기록 콘텐츠의 서비스 전략 개발에 관한 연구

Abstract

보존 중심이었던 기록 관리에 대한 관점은 정보통신기술의 발달과 인터넷 환경으로 인하여 이용의 관점으로까지 확장되었다. 이에 따라 기록물관리기관은 온라인 홈페이지, 포털 사이트 등을 통해 기록정보를 제공하고, 이용자들은 소장정보와 기록의 원문을 실시간으로 확인할 수 있게 되었으며 기록에 담긴 풍부한 정보를 다양한 매체를 통해 활용할 수 있게 되었다. 온라인에서 공유되는 정보를 콘텐츠라고 할 수 있고, 기록 콘텐츠는 상당히 복합적인 성격을 갖고 있으므로 기록 콘텐츠에 대한 보다 명확한 개념 확인 및 범위 규정이 필요하다. 따라서 본 연구에서는 기록 콘텐츠에 대한 개념과 범위를 확인하고 이를 바탕으로 기록 콘텐츠를 서비스하기 위한 전략을 개발하였다. 기록 콘텐츠의 개념을 확인하기 위해 우선 콘텐츠와 디지털 콘텐츠, 전자기록에 대한 개념과 특징을 살펴보았다. 그리고 이를 바탕으로 기록 콘텐츠를 ‘기록이 담고 있는 사실정보를 훼손하지 않는 범위 내에서 기록에 기반하여 활용의 목적에 맞게 디지털 형태로 제작, 가공, 정리되는 콘텐츠’라고 정의하였다. 그리고 본 연구에서는 기존의 전자기록의 제작과 가공에 초점이 맞추어진 기록 콘텐츠의 범위를 전자기록 자체까지 포함하여 확장하였다. 그리고 Heskett(1986)의 서비스 전략 체계 모델을 바탕으로 확인한 서비스 전략의 기준요건 15개를 중심으로 국내 2개 기관, 국외 7개 기관의 기록 콘텐츠 현황을 조사하였다. 현황 조사를 위해 크게 환경, 고객, 서비스, 경쟁요인 부분으로 나누어 15가지 기준요건을 살펴본 결과, 정책이나 목표, 조직, 예산 등의 기준요건을 포함한 환경 부분의 수준이 높은 편이었다. 하지만 실제 기록 콘텐츠 서비스는 온라인 목록 및 전시, 교육 콘텐츠 등의 기존 서비스 외에는 이용할 수 있는 종류와 수가 적었다. 이러한 현황을 살펴볼 때, 기록 콘텐츠 서비스는 기관의 추진 의지와 관심에 비해 실제 서비스 수준은 여전히 부족하다는 것을 확인할 수 있었다. 이에 국내외 서비스 현황을 기준요건별로 조사하여 확인한 내용과 분석 결과를 바탕으로 체계적인 기록 콘텐츠 서비스 전략을 개발하였다. 기록 콘텐츠 서비스 전략을 수립하기 위한 전략 모형은 Heskett의 서비스 전략 체계 모델과 현황 조사를 위해 확인한 전략 기준요건을 활용하여 설계하였으며, 크게 일반요소, 기본요소, 기준요건으로 구분하였다. 개괄적인 내용을 담고 있는 일반요소는 포지셔닝, 가치/비용 레버리징, 전략/시스템 통합으로 구성하였다. 그리고 단계별 방향 및 주요과제를 설정하기 위한 기본요소는 목표시장, 서비스개념, 운영전략, 서비스전달시스템으로 구성하였으며, 세부방안 수립을 위한 기준요건은 크게 고객, 서비스, 환경, 경쟁요인으로 구성하였다. 그리고 일반요소, 기본요소, 기준요건 간의 관계를 도식화하여 표현하였다. 이를 정리하면 다음과 같다. 첫째, 기록 콘텐츠 서비스 전략 수립 시, 가장 먼저 고려해야 할 부분은 기본요소이다. 현재까지도 기관 내, 기록 콘텐츠와 관련된 업무와 기능이 확립되지 않았기 때문에 기본요소 단계에서 기관의 관점과 여건 및 상황을 확인해야 한다. 그리고 기관 전체의 전략 방향과 기록 콘텐츠 서비스의 전략 방향을 일치시킴으로써 일관성 있는 서비스를 추진할 수 있는 기반을 마련해야 하며, 조직 내 협력 및 지원에 대한 방안도 함께 고려해야 한다. 둘째, 일반요소의 단계에서는 서비스에 대한 구체적인 방향과 주요과제를 결정해야 한다. 일반요소는 목표시장, 서비스 개념, 운영전략, 서비스전략시스템으로 구성된다. 목표시장은 서비스 방향을 결정하는 단계로 이를 위해 서비스 범위와 대상을 확인하여야 한다. 기록 콘텐츠 서비스 범위는 게시형, 진화형, 일방향형, 쌍방향형, 연계형으로 구분할 수 있고, 서비스 대상은 일반형, 목적형, 현황분석형으로 구분이 가능하다. 범위와 대상을 조직의 상황 및 효과성을 고려해서 선택한 뒤에는 서비스의 개념을 명확하게 하여야 한다. 서비스 개념 확인을 위해서는 이에 대한 세부 유형과 방식을 결정하도록 한다. 다음으로 서비스 개념을 성공적으로 지원할 운영전략의 방향을 결정해야 한다. 운영전략은 전체 서비스의 골격이 되기 때문에 기록 콘텐츠 서비스를 위한 특이사항 등이 반영하여야 한다. 그리고 기본요소의 마지막인 서비스전략시스템 단계에서는 서비스가 실행되기 위한 절차와 제공되는 기록 콘텐츠에 초점을 맞춰야 한다. 이에 기록 콘텐츠가 기록적, 콘텐츠적, 온라인적 특성 및 제공자로서의 특성을 잘 반영하는지를 고려하고, 실제 어떠한 특성에 초점을 맞춰 서비스할 것인지 결정해야 한다. 셋째, 기준요건의 단계에서는 기준요건별로 기록 콘텐츠 서비스의 특성에 맞게 세부방안을 구체적으로 마련해야한다. 전략을 수립해야하는 세부 내용은 기관의 특성에 따라 매우 다르게 설정될 수 있다. 따라서 각 기준요건 별로 제시한 고려사항을 확인하여 전략을 수립하여야 한다. 본 연구에서는 콘텐츠와 전자기록에 대한 일반적인 개념을 기반으로 기록 콘텐츠에 대한 개념과 범위를 확인하고, 국내외 기록물관리기관의 기록 콘텐츠 서비스 현황을 조사한 분석 결과를 바탕으로 기록 콘텐츠 서비스 전략을 개발하였다. 이는 기록물관리기관의 기록 콘텐츠 서비스 현황에 대한 개선 및 보안, 향후 서비스 개발 및 기획 시에 참고자료로 활용될 수 있을 것이다. 앞으로 기록 콘텐츠가 보다 효과적으로 서비스되기 위해서는 각 기관의 담당자와의 협력을 통해 이를 보완, 수정하고 보다 구체적인 기록 콘텐츠 서비스 유형, 전략모델 및 세부방안 등에 대한 연구가 계속적으로 이루어져야 할 것이다.;Information technology developments in internet environments make archival managements expanded to usages of archives from preservation. Therefore, archives provides archival information through on-line homepage, portal sites and etc other on-line venues, and such changes help users to view original records in real time. Also, abundant information in archives is utilized through various media. Archivalc contents is a compound word with archives and