비서직 종사자의 업무에의 스마트 기기 이용에 관한 연구

Abstract

인터넷과 정보통신 기기 등 IT기술의 발달로 과거 일부 비즈니스 계층과 얼리 어댑터의 전유물이었던 스마트 기기의 발전과 보급은 IT환경의 진화를 일으키고 기존의 업무 방식, 인력관리 방식, 조직구조 등의 다양한 변화를 견인하고 있다. 이러한 변화의 바람 속에서 정부 공공 기관뿐 아니라 기업들은 사무실의 PC 중심의 업무를 사무실 밖에서도 할 수 있게 만들겠다는 취지로 모바일 오피스 도입을 진행 중이다. 스마트 기기를 회사 업무에 적용할 경우 업무를 직장에서만 수행하는 것이 아니라 이동 중에도 업무를 수행할 수도 있고 가정에서도 근무를 할 수도 있을 것이다. 이러한 변화는 비서직에서도 예외가 아니다. 급속히 확산되는 모바일 환경에서 비서직 종사자가 스마트 기기를 이용하여 어떠한 업무를 수행하는지, 스마트 기기 이용은 비서업무에 어떠한 변화를 가져왔는지를 알아봄으로써 비서 업무 내용의 변화와 추세를 파악하는 것은 매우 중요하다. 현상에 대한 보다 심층적인 자료를 확보하고 현상 내에 존재하는 보다 다양한 관점을 도출하고 기술하기 위하여 질적 연구 방법을 사용하였다. 따라서 이 연구의 목적은 비서직 종사자들의 스마트 기기 업무 활용 현황과 이용동기 그리고 스마트 기기 이용에 따른 비서업무의 변화를 고찰하고 효과적인 스마트 기기 활용을 위해 필요한 교육과 지원을 파악하는데 있다. 경력 1년이상의 비서 15명(로펌 3명, IT업 3명, 금융업 4명, 국내 대기업(업종 무관) 5명)을 대상으로 심층 인터뷰를 실시하였고, 모든 인터뷰는 대상자의 동의 하에 녹취되었으며, 전사(transcribe)하여 분석자료로 사용되었다. 심층 인터뷰 내용을 분석한 결과는 다음과 같다. 첫째, 업종, 업무 특성, 상사의 유형 등에 따라 정도의 차이는 있었지만 비서직 종사자들은 스마트 기기를 업무에 적극적으로 이용하고 있었다. 비서직 종사자가 스마트 기기를 이용하여 처리하는 업무를 크게 일상적 업무와 지시적 업무, 창의적 업무 세 가지로 구분하였다. 일상적 업무에는 상사의 일정관리, E-mail의 송•수신, 상사와의 커뮤니케이션, 연락처 및 명함관리, 메모작성 등이 해당되었고, 지시적 업무로는 예약 관련 업무, 출장 관련 업무, 전자결재/결제, 회의록 전송 및 녹취 등이 포함되었다. 마지막으로 창의적 업무에는 주도적인 자료/정보 검색 및 제공이 해당되었다. 둘째, 비서직 종사자의 다양한 업무에의 스마트 기기 이용동기를 파악할 수 있었는데 이는 상사와의 원활한 커뮤니케이션, 신속한 업무처리, 실수 없는 일정관리, 회사 정책 상 사용권장, 상사의 영향, 멀티태스킹 가능 등으로 다양하게 나타남을 알 수 있었다. 셋째, 비서직 종사자가 이용하는 업무별 스마트 기기 어플리케이션을 분석하였는데 일정관리, 문서작성, 상사와의 커뮤니케이션, E-mail 송∙수신, 연락처 및 명함관리, 예약관련 업무, 출장관련 업무, 자료 및 정보 검색 등을 다양한 어플리케이션을 이용하여 업무를 처리하고 있었다. 넷째, 스마트 기기의 업무에의 이용에 따라 비서업무의 변화가 생겨났는데, 이를 긍정적인 측면과 부정적인 측면으로 구분할 수 있다. 긍정적인 측면으로는 업무처리속도 및 효율성 증대, 업무절차의 간소화, 비서의 업무에 대한 상사의 신뢰감 형성, 업무에 대한 심리적 안정감 증대 등으로 나타났고, 부정적인 측면으로는 주기적인 스마트 기기 정보 업데이트 업무추가에 대한 부담감, 업무에 대한 심리적 스트레스 증가, 업무와 사생활의 경계선 모호 등으로 나타났다. 다섯째, 효과적인 업무에의 스마트 기기 이용을 위해 비서들이 바라는 것은 회사차원에서의 교육과 지원이었다. 스마트 기기의 업무에의 이용에 관련된 보안사항의 교육, 비서 실무에 도움이 되는 유용한 어플리케이션과 업무에의 스마트 기기 활용법 등의 교육이 필요하다고 하였다. 그리고 이러한 교육뿐 아니라 스마트 기기 지급, 이용 요금의 지원과 비서업무를 위한 어플리케이션 개발 및 지원의 필요성을 강조하였다. 심층 인터뷰를 통해 비서들의 스마트 기기의 업무에의 이용에 대해 알아보았는데 비서실무에 유용한 어플리케이션 정보, 스마트 기기 활용법 등과 같은 교육을 통해 현직 비서들의 업무에의 스마트 기기 활용을 증진시킬 필요성이 강조되었다. 회사차원에서의 비서교육과정의 일환으로 스마트 기기의 업무에의 이용에 대한 기초교육이 필요하며, 학교와 비서 협회에서도 업무에의 스마트 기기 활용법, 업무에 유용한 어플리케이션 정보를 제공하고 그에 관한 강좌를 개설함으로써 비서실무에 도움이 되도록 해야 함이 요구된다. 또한 회사차원에서는 비서들에게 스마트 기기 지급, 사용요금에 대한 지원을 확대하여 시간과 공간의 제약 없는 스마트 오피스 구현에 힘써야 할 것이다. 이 연구가 갖는 시사점 다음과 같다. 첫째, 그 동안의 연구에서 거의 다루어지지 않았던 비서의 업무에의 스마트 기기 이용에 다양한 다양한 사례를 수집하여 후속 연구의 실증적, 이론적 토대를 마련하였다. 둘째, 업무유형별 어플리케이션 활용정보는 비서직 종사자들에게 효과적인 업무에의 스마트 기기 이용방안을 제시하여 업무의 효율성 및 생산성 증대에 도움이 될 것으로 기대한다. 또한 효과적인 업무에의 스마트 기기 이용을 위해 필요한 회사 차원의 교육과 지원에 대한 부분을 제시하였다. 이 연구는 업무에의 스마트 기기 이용을 위한 비서직 종사자들의 업무와 실무 교육내용 개발을 위한 기초 자료를 제공하였다는데 의의가 있다. 추후 연구를 위한 제언으로는 이 연구는 스마트 기기의 확산과 보급으로 비서들의 업무에 나타난 변화 현상을 파악하기 위한 질적 연구이므로 이 연구의 결과를 바탕으로 다양한 양적 연구가 이루어져야 할 것이다. 또한 업무에의 스마트 기기 이용 매뉴얼이 개발된다면 비서 실무에 더욱 실용적으로 쓰일 것이며, 비서교육자료로도 활용이 가능할 것이다. ;With the development and adoption of IT technology such as internet and information technology appliances, existing practices, and personnel management practices, organizational structure has changed IT environment and brought various changes to these areas. With these dramatic changes, not only the government and public institutions, companies are trying to adopt mobile office in order for employees to work outside of the office. Adapting smart devices to business environment will allow people to fulfill tasks not only in the office, but also outside of the office. These changes are no exception to employees in secretary position. In the rapid spread of mobile environment, it is crucial for secretary practitioners, who are using smart devices to perform any tasks, to figure out any changes to the job description and to identify trends. This study used more in-depth data about the phenomena that exist within secure and draw a wider variety of perspectives and techniques of qualitative research methods. The purpose of this study is to understand how the smart devices are used in secretarial field, and why they are being used and how they have changed the working process and lastly figure out what kind of education and support is needed to improve working environment of secretary. 