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기업 정보자원의 통합관리에 관한 연구

Title
기업 정보자원의 통합관리에 관한 연구
Authors
권은경
Issue Date
1995
Department/Major
대학원 문헌정보학과
Publisher
이화여자대학교 대학원
Degree
Doctor
Abstract
The goal of effective corporate information management involves identification, analysis, and integration of the necessary information so that its sharability throughout the organization is improved. But current information management is facing such problems as divergence of information, information technologies, and information functions. It also is suffering difficulties in information sharing since the infrastructure for sharing information has not been established. The Information Resources Management (IRM) concept is considered to provide the best solutions for these problems. The IRM has been defined as an integrative management approach that regards information as a valuable resource, and manage this resource in a similar way to the other resources. This dissertation is composed of three parts. In the first part, the prevalent problems in information management are investigated from the standpoint of information utilization characteristics in industries and from a historical evolution of information management, six aspects are considered : I) the purpose of information management, ii) the divergence of information function, iii) the limitations of MIS, iv)the overdependence in information technology, v) the lack of infrastructure for sharing information, vi) the role of library and information center. In part two, the state of the art of information management in Koran industries has been surveyed. A postal survey was conducted to identify the divergence of information and information functions, to investigate information use patterns, and to verify the necessity of sharing information throughout organization. On June 28 1994, 3 kinds of questionnaires have been sent to 192 selected companies. Each company has received 4 sets of the first questionnaire for 4 executive departments, each one set of the others for a library, and a management information system department, respectively. By August 20 of the same year, 319 responses from 153 companies were received and used for analysis. In part three, IRM techniques were presented and IRM model was set up as a means to suggest an improved method of information management for Koran industries. The current situation in information use and management in Koran industries can be summerized in the following ways. 1) The consensus is that information is a valuable corporate asset, and therefore that needs to be effectively managed. However, information and information functions are dispersed with no coordinated efforts. Also there is no proper means designed for sharing information. Consequently information sharing is not effective. 2) The use of internal information builds a flow in corporate value chain according to the linkage of value activities. The relationship between business activities and the information creation and use in an organization needs to be analyzed to improve the utilization of internal information. 