비서의 조직시민행동 영향요인에 관한 연구

Abstract

오늘날 무한경쟁시대, 급변하는 대내외적인 환경에 대처하며 장기적으로 성장?발전하기 위해서는 기업의 적극적인 인적자원 개발이 요청된다. 인적자원의 개발이란 조직원의 가치를 증대시키는 것을 의미하며, 현실적으로 조직원의 가치 증대는 자신의 업무역할 이외의 조직목적에 기여하기 위한 행동을 조직구성원의 자발적인 참여와 업무수행에 의해 이루어진다고 볼 수 있다. 특히 조직의 슬림화와 팀제 도입, 정보기술의 발전과 같은 기업환경의 변화는 사무관리자로서의 비서의 역할에도 변화를 가져와 수동적인 업무태도는 지양되고, 보다 적극적이고 능동적인 역할이 기대된다. 따라서 이러한 사회적 요구에 부합하면서 조직의 효과성을 높이기 위해서 비서의 업무 역할내 행동 뿐만아니라 역할외 행동의 중요성이 더욱 증대되었다. 이에 본 연구에서는 조직의 공식적인 직무가 요구하지도 않고, 공식적인 보상체계에 의해 인식되지도 않으나, 조직원 스스로 정해진 규정이상의 역할을 수행하는 자발적인 역할외 행동이라 할수 있는 비서의 조직시민행동에 관해 연구해 보고자 한다. 조직원의 행동은 개인과 조직, 그리고 이를 둘러싼 상황의 관계 속에서 실행된다는 조직행동학적인 관점에서 바라본 본 연구는 비서의 조직시민행동에 영향을 미치는 요인을 개인특성, 조직특성, 상황특성으로 나누고, 조직시민행동은 Organ(1988)의 연구에 따라 이타적 행동, 양심적 행동, 정당한 행동, 예의바른 행동, 참여적 행동의 5가지 하위차원으로 나누어 각각의 영향관계를 살펴보았다. 연구의 목적은 비서의 조직시민행동을 결정하는 요인을 특성별로 제시하고, 어떠한 특성요인에 의해 조직시민행동이 더 많이 나타나는지를 그 영향관계를 알아봄으로써 조직내에서 비서의 조직시민행동을 높일 수 있는 방안을 모색하고자 하였다. 아울러 최근 증가하고 있는 비정규직 비서들의 실태조사를 포함하여 비서의 고용계약형태에 따른 조직시민행동의 차이도 부수적으로 살펴보았다. 이러한 내용을 실증적으로 규명하고자 서울시에 근무하고 있는 현직 비서를 대상으로 총 330부의 설문지를 배부, 303부를 회수하여 연구에 적합하지 않은 경우를 제외하고 최종 291부를 분석에 활용하였다. 수집된 자료는 SPSS12.0 통계패키지를 활용하여 연구의 적절성 판단을 위해 신뢰도 분석과 타당성 검증을 위한 요인분석을 거친후, 기술통계분석, 상관관계분석, 중다회귀분석을 실시하였다. 본 연구에서 얻어진 연구결과는 다음과 같다. 첫째, 비서의 조직시민행동에 영향을 미치는 개인특성으로서 성장욕구가 높은 비서일수록 비서의 조직시민행동 중에 양심적 행동과 정당한 행동, 참여적 행동은 높게 나타났다. 또한 비서가 자신의 직무범위를 확대해서 지각할수록 높은 조직시민행동을 보여, 5가지 하위차원 모두에 영향을 미쳤으며, 모든 영향요인 중에서 가장 큰 영향력을 나타났다. 이는 비서의 모집선발 관리에 이러한 개인특성를 고려할 수 있다는 시사점을 나타내는데, 이러한 개인적 자질을 발견할 수 있는 노력이 필요할 것이다. 또한 성장욕구와 기대를 충족, 개발시키고 직무범위를 확대해서 인식하도록 교육 및 훈련프로그램에 참여할 수 있는 기회를 확대해 나가야 한다. 둘째, 조직특성인 조직공정성을 분배공정성과 절차공정성으로 나누어 분석한 결과 분배공정성은 영향요인이 되지 못한 반면, 절차공정성이 높을수록 비서의 이타적 행동과 예의바른 행동, 참여적 행동은 긍정적인 영향을 보였다. 이러한 결과는 조직원들의 역할 행동은 자신에게 주어지는 보상(임금, 승진기회 등)의 결과보다는 그 과정에 더욱 관련이 있음을 나타내는 것이다. 따라서 인사고과 및 승진제도에 공정한 기회를 주며 급여나 고과측정시 기술적인 조건이나 성과만을 고려하기 보다는 협동 등 비서의 자발적인 기여도를 포함하는 것이 바람직하겠다. 또한 조직의 지원이 클수록 비서의 양심적 행동과 정당한 행동이 높이 나타났다. 셋째, 상황특성인 직무특성은 이타적 행동에만 긍정적인 영향을 미친 반면에, 상사의 배려적인 행동은 직무범위 확대지각 다음으로 비서의 조직시민행동에 큰 영향력을 미쳤는데 즉, 이타적 행동을 제외한 다른 4가지 하위차원, 양심적 행동, 정당한 행동, 예의바른 행동, 참여적 행동 모두에 긍정적인 주요 영향요인이 되었다. 이는 비서의 조직시민행동이 개인의 일방적인 희생이나 성격, 계약조건 등의 발로가 아닌 조직과 상사와의 호혜성의 관계에 있다는 것을 염두에 두어 조직분위기를 형성하는 것이 바람직하겠다. 마지막으로 부수적으로 살펴본 비서의 고용계약형태와 조직시민행동간의 관련성은 비정규직, 특히 회사와 직접계약한 경우보다 인력파견업체를 통한 계약직 비서일수록 이타적 행동은 낮았으나 대부분은 그 관련성이 적거나 없었다. 