에 접근 가능하다. 제안된 EwhaBiz Core 메타데이터 모델 및 문서관리 시스템은 비서직 종사자들에 의해 다음과 같은 방법으로 활용될 수 있을 것이다. 1. 자신이 속해 있는 사무실의 실제 문서, 기존 서식 자료들을 정리 추출하여 EwhaBiz Core모델의 각 요소에 적용한다. 2. EwhaBiz Core 모델의 요소 중에서 자신의 조직의 문서 특성에 맞는 적당한 수의 항목으로 메타데이터 세트를 도출하여 내고, 필요한 요소는 확장 설계하여 자신이 속한 조직의 문서관리 체계의 메타데이터 표준 모델을 설정한다. 3. 설정된 메타데이터 표준 요소를 중심으로 실제 사무 환경에서 쉽게 이용 가능한 Access 데이터베이스 프로그램 등을 활용하여 문서의 데이터베이스를 구축하고 문서관리 시스템을 만들어 문서의 관리 및 검색에 활용한다. 4. 새로운 문서 양식을 생성할 경우 EwhaBiz Core를 근간으로 양식을 만들어 문서관리의 일관성을 유지한다. 본 연구는 사무직 문서관리에 메타데이터 개념을 도입하고 그것을 관리 할 수 있는 시스템을 웹상에서 구현하고자 하였으며, 이러한 새로운 개념의 도입은 본 연구의 성과이지만 다음과 같은 연구의 한계점도 가지고 있다. 첫째, 제안된 EwhaBiz Core 메타데이터 모델은 다양한 형태의 조직의 실제 문서들을 대상으로 철저히 검토, 검증됨으로써 보완되어야 할 것이다. 둘째, 본 연구에서 구현된 문서관리 시스템은 입력과 검색 위주로만 개발 되었으므로 삽입과 갱신 등의 좀더 다양한 기능이 추가 되어야 할 것이며 자격이 없는 사람의 접근을 막기 위하여 방화벽 등의 보완 기능이 추가되어야 할 것이다.