3) External information can be more effectively shared, since the need for information in different departments is much similar. Therefore key information needs to be integrated and managed more effectively. 4) Although library and MIS department are responsible for information management, they do not reflect effectively corporate information requirements and management strategies in information planning. 5) Information technologies have been introduced and led by MIS departments. Now MIS growth is on the mid of third stage of Nolan's model. This means that interest in utilization of information technology needs to be expanded from data processing management to information resouces management in the overall organization. 6) To integrate and harmonize all scattered information functions, the department of information management which is not inclined to any one function is required. The Chief Information Officer should understand the corporate mission and objectives and establish a management philosophy in order to accord information strategy with corporate strategy. The situation and the problems in Korean companies are very similar to those which were theorically investigate. On the basis of these comprehensive analysis, the IRM process is systemized according to the general resouce management processes of in-take, utilization, and development. The in-take stage of the IRM covers 1) the Critical Success Factors Analysis which identifies key information requirements of the organization in a top-down method, 2) the Information Architecture which is a profile that represents the necessity and the extent of information sharing between departments through information flow showing who creats and uses specific information, and 3) Information Resources Inventory procedure which defines information resource entities and actual inventory process. The utilization stage covers 1) Information Resouces Directory which is a management tool that provides information on information resources, 2) an Integrated Management model which could maximize the effectiveness of information management in overall organization by connecting technologies, coordinating information functions, facilitation lateral information flow between departments, and 3) thje Organization of Information Management Department which integrats the information functions. Finally the development stage presents and Information Mapping technique Information mapping is a method that positions each information resource on a map which specially designed, according to its characteristics. This represents the current status of corporate information resources as well as the direction of effective further development of them.;본 논문은 기업 정보관리의 현황과 문제점을 분석하고 이를 개선하기 위한 방법으로 정보자원관리(Information Resources Management : IRM) 의 개념을 도입하여 정보자원의 통합관리 방법을 연구한 것이다. IRM이란 조직의 정보 및 정보기술을 자원으로 인식하여 전 조직이 공유할 수 있도록 자원관리 원칙에 따라 계획적이고도 통합적으로 관리함으로써 조직의 효과를 향상시키는 것을 목적으로 하는 비교적 새로운 정보관리의 접근방법이다. 본 논문은 세 부분으로 구성되어 있다. 첫 부분에서는 기업의 정보활용 특성과 정보관리의 발전과정을 고찰하고 이와 관련하여 기업 정보관리의 일반적인 문제점을 지적하였다. 