또한 상사 1인을 보좌하는 비서보다는 2인이상 보좌, 팀비서, 다른 업무와 겸하고 있는 비서일수록 양심적 행동과 정당한 행동은 다소 낮게 나타났으나 담당업무 범위에 따른 비서들의 조직시민행동의 차이를 규명하기에는 부족하였다. 이는 비서직의 특성상 상사와 조직원간의 밀접한 관련을 가지면서 업무를 수행함에 있어 고용안정성이나 담당업무 보다는 비서직에 대한 개인적인 인지와 상사의 태도 등 자발적으로 일할수 있는 환경이 비서의 행동에 주요한 요인으로 작용하기 때문일 것으로 추측된다. 본 연구가 갖는 의의는 다음과 같다. 첫째, 선행연구를 기초로 설계된 연구모형을 비서직을 대상으로 검증하였다. 조직시민행동과 관련된 연구는 주로 서비스업 종사자, 사회복지사, 교사 등을 대상으로 수행되어 비서직에 관한 연구는 부족한 실정에서 다른 직종과는 다른 영향요인과 결과를 발견함으로써 비서의 조직시민행동을 높이고자 할 경우 비서직의 특수한 상황을 고려하여야 한다는 것을 확인하였다. 둘째, 다면적이고도 통합적인 연구를 시도하였다. 기존의 몇몇 변수의 관련성만을 다룬 제한적이고 단편적인 연구들에 비해 본 연구는 비서의 조직시민행동에 영향을 미치는 선행요인을 개인특성, 조직특성, 상황특성으로 나누어 연구를 다면적으로 체계화함으로써 후속연구의 바탕을 마련하였다. 셋째, 조직내에서 요구되는 비서의 조직시민행동을 높일수 있는 방안을 제시하고 인적자원개발의 기초자료로 활용될 가능성을 열었다. 조직시민행동에 영향을 주는 요인과 결과 행동을 다양하게 보여줌으로써 연구범위의 확장을 시도한 것이며 이를 토대로 조직에서 필요로 하는 비서의 선발과 효과적인 관리의 기초자료가 될 수 있다. 마지막으로, 최근 비서직의 현실적인 상황을 반영하여 인구통계학적인 변수에 고용계약형태와 담당업무 범위를 포함시킴으로써 비정규직, 계약직 비서의 실태조사와 업무역할의 변화에 관한 실태조사로써 의의를 가진다. 본 연구의 한계점과 이에 따른 향후 연구방향을 제시하면 다음과 같다. 첫째, 조직시민행동에 영향요인에 관한 통합적이고 체계적인 시도를 하려고 한 반면 독립변수와 종속변수 모두 다수의 하위차원을 갖고 있으므로 각 변수간의 상관관계와 설명력은 다소 낮게 나타났다. 향후에 주요 변수간의 관계와 영향력에 관해 살피고자 할 때에는 변수간의 조정이 필요할 것이다. 둘째, 비서들의 직무범위확대지각의 측정은 Morrison(1994)이 제시한 조직의 역할외 행동들을 이희자(1998)가 일반사무직을 대상으로 한 연구에서 활용된 것으로써 비서직의 특수상황에 맞는 업무내 역할과 업무외 역할을 구분하는 현실적인 척도가 필요할 것이다. 셋째, 설문은 자기보고 형식 지님으로써 자신을 더 정의롭고 자발적인 비서로 응답하는 경우가 있었을 것이다. 따라서 추후에는 동료의 다면평가 자료 등을 사용하여 측정의 타당성을 더욱 높여야 할 것이다. 이번 연구는 Organ의 조직시민행동의 개념정의와 하위요소에 따라 진행되었다. 그러나 한국사회, 특히 직무범위를 확대해서 지각하는 경향이 높은 현직 비서의 특성을 고려한 조직시민행동의 정의와 하위요소가 재발견되어야 할 것이다. 이것은 향후 비서들의 성과측정과 직무기술서에 반용되어 비서의 인사고과와 보상, 승진 등이 조직내 인사시스템에 포함될 수 있는 함의를 마련할 것으로 기대된다.;In recent years, companies are experiencing a rapid change of business environment and seeking for superiority in the global market. Enlargement of human resource value is an essential factor for a long range growth and it can be realized by organizational participants conduct extra role actions voluntarily. Organizational Citizenship Behavior(OCB) is defined as those behaviors which are discretionary, are not formally recognized by the organizational reward system, and in the aggregate, promote organizational effectiveness. OCB is important factor for secretary to enhance its performance and organizational effectiveness, but the study on it lacks. The purpose of this study is to examine empirically the relationship between OCB and its antecedents, and verify the