공공기관의 회의록 생산 활성화 방안에 관한 연구

Abstract

공공기관의 회의록은 정부의 정책 결정 혹은 그 결정에 이르는 과정을 담아내어 업무상 참고자료와 증빙자료로 활용될 뿐만 아니라, 그 기록에 포함된 사건, 인물, 장소, 주제 등에 관한 정보는 연구자나 역사가들에게 중요한 자료가 된다. 본 연구는 공공기관의 회의록 생산을 활성화하기 위한 방안을 마련하는데 그 목적을 두었다. 이를 위해 문헌연구, 사례조사, 현황조사, 설문조사를 실시하였다. 문헌연구에서 회의록의 정의와 유형, 특성을 통해 회의록에 대한 개념을 확립하였다. 사례연구를 위해 미국의 회의공개법(The Government in the Sunshine Act), 호주의 『Cabinet Handbook』(2009), 우리나라의 공공기록법을 연구하여 비교·분석하였고, 국회의 회의록 작성 과정을 살펴보았다. 현황조사로 공공기관의 회의록 생산 현황을 알아보기 위해 국가기록원에서 마련한 회의록 생산현황 서식과 공공기록법에서 규정하고 있는 지정회의의 2006년∼2010년까지의 회의록 생산 현황을 살펴보았다. 조사한 결과는 다음과 같다. 첫째, 회의록 생산현황서식을 살펴보면, ‘속기록/녹음기록 작성 횟수’의 경우, 횟수만을 표기하게 되어 있어서 속기록으로 생산되었는지 녹음기록으로 생산되었는지, 녹음기록은 녹취록을 함께 생산하였는지를 정확히 파악할 수 없었다. '공개/비공개'의 경우 실제 공공기관에서 안건에 따라 부분공개 하는 실정을 정확하게 반영하지 못하였다. 둘째, 지정회의는 현재 국가기록원과 대통령기록관에서 나누어 관리하고 있는데, 대통령기록관은 국가기록원과 달리 회의록 생산 현황을 따로 수집·관리 하고 있지 않아 회의록 생산 현황을 알 수 없었다. 셋째, 회의록 생산 현황을 살펴보면 '지정회의'임에도 불구하고 회의록이 1년에 한 건도 생산하지 않은 기관이 상당수였으며, 회의록은 작성하지만 속기록 및 녹음기록을 작성하지 않는 곳이 있었고, 서면결의로 회의를 갈음하는 곳도 있었다. 회의록을 생산하는 환경을 알아보기 위해 설문조사를 실시하였다. 설문대상은 공공기록법에서 규정하고 있는 영구기록물관리기관장이 지정하는 회의를 담당하는 공무원 54명을 대상으로 선정하였다. 지정회의는 회의록과 속기록 및 녹음기록을 함께 생산하도록 규정하고 있으며, 2001년부터 2011년까지 총 30개 기관의 54개 회의가 지정되었다. 설문문항은 제도화에 관한 문항, 회의에 관한 문항, 회의록 생산에 관한 문항, 회의록 담당자에 관한 문항, 회의록 이용·교육에 관한 문항 5가지 부문에 25개 문항으로 구성하였다. 설문방법은 해당 공공기관의 홈페이지를 통해 지정회의의 담당자를 알아내어 설문지에 동의하는지 여부를 사전조사 하였고, 이에 동의한 13개 기관의 18개 지정회의 담당자들을 대상으로 설문조사를 실시하였다. 2011년 11월 14일부터 11월 25일에 걸쳐 전자우편, 팩스, 전화면담, 직접방문의 방법을 통해 실시하였고, 총 18부의 설문지를 배포하여 총 14부를 회수하였는데, 이들은 10개 기관 14개 지정회의의 담당자였다. 이를 분석한 결과는 다음과 같다. 첫째, 조사된 공공기관은 지정회의의 회의록을 관련 법령에 근거하여 작성하였지만, 회의록 업무를 위한 매뉴얼은 구비하지 않았다. 다만, 의사운영매뉴얼에 회의록에 관한 내용을 담고 있었는데, 여기에는 회의록 서식 정도만 수록되어 있었으므로, 담당자들은 회의록 업무를 위한 매뉴얼이 필요하다고 답하였다. 둘째, 공공기관의 회의는 대부분 주기적으로 개최한다고 답하였다. 주요 참석자가 5인 이하인 소규모 형태의 회의가 가장 많았고, 간사와 서기는 함께 배석하여 평균 2시간～3시간 정도의 회의를 진행하는 것으로 조사되었다. 회의는 대부분 비공개로 이루어지고, 회의록은 비공개나 부분공개 하는 곳이 많았으며, 회의와 회의록을 전체공개 하는 곳은 한 군데도 없었다. 셋째, 공공기관의 회의록은 작성부터 내용검토까지 담당자가 단독으로 수행하는 곳이 가장 많았고, 속기록을 생산하는 기관의 속기사 채용형태는 정규직보다 비정규직이나 외부에 업무위탁 하는 곳이 많았으며, 녹음기록을 생산하는 기관은 녹취록을 작성하지 않는 곳이 더 많은 것으로 나타났다. 현재 속기록이나 녹음기록(녹취록)을 생산하지 않는 기관은 향후에도 속기록이나 녹음기록을 생산할 계획이 없다고 답하였다. 넷째, 회의록 담당자는 주로 30～40대의 여성이었고, 회의록 업무를 담당한지 1년 미만으로 회의록 업무는 전체 업무 비중의 20% 미만을 차지한다고 답한 경우가 많았다. 담당자들은 회의록 업무 수행에 필요한 사항을 회의내용에 대한 숙지, 회의록 작성 방법, 충분한 검토 시간, 속기능력 순으로 꼽았다. 다섯째, 공공기관의 회의록은 업무담당자들 위주로 이용되었고, 회의록 공개 절차는 외부 공개는 대부분 정보공개청구를 통해서 이루어지고, 내부 공개는 절반 정도만 절차를 마련하고 있었다. 회의록 관련 교육은 모든 기관에서 실시한 적이 없었으며, 담당자들은 회의록의 작성방법과 모범사례, 법·제도 관련 교육, 정보공개에 관한 교육이 필요하다고 대답하였다. 이상 조사․연구 한 결과를 바탕으로 공공기관의 회의록 생산 활성화를 위한 개선 방안을 제도, 운영, 교육으로 나누어 제시하였다. 제도 개선 방안은, 첫째, 현재 공공기관의 회의록은 기록물법을 근거하여 실제 회의 운영 과정을 모두 고려하지 못하고 형식적으로 작성되는 한계가 있으므로, 회의 관련 제도에 근거하여 회의 특성에 맞는 회의록이 생산될 수 있도록 해야 한다. 둘째, 공공기관의 회의록 담당자들이 업무를 원활하게 수행하기 위해서 각 기관의 특성을 담은 회의록 업무에 관한 매뉴얼이 필요하다. 셋째, 현재 지정회의가 아님에도 이미 속기록을 작성하고 있는 곳이 1011곳이나 되는 반면 지정회의는 54개에 불과하고 대통령기록관의 경우 회의록 생산 현황을 파악하고 있지 않으므로, 향후 지정회의의 적극적인 확대와 관리가 필요하다. 운영 개선 방안은, 첫째, 파일명을 통해 속기록인지 녹취록인지 회의록의 유형을 파악할 수 있도록 파일명을 생성해야 한다. 둘째, 회의록의 정확성을 확보하기 위해 속기록이라 하더라도 녹음기록을 함께 생산하고, 발언자가 회의록을 검토하는 절차를 공식적으로 마련해야 한다. 셋째, 회의록 공개 시 외부·내부에 공개절차를 마련하는 것이 필요하다. 교육을 위한 개선 방안으로 첫째, 지정회의 담당자는 회의록 업무 외에 다른 업무를 병행하고 업무 수행 기간이 길지 않아 전문성을 요하기는 힘든 여건이므로 정기적인 교육이 필요하다. 