즉 정보관리의 목적이 전사적(全社的)관점에서 확립되어 있지 않은 점, 정보 및 정보관리 기능의 분산현상, 정보공유기반의 미비, 정보기술에 대한 지나친 편향, 경영정보시스템(MIS)의 한계, 그리고 도서관의 현황 등 여섯가지를 분석하였다. 둘째 부분에서는 이론 연구에서 지적된 문제점들이 실제 기업에서 어떻게 드러나는가를 조사하기 위하여 한국 기업의 정보관리 현황과 문제점을 조사 분석하였다. 조사는 192개의 대기업을 선정하여 각 기업의 일반 관리부서인 기획조사부, 기술개발부, 생산관리부, 영업마아켓팅부의 4개 부서와 정보관리부서인 자료실, MIS부서 등 총 6개의 부서를 대상으로 질문지 조사방법으로 실시하였으며, 질문내용은 각 부서의 정보수집과 이용 및 관리의 현황에 관한 것이다. 질문지 조사에 의해 분석된 한국 기업의 정보이용 및 관리의 현황과 문제점을 요약하면 다음과 같다. 1. 정보는 기업의 자산이므로 최고 경영층의 적극적인 참여하에 경영전략을 반영하여 전사적으로 통합된 정보관리가 이루어져야 한다는 인식은 아주 높다. 그러나 기업내에서의 정보수집 및 이용행태는 분산, 중복되어 있을 뿐 아니라 공유수단이 미비하여 효과적으로 공유하기 어려운 상태이다. 2. 사내정보의 경우, 모든 부서는 자기 부서에 직접 관련된 정보 이외에 기업 활동에 있어서 전 단계 부서와 관련된 정보, 그리고 그 다음 단계 부서의 정보순으로 많이 이용하고 있으므로 전체적으로 하나의 순환적인 흐름을 형성하고 있다. 그러므로 모든 부서는 다른 부서에 대한 정보 의존율이 상당히 높다. 3. 사외정보 중에는 시장, 기술, 경쟁정보에 대한 요구가 특히 높으며 이러한 양상은 부서간에 공통적이다. 4. 자료실과 MIS는 정보관리에 이용자의 정보요구사항이나 기업의 경영전략을 반영하는 데에 적극적이지 못하며, 이용자들 역시 기업의 정보관리 체제에 대한 불만이 크다. 5. MIS의 성장은 Nolan의 발전 단계에 따를 때, 통제에서 통합단계로 이행하는 3단계 후반에 있으며, 자료실은 약 80%가 전산화되었거나 또는 추진중에 있다. 한국 대기업의 정보관리 현황에서 드러나는 문제점은 논문의 첫 부분에서 지적한 일반적 문제점과 그 양상이 유사하다. 특히 정보 및 정보관리 기능이 조직내에 분산되어 있으며, 정보공유 기반이 미흡하다는 점, 그리고 이것은 근본적으로 정보관리의 목적이 확립되지 않은 것에 기인한다는 점 등은 거의 일치하고 있다. 논문의 셋째 부분에서는 이상에서 얻어진 조사의 분석결과를 토대로 기업이 정보관리 방법을 개선하기 위하여, IRM개념을 적용한 정보자원의 통합관리 방안을 연구 하였으며 그 결과를 자원관리 과정인 자원의 확보, 활용, 개발의 단계에 따라 다음과 같이 체계화하였다. 자원의 확보단계에서는 기업의 정보자원을 식별하기 위한 방법으로 주요 성공요인 분석방법, 정보체계도 작성밥벙, 정보자원 점검방법을 고찰하였다. 주요성공요인 분석방법은 조직의 정보요구를 하향식으로 분석하는 방법이다. 정보관리에 기업의 경영전략이 밀접하게 반영되어야 한다는 조직 구성원의 요구를 만족시키기 위해서는 기업 전체에 공통적이고 지속적인 가치를 지니는 사내외 정보를 찾아내는 것이 필요하다. 이를 위해서는 조직의 정보요구를 하향식으로 분석할 주요성공요인 분석방법이 가장 적합할 것이다. 정보체계도 작성밥벙은 기업의 각 단위활동에서 생산되는 정보와 이용 또는 필요로 하는 정보의 관계를 분석하여 행렬로 기록함으로써 부서의 구분에 관계 없이 업무에 따른 정보흐름, 공유의 필요성과 범위를 객관적으로 파악할 수 있다. 이상의 두 가지 방법은 전사적 차원에서 정보공유의 필요성과 범위, 그리고 수단을 개발하는 데 필요한 기초정보를 개념적으로 제공해 줄 것이다. 그러나 실제로 공 유가능한 정보자원을 확보하기 위해서는 조직 내에 분산되어 있는 각 정보자원을 찾아내고 그 특성을 구체적으로 기록하는 점검업무가 수행되어야 한다. 자원의 활용단계에서는 정보자원의 관리도구인 정보자원 디렉토리의 작성, 정보기술 및 정보기능의 통합 방안, 그리고 정보자원관리의 효과를 최대화 하기 위한 관리조직에 관해 연구하였다. 정보자원 디렉토리는 점검된 정보자원에 대한 정보를 제공하는 관리도구로서, 정보자원을 공유하기 위한 핵이며 공유수단이 미비한 현 상황에서 가장 시급한 관리 및 이용도구이다. 디렉토리는 자원의 특성, 목적, 용도, 유용성, 형태, 소재, 책임자 및 보안 사항등의 정보를 제공하여야 하며, 전사적 공유를 위해서는 생산부서나 현재의 이용부서에 관계 없이 객관적으로 기술 되어야 한다. 정보기술과 정보기능은 조직내의 각부서와 자료실, MIS등에 분산되어 있으므로 각각의 목표와 역할을 조정하고 특성화함으로써 중복과 누락을 피할 수 있을 것이며, 사내 외 정보를 보다 효과적으로 활용할 수 있을 것이다. 또한 정보의 수평적 흐름을 보장할 수 있도록 모든 정보기능은 통합된 방식으로 계획, 지원, 운영되어야 한다. 한편 정보자원을 효과적으로 통합관리하기 위해서는 전담부서가 필요하다. 이 조직의 형태는 정보기술의 관리와 정보 관리 중 어디에 비중을 두는가에 따라 달라질 수 있다. 현재 한국 기업의 경우에는, 우선적으로 정보를 통합관리 할 수 있는 조직의 형태가 타당할 것이다. 그러나 궁극적으로는 기업의 효과향상이라는 단일 목표를 달성하기 위해서 모든 정보기능을 통합하여 계획, 시스템 지원, 그리고 운영서비스를 수행할 수 잇는 조직 형태로 바뀌어야 할 것이다. 마지막 개발 단계에서는 정보자원지도의 작성방법을 제시하였다. 정보자원지도란 조직의 모든 정보자원을 그 특성과 조직내에서의 기능 및 역할에 따라 하나의 지도 위에 상대적으로 위치를 표시하는 방법이다. 이러한 지도의 작성은 조직 정보자원의 전체적 특성 및 각 자원의 상대적 특성을 파악할 수 있게 하며, 정보자원의 기능적 중복과 누락을 보여준다. 뿐만 아니라 고립되어 잇는 정보자원 및 기능을 결합시킬 수 있는 기회를 제공해 주므로 정보자원을 계획적이고 체계적으로 개선하고 개발하는 데에 매우 효과적인 방법이다. 이상에서 제시한 통합관리 방법은 전체로서 하나의 흐름을 형성하고 있어 체계적이기는 하지만, 모든 기업이 반드시 이 순서에 따라 수행할 필요는 없다. 각 기업은 그들의 정보관리 현황과 문제점을 면밀히 분석한 후 우선순위와 기대효과에 따라 적절하게 응용함으로써 보다 단기적인 정보관리의 효과를 얻을 수 있을 것이다.
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