contents. However, developments, establishments, and service methods have been carried out mainly without having clear concepts about the archival contents. Thus, a clear concept on archival contents and definition of its scope are required. Also, archival contents should be provided for users conveniently because it is existed for making uses. Therefore, this study confirms concepts and scopes on the archival contents, and then tries to propose a systematic strategy so that archival contents can be serviced. First of all, this study confirmed concepts and characteristics of contents, digital contents, and electronic records, and also archival contents with compound concepts accordingly. It defined the archival contents as contents that are produced, processed and organized in a digital form according to the purpose of their use within the scope of not undermining original information contained in records. Besides, this study categorized archival contents as that of containing electronic records, and producing, processing, and utilizing archives and then explained the contents concepts focusing on producing and processing at advanced researches through more expansions. This study investigated the present situation of archival contents in two domestic archives and seven foreign archives, and investigations were processed by analysing 15 basic requirements of service strategies from service strategy’s systematic model of Heskett. And this study deducted implication and by analyzing present situation it established archival content’s service strategy As a result of looking into 15 standard requirements by dividing them into environment, customer, service, and competitive elements for doing investigations on present status, environmental parts’ levels such as policy, purposes, seemed slightly higher than others. However, there were only a few types and numbers of usable archival contents besides online catalog, exhibition, and educational contents. Based on the review of such status, it could be known that real service levels were relatively low, compared to the willingness of promoting archival contents services. Thus, this study utilized confirmed contents and results after investigating service status of domestic and foreign archives based on standard requirements, and then used it for developing service strategies on systematic services of archival contents. Next, this study proposed a model of service strategies for establishing archival contents. The strategic model was designed by utilizing service strategic system model of Heskett and strategic requirements having been induced for investigating present status. The service model on archival contents is classified like general element, essential element, and standard requirement largely. The general element containing rough contents is composed of positioning, leveraging of value/cost, and integrating of strategy/system. Essential elements for setting up directions by steps and main tasks are composed of target market, service concept, operational strategy, and delivery of service system. The standard requirements for detailed methods are configured like parts of customer, service, environment, and