15 of secretary with at least one year of working experience (law firm three, IT industry three, finance four, and domestic enterprises five) were targeted to conduct in-depth interviews with the consent of all the interview subjects. The results of in-depth interview can be summarized as follows: First, even though there was a difference between types and characteristics of business and in the style of supervisors, secretaries actively utilized smart devices. There are two different types of situations where secretarial positions use smart devices: Daily tasks and special tasks. Daily tasks include sending and receiving emails, communication with supervisors, organizing contact list and writing memos. Special tasks include tasks related to business trip reservation, retrieving and providing information, recording conference details and electronic approval. Second, the motivation of the secretary of the wide variety of business professionals in the use of smart devices were a seamless communication between the firm and fast business processing, error-free schedule management, company policy that states recommendation of use, the impact of the boss and multi-tasking. Third, different types of applications by its usage were organized. Tasks were processed through using various applications, such tasks includes scheduling, documenting, communicating with supervisors, receiving and retrieving emails, organizing contacts, reservation of business trips and searching information for the tasks. Fourth, the use of smart devices in the work of the secretary in accordance with changes in the process of tasks was divided into two: the positive aspects and negative aspects. From the positive perspective, there has been increase in speed of work process and efficiency of working process. Moreover, psychological state was more stable between the supervisor and the person in charge of secretarial position. From the negative perspective, occasional usage of smart devices caused increase of stress level and invasions of privacy. Fifth, secretarial position workers desire support from company by using smart devices for effective task completion. The effective use of smart device education related to security issues, secretarial practice and useful application was in need. As well as educational expenses, supply of smart devices, support for charges toward these devices and support for development of application was stressed for its need. Through in-depth interviews, the use of smart devices for secretary in the work was learned about practical information on useful applications and effective use of smart devices through education. This was emphasized among secretaries who are currently in the workforce. From the company’s perspective, the education of the use of smart devices to process tasks is needed at the level of training secretary, schools and the association of secretary should provide information on the effective use of smart devices and business applications which will be beneficial to those in secretarial position. In addition, company should expand support for a fee to use the smart devices and to acquire them in order to limit the time and space constraints. This study brings about following results: First, collection various cases about the usage of smart devices theoretically and practically back up the follow up study. Second, application utilization information based on the business type suggests efficient ways to use smart devices to secretary workers and expected to help them. Moreover, this study suggested effective business use of smart devices required for a company-wide training and support. The basis for significance for this study is the use of smart devices for workers in their tasks and to develop education training for secretaries. This is a qualitative study to see the impact and the phenomenon of the diffusion and distribution of smart devices and changes in the work as a secretary. Based on the results of this study, variety of quantitative research is recommended in the future. Continuation of study in manuals for use of smart devices in processing tasks, this study can be used more practically in various working environment and as a source to educate secretary.