둘째, 공공기관에서 회의록을 속기록이나 녹취록으로 생산하는 데 대한 부담감은 여전하므로 전체직원을 대상으로 지속적인 교육이 이루어져야 한다.;This study is intended to introduce improvement approaches for public sector in creating meeting minutes having intrinsic value (i.e. archival recordings). The survey methods used in this study include bibliographical survey, cash study, fact-finding survey, questionnaire and focus group interview. The bibliographical survey establishes the concept of meeting minutes by looking at its definition, and different types and characteristics of meeting minutes. The case study provides a brief assessment of the process of taking minutes of meeting of the Korean National Assembly as well as discusses a comparison and analysis of "Public Records and Archives Act" (Korea), "The Government in the Sunshine Act" (U.S.A), and "Cabinet Handbook 2009" (Australia). The fact-finding survey conducted involves an assessment of the situation concerning the preparation of meeting minutes by public agencies. I look at the forms used to take meeting minutes prepared by Public Archives of Korea and the situation concerning the preparation by public agencies of minutes of designated meetings during 2006~2010 (which meetings prescribed by the Public Records and Archives Act). System improvement encompass the following measures to be taken. First, currently meeting minutes prepared by public agencies are based upon the Public Records and Archives Act and this provides such limitations that the minutes are produced for the sake of formality because not all types of situations occurring in the operation process of meetings are take into consideration. It is, thus, essential to enable the officers to produce meeting minutes tailored to suit the characteristics of each meeting based upon certain meeting-related systems framed. Second, currently the officers in charge of meeting minutes of public agencies carry out their duty by themselves concerning meeting minutes throughout the process - from meeting convocation to the preparation and disclosure of meeting minutes. In order to assist the officers in charge in carrying out their duty in a seamless manner, they should be provided a manual that reflects the characteristics of each public agency. Third, the survey results reveal that there are as many as 1011 places where stenographical records are produced even though their meetings include only 54 designated meetings. In the case of Presidential Archives, they do not attempt to asses the situation concerning preparation of minutes of their meetings, it is thus necessary to promote active extension and management of designated meetings in future. Meeting-operation improvement covers the following measures. First, each meeting minutes should be given a file name for efficient maintenance and use so that users can identify whether it is prepared using shorthand or transcription(recordings). Second, to enhance accuracy of meeting minutes, even when the minutes is produced using shorthand, transcription records need to be prepared at the same time and the speaker concerned should prepare formally the procedure for reviewing the meeting minutes. Third, since taking meeting minutes involves delicate information, it is crucial to establish a procedure for disclosing meeting minutes for internal and external use. Training-related improvement involves the following measures. First, those officers in charge of designated meetings from public agencies need training on a regular basis because they perform other duties in addition to meeting minutes related task and find it difficult to demand professionalism from them due to a short period of time they served. Second, since the burden of preparing meeting minutes using shorthand or transcription remains with the officers in charge, it is thus essential to raise awareness of all workers of public agencies toward their desired direction.