determinants to contribute to secretaries’ OCB. To achieve these study purposes, data collection were conducted on a random sample of 330 secretaries in diverse organization, 303 questionnaires were collected. Actually, 291 questionnaires were have been analyzed by using statistics program package, SPSS12.0 for Windows. The model of this study is shown in the following diagram: I chose three basic types of antecedents in the model. The first is personal factors which include growth needs and perceived job breadth. The second type of antecedents is organizational factors which include organizational justice and organizational support. The third type of antecedents is situational factors in an workplace. Situational factors include the job characteristics and supportive leader behavior. The findings of this research are summaries as follows: First, the paths which emerges from the analyses of the study model as significant were the paths from growth need to three dimensions of OCB, the paths from perceived job breadth to all of five dimensions of OCB. Second, the procedural justice was positively related to three dimensions of OCB, whereas the distributional justice was not statistically significant. The organizational support was positively related to two dimensions of OCB. Third, job characteristics were related to one dimension of OCB and the paths from supportive leader behavior to four dimensions of OCB. Especially, the supportive leader behavior is the second important determinants on OCB. The results show that the attitude of secretary is strongly related to the leader’s behavior. The results indicated that each variables has differential effects of the relationship between OCB and its antecedents and the perceived job breadth had the greatest effects as a determinants on OCB. And the results that the supportive leader behavior is the important determinants suggest that both of leader and secretary should try to enhance the quality of relationship for OCB, so it improves their best competences to accomplish the goals of organization and to maximize the efficiency of human resources. Finally, this study has measured by secretaries’ self-report. But the more subjective measurement from bosses or colleagues for secretaries should be used in the future and the realistic sub-dimensions of OCB must be established.