국제회의 위기관리에 관한 연구

Abstract

As for the international conference, contribution about national economy development and specific gravity are very large through acquisition of foreign currencies, job creation, financial income expansion, a balance of international payments improvement like the tourist industry. Meeting Professionals International(MPI) declares international conference as risky business and opens seminars about risk management of international conference for a successful convention. The international conference planners must be thorough in regards to meeting planning, location finding, legal responsibility, insurance and so on when it comes to risk management. The main purpose of this study is to understand the factors involved in the possibility of a crisis arising during an international conference. For this purpose, the study is conducted in two research stages; one is qualitative research, the other is quantitative research, and the major findings of this study are as follows: First, risk management for an international conference are defined as 7 factors; participants, staff, convention venue, conference progress, food and beverages, meeting materials and legal responsibility. Second, risk management education is certainly necessary for a successful international conference. Also, meeting planners who have much experience in dealing with convention and strong communication skills are preferable. Third, unsettled risk factors related to participants, conference progress, legal responsibility, food and beverages are required far more thorough risk management ability. Also, the meeting materials and staff that have been considered as the sector managed well when it comes to risk management must not be ignored in this progress since it is not the cases which have been frequently exposed to the risk. Forth, conferences including events and exhibitions were well organized comparing to the 'only' conferences in order to prevent unexpected risk. It is suggested that meeting planners prepare for the unexpected risk more throughly in advance even though it is a small size of conference. Finally, The results of this study can be used an employment selection criteria, and this study provides real and practical data to be able to do efficient risk management of international conference. The findings of the study can be considered to design an education program of risk management for meeting planners. However, limitations of this study are snowball sampling methodology used and other variables to influence educational needs of risk management of international conference excluded.;국제회의는 관광산업과 마찬가지로 외화획득, 고용창출, 재정수입 증대, 국제수지 개선 등을 통해 국민경제 발전에 대한 기여와 비중이 매우 크다. 국제 회의전문가 협회(Meeting Professionals International, MPI)는 국제회의를 위기사업(risky business)으로 정의하고 국제회의 기획자들을 위해 위기관리에 관한 세미나를 여는 등 회의의 성공적인 개최를 위해 노력하고 있다. 국제회의 기획자는 회의개최시기, 장소선정, 회의기획, 법적책임과 보험 등에 대한 위기관리가 철저하게 이루어져야 한다. 국제회의 관련업체의 종사자들 대부분이 업무상 위기관리에 대한 교육의 필요성을 느끼고 있지만 실제로 위기관리 교육에 대한 체계가 잡혀있지 않다. 국제회의에서 겪는 구체적인 위기요소가 무엇인지, 특히 어떤 부분에 위기요소가 가장 많이 존재하고 위기관리 교육이 가장 필요한지 등에 대한 구체적인 연구는 미흡한 실정이다. 이에 본 연구는 국제회의 행사 진행기간 동안에 발생 가능한 위기요소들을 파악하는데 목적을 두고자 한다. 이를 수행하기 위한 구체적인 연구문제는 다음과 같다. 첫째, 국제회의 기획자를 대상으로 국제회의를 진행하는 과정에서 발생 가능한 국제회의 위기요소를 조사하고 분석하여 도출해낸다. 둘째, 국제회의 행사 진행과정에서 국제회의 위기상황 및 문제에 대해 발생빈도와 해결되었던 정도에 대해 조사한다. 본 연구는 질적 조사방법과 양적 조사방법을 활용하여 두 차례에 걸친 조사를 실시하였다. 우선 국제회의 위기요소를 도출하기 위해 개방형 질문과 함께 인터뷰를 실시하여 NUD*IST V6.0으로 질적 분석을 실시하였다. 질적 분석 결과 국제회의 위기요소는 참가자, 직원, 장소, 회의진행, 물품, 법률, 식음료 이렇게 7가지 범주로 분류되었으며, 각각에 하부 위기요소들이 포함되었다. 국제회의 위기요소의 발생빈도와 해결정도를 파악하기 위해 폐쇄형 질문지로 조사하여 SPSS V12.0을 이용하여 양적 분석을 하였다. 현재 국제회의 분야에 종사하고 있는 국제회의 기획자를 대상 수집된 설문 152부를 분석하여 다음과 결론을 제시하였다. 첫째, 성공적인 국제회의를 개최하기 위해서는 위기관리는 매우 중요하며, 원활한 위기관리를 하기 위해서는 실무경험이 풍부하며 커뮤니케이션능력과 순발력, 그리고 침착성을 지녀야하며 전문교육기관 및 사내에서 위기관리 교육을 받은 국제회의 기획자가 선호된다는 것을 알 수 있었다. 둘째, 위기발생시 잘 해결되지 않고 있는 참가자, 회의진행, 법률, 식음료 관련 위기요소에 대해 더욱 철저한 위기대비 준비가 필요하다. 또한 위기관리가 잘 이루어지고 있는 것으로 조사된 물품 및 직원관련 위기요소도 자주 발생하는 편이므로 준비를 소홀히 하지 않아야 할 것이다. 셋째, 부대행사가 없는 비교적 간단한 행사일수록 더욱 철저하게 위기관리 준비를 해야 한다. 국제회의만 하는 유형보다 이벤트와 전시 등 여러 유형이 함께 개최되는 국제회의 행사일수록 위기를 예방하기 위해 국제회의 기획자들이 더욱 철저하게 준비하여 위기 해결정도가 오히려 높게 나타났다. 본 연구결과는 국제회의 기획자 직원 선발기준 및 국제회의 행사의 효율적인 위기관리를 할 수 있는 기초 자료로 활용가능하다. 또한 국제회의에 종사하는 국제회의 기획자뿐만 아니라 국제회의 기획자를 양성하고 있는 교수진에게 국제회의 위기관리에 대한 교육적 자료로 활용할 수 있다는 점에서 의의가 있다. 앞서 논의한 본 연구의 결론과 시사점에도 불구하고 본 연구는 다음과 같은 한계점이 존재하며, 향후 국제회의 위기관리에 관한 연구가 보다 높은 설명력을 가지려면 다음과 같은 측면에서 연구가 보완되어져야 할 것이다. 첫째, 누적표본추출법은 일반화하는 데에는 한계가 있다. 둘째, 선행연구와 질적 분석을 토대로 한 변수의 측정 측면에서 몇 가지 한계점을 고려할 수 있으므로 국제회의 위기요소의 측정변인에 대해 검토하는 연구가 필요하다.