비서직 종사자의 데이터베이스 활용에 대한 연구

Abstract

정보 기술의 급속한 발달로 가능해진 지식 기반의 정보화 시대는 사람들로 하여금 정보에 대한 욕구를 크게 증폭 시켰고 이에 따라 정보가 대량으로 유통되면서 정보의 효율적인 관리가 그 어느 때보다 중요하게 요구되었다. 다양한 생산 활동에 따른 결과로 발생하는 대량의 지식과 정보를 처리하고 체계적으로 정리한 정보의 집합물로서 데이터베이스는 이 시대의 가장 중요한 도구라 할 수 있다. 정보화에 따른 인식의 변화로 데이터베이스 산업은 지식 정보 산업의 한 분야로 확고하게 자리잡았을 뿐만 아니라 그 규모도 점차 증대되고 있다. 지식 정보 산업도래기 각광 받았던 데이터베이스 구축 및 소프트웨어 산업뿐 아니라 최근에는 데이터베이스의 유지 관리에 대한 중요성이 점차 부각되면서 데이터베이스 응용•활용 분야의 산업 또한 주목 받고 있다. 따라서 데이터베이스는 전산 관련 전문직 외에도 다양한 분야에서의 적극적인 활용이 매우 필요한데 특히 정보를 다각적인 측면에서 활용하여야 하는 분야에서의 데이터베이스 활용은 매우 요구된다 하겠다. 같은 맥락에서 정보관리자로서의 비서의 역할이 강조되고 있는 바 비서직 종사자들도 데이터베이스를 이용하여 정보를 효과적으로 활용할 수 있는 능력을 키워 업무의 효율화에 만전을 기해야 할 것이다. 이에 본 연구는 지식정보화 사회의 도래로 인하여 양적•질적으로 증가한 데이터와 정보를 데이터베이스를 이용하여 효과적으로 활용할 수 있는 능력을 키울 수 있도록, 비서들의 효율적 사무정보처리를 위해 실무에서 곧바로 적용하여 업무를 처리할 비서 업무 지원 데이터베이스(이하 비서데이터베이스)를 설계하고 이를 구현하는 데 목적을 두었다. 이를 위한 구체적인 연구문제로 첫째, 현직 비서의 데이터베이스 인지도, 지식 및 기술 보유의 필요성, 비서데이터베이스 활용 현황 조사, 둘째, 비서데이터베이스 설계를 위한 현직 비서들의 요구분석, 셋째, 비서데이터베이스 설계, 마지막으로 비서데이터베이스를 제작을 삼았다. 현직 비서의 데이터베이스 인지도, 지식 및 기술 보유의 필요성과 비서데이터베이스 활용 현황을 조사하기 위해 실시된 설문 조사는 총 203명의 현직 비서를 대상으로 이루어졌다. 조사 결과 데이터베이스에 대한 지식을 보유하고 있는 비서직 종사자들이 업무수행이나 승진을 위해, 데이터베이스에 대한 지식 보유 필요성을 높게 평가해 데이터베이스의 지식 보유와 교육이 매우 필요한 상황임을 스스로도 인지하고 있음이 확인되었다. 특히, 업무를 위한 비서데이터베이스 활용도 조사 결과가 정보관리직의 결과와 비교해 크게 낮은 것으로 나타나 비서직 종사자들도 정보 관리 업무가 점점 강조되고 있는 사회적 요구에 발맞추어 정보 관리의 핵심 도구인 데이터베이스 활용도를 높이기 위한 방안 마련이 필요할 것으로 판단되었다. 또한 현재 업무 환경에 비서 업무를 지원하기 위해 구축된 데이터베이스가 없다고 응답한 응답자의 경우 그 필요성에 대해 매우 높이 평가한 결과로 보아 이 들에게 비서 업무 지원 데이터베이스 구축 및 활용이 매우 시급한 시점임이 재확인되었다. 이에 따라 업무 지원 데이터베이스의 필요성을 강하게 인지하고 있는 총 18명의 비서직 종사자들의 요구 분석을 통해 그들의 업무 내용과 현재 사용하는 데이터베이스에 대한 문제점을 알아내고 이를 기초로 E-R 모델링 기법을 이용하여 비서DB를 설계하였다. 그 결과로 총 27개의 개체를 추출해 내고 요구 분석 내용을 근거로 관계 스키마를 생성하였으며 업무에 곧바로 적용 가능한 질의문 일체를 도출해냈다. 또한 이를 바탕으로 실제 업무 상황에 적용시킬 수 있도록 제안한 질의문을 작성하고 이의 활용도를 높이기 위해 자주 쓰는 기능들을 그 특성에 따라 보고서와 폼 형태로 제작하여 1차 비서DB의 프로토타입을 구축하고 사용자 검증을 통해 그 활용가치를 평가 받은 후 추가 요구 사항을 반영하여 연구의 최종 결과물인 비서DB Version 1을 완성하였다. 본 연구의 결과물이 비서직 종사자들에게 데이터베이스 기술 및 지식을 효과적으로 전달하는 기초자료 및 향후 비서 데이터베이스의 구축과 운용의 체계를 세우는데 필요한 핵심 근거로 활용될 것을 기대한다. 또한 현재 비서 업무를 수행하는데 본 연구의 결과물을 이용하여 업무의 효율성을 극대화하고, 각 유관 기관에서 비서 업무와 데이터베이스를 접목하여 이론 및 실습을 균형있게 교육할 수 있는 기초자료로 활용될 것을 기대한다. 본 연구는 몇 가지 한계점은 다음과 같으며 이는 후속 연구를 통해 보완되어야 할 것이다. 첫째, 기존에 비서 업무 전반을 대상으로 한 데이터베이스 구축 연구 자료나 현장에서 사용하고 있는 데이터베이스가 없는 상황이어서 모델 제시에 있어 객관성에 다소 문제가 있을 수 있다는 점이다. 둘째, 사용자 검증과정에서 나타난 바와 같이 개별 비서직 종사자의 세부 요구사항을 모두 반영하지는 못했다는 점이다. 따라서 본 연구 결과를 기반으로 한 향상된 수준의 특정 조직의 비서데이터베이스의 개발 연구가 뒤이어 연구되기를 기대한다.;Knowledge-based information age, enabled with rapid development of information technology in recent years, has experienced a need for ever-increasing information load and resulted in demand for its effective management. Database systems, a sea of knowledge and information created from various production activities, have become the most important tool of this new age as a result. With an increased recognition of information age, database has become not only a respectable field of its own within information industry but also rapidly growing sector. Database structuring and software industry, having enjoyed fair amount of attention during the infancy of information based age, gave away space to database applications with a rising increase in database management. Therefore, utmost importance must be given to the database usage for those