competitive elements. Then this study expressed relations among general elements, essential element, and standard requirement by graphs. First, the first part of having to be considered in establishing service strategies on archival contents is the essential element. As archival contents-related works and functions have not been settled down in archives until now, archives’ viewpoints, conditions, and situations have to be confirmed by recognizing the essential element. Also, bases for being able to promote the service have to be made by reconciling service strategic directions of archival content with overall strategic directions in archives, and also methods on cooperation and supports within the organization should be considered. Second, if agreement is led on the organization through the general element, detailed directions and main tasks on the service have to be followed and decided. The target market is a step of deciding service directions, and thus service scopes and objects should be confirmed accordingly. Service scopes on archival contents could be classified into attached-type, progress-type, one-way type, interactive type, and analyzing-present status type. And service concepts have to be cleared after selecting scopes and objects by considering organizational conditions and effectiveness. In order to confirm, let service concepts, subsequent detailed types and methods become decided. And then, directions of operational strategies that support service concepts successfully have to be decided. As operational strategies become an important frame of total services, specific matters for archival contents services and etc should be reflected. Also, the final step of the essential element is a service strategy system. In this step, procedures for making the service implemented and provided archival contents are focused. Therefore, considerations on whether archival contents are reflecting characteristics of records, contents, and online well have to be made, and decisions should be taken by focusing on such characteristics in case of establishing real service strategies. Third, the standard requirement part is a step of having detailed methods so as to be fit to service characteristics of archival contents by each standard requirement. Strategies have to be established after confirming various considerations by each standard requirement because detailed contents of having to establish strategies could be set up very differently according to archives’ features. This study confirmed concepts and scopes of archival contents based on definition of general concepts on record and contents, and then developed service strategy archival contents by analysing present situations. This could be utilized as reference materials in doing improvement, supplement, forthcoming service developments and planning on archival contents services at archive institutions. In order to service archival contents more effectively afterwards, it has to be supplemented and revised through cooperation among archivists in archives, and it is encouraged that researches on service types on more detailed archival contents, strategic models, and implementations are made continuously.