who need to apply such information in multiple aspects, in addition to those who directly manage information systems. Responsibility of office professional (“OP” henceforth) has increased as a result, and OPs should master the skill of database management and effective usage of information in order to increase operational efficiency. The following thesis focuses on structuring and implementation of efficient OP-support database (henceforth “OPDB”) aimed at achieving administrative task improvements on the front lines of business, in ever-increasing information/knowledge flow era. The main topics discussed throughout this paper focuses on 1. Current understanding of OPDB; need for additional information/technical aspects; current usage of OPDB 2. Need analysis of OPDB by OP task force 3. Building OPDB Topic #1, current understanding/usage of OPDB and need for additional information/skills, are based on a survey of 203 OPs in the field. The survey shows that OPs themselves with current DB knowledge put heavy emphasis on the need of knowledge on DB for career advancement and operations. Preparation and promotion of DB usage increase by OPs appear to be a significant issue, as increased need for information management trend is expected to continue; however the usage rate of DB by OP staffs recorded significantly below compared to average information system professions’ usage rate; In addition, respondents who pointed the lack of effective OPDB available considered need for such system higher than the to the other group, which reaffirms our view on necessity of urgent structuring and usage of OPDB. Based on further feedback of 18 respondents who recognized a need of OPDB on their operations and flaws in current OPDB, I have created an OPDB using E-R modelling technique. Finally 27 separate entities and their attributes were identified. Based on relational database model, an entity relationship diagram was used to define relationships amongst entities. Also, sample queries for extracting data from the relational database are provided. To enhance the efficiency of queries, the first OPDB prototype was created with MS-ASSESS based reports and forms which are templates of most-used functions on the program. The prototype OPDB was, then, reviewed by users and based on their feedback, final version of OPDB Version 1 was created with additional functionalities and confirmation of its effectiveness. I sincerely hope the result of my finding can form the core of designing and structuring of an OPDB that conveys skills and knowledge on tailor made DB. In addition, the result of this study can be used as a basis for balanced OP-related education in theory and practice at various organizations as well as improved operational efficiency. There are following constraints to this study and need to be revised with further research on the subjects. Firstly, there are not sufficient data and studies published on OPDB, which might result in skewed result that may show variance compared to other studies on the subject. Second, as confirmed in the follow-on testing by end user period, the new OPDB does not reflect all non-essential requests of those in OP profession. In conclusion, I hope for improved research and development of custom made OPDB will follow based on this studies.