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비서직의 성과평가 항목개발에 관한 연구

Title
비서직의 성과평가 항목개발에 관한 연구
Other Titles
A Study on the Development of Appraising Items for Professional Secretary
Authors
나란
Issue Date
2012
Department/Major
대학원 국제사무학과
Publisher
이화여자대학교 대학원
Degree
Master
Advisors
백지연
Abstract
비서는 업무의 특성상 사무직과는 다르게 상사에 대한 업무의존도가 높고 정보화 시대의 도래로 그 직무가 다양화되고 그에 대한 능력도 확대되고 있다. 비서의 업무량이 증가하고 추가적인 직무가 부여됨에 따라 효과적인 보상이 필요하다. 이러한 효과적인 보상을 위해서는 비서직의 특수성에 적합한 성과평가제도가 발전해야 할 것이다. 그러나 조직에서는 비서직에 대한 객관적이고 공정하며 형평성에 맞는 성과관리제도를 개발하기 위해 많은 노력을 들이지 못하고 있고 그것의 중요성에 대해 인식하지 못하고 있다. 본 연구의 목적은 비서직의 직무상 특성에 맞는 성과평가모형 개발을 통하여 효과적인 성과평가에 대한 정의를 제시하고 평가도구를 제공하기 위하여 항목을 개발하여 효과적인 성과평가제도를 고찰하는 것이다. 본 연구는 경력 3년 이상의 현직비서를 대상으로 선정하여 회사 유형별로 나누어 총 15명을 연구 참여자로 선정하여 질적 연구의 방법인 델파이 방법을 실시하였다. 문헌조사를 통하여 비서 역량을 바탕으로 하는 질문지를 개발한 후 대상자들에게 인터뷰를 하여 역량별 평가 항목척도개발을 위한 정보를 수집했다. 전문가 협의를 통하여 성과평가의 항목척도 개발을 한 후 이메일을 통하여 대상자들에게 검증 받음으로써 구성원검토를 하였다. 마지막으로 수집된 자료를 바탕으로 전문가 협의를 통하여 성과평가 항목을 개발함으로써 신뢰도와 타당도를 확보하였다. 본 연구를 통하여 29개 역량에 대한 130개의 항목을 개발하였다. 역량은 윤미숙(2003)의 비서학 논총에 수록된 “비서의 역량과 미래 역량에 대한 델파이 연구”에 주요 근거를 두고 29개를 선정하였다. 역량은 외국어 능력, 문서 의사소통 능력, 컴퓨터 활용능력, 대인관계형성, 정보관리능력, 판단력, 사무관리능력, 시간 관리, 업무와 관련된 지식, 정확성 및 신속성, 조직에 대한 이해, 기밀성, 직업의식, 융통성 및 적응력, 인성, 적극성 및 주도성, 충성심과 정직성, 문제해결 능력, 기획능력, 예견성, 지도력, 책임감, 전문가다운 이미지, 고객봉사, 의사결정능력, 자기개발, 회계능력, 타문화에 대한 이해, 교육훈련관리자로 구성되었다. 각 역량별로 3개에서 10개의 평가 가능한 척도를 개발하여 총 130개의 항목을 개발하였고 실행 가능한 성과평가 항목척도 모형 을 개발하였다. 또한 인터뷰를 통하여 비서의 시각에서 성과평가 목표는 승진, 인적자원 관리의 기초자료, 동기부여 수단으로 나타났다. 효과적인 평가자는 직속상사로, 효과적인 평가 빈도는 1년에 2회로 나타났다. 이와 같이 본 연구에서는 종래까지 진행되었던 비서직의 성과평가에 대한 연구들이 성과평가제도의 특성과 성과평가시스템 운영법, 평가도구의 중요성에 대해 구성하는 것에서 벗어나 실질적으로 활용하는 것을 목적으로 연구를 실시하였다. 그 결과 조직의 특성에 맞는 비서의 성과평가 모형을 개발할 수 있는 역량별 항목을 개발했다는 점에서 의의가 있다. 본 연구에서 비서의 전문성에 맞는 역량별 성과평가 항목을 개발하여 성과평가 모형의 기초자료를 제시할 수 있는 연구의 의의에도 불구하고, 연구가 지닌 한계점은 다음과 같다. 첫째, 회사마다 유형과 비서에게 필요로 하는 역량이 다르므로 이 연구에서 개발한 항목을 소스로 대상의 조직에 적합한 비서의 성과평가개발이 필요하다. 둘째, 본 연구의 연구 대상자 15명이 경험한 것을 바탕으로 선정한 비서의 성과평가 항목을 결정하는 것으로 일반화하기에는 무리가 따른다. 셋째, 평가도구를 이용한 성과평가를 바탕으로 비서가 원하는 승진, 성과평가를 통한 인적자원 관리의 기초자료 구축, 동기부여의 목적으로 연계되는 계속적인 연구가 필요하다.;The performance of professional secretary has a characteristic difficult to be measured quantitatively since its duty mainly involves in assisting its management. Thus, the appraisal of professional secretary normally confined only by the subjective appraisal from its direct boss with no opportunity to get objective appraisal as a result of which it happens the case that professional secretary being appraised do not accept the result of appraisal and the outcome of performance appraisal do not affect until to the capacity development, training and utilization of secretary. Therefore, the aim of this article is to review effective performance system by developing appraisal items to provide an appropriate tool for professional secretary. To develop performance appraisal item suitable for typical professional secretary, Delphi technic, one of the qualitative study methods through interview, is implemented. To implement this objective, performance appraisal item & scale were developed through interviews of 15 incumbent professional secretaries with more than 3 year experiences together with professionals in this sector. To obtain justification and credibility it was implemented member’s review and expert consultation. Through interviews it is developed 29 competences required for professional secretary in terms of BARS (Behaviorally Anchored Rating System) Competences are consisted of foreign language, oral and written communication skill, computer skill, human relations skill, information management, judgement and business sense, office administration, time management, knowledge on the job, accuracy and speediness, understanding on the organization and business, confidentiality, confidence on the job, flexibility and adaptability, personality, aggressiveness and initiative, integrity and loyalty, problem-solving, planning, anticipation, leadership, responsibility, professional image, customer relations, decision making, self-development, accounting, understanding other culture and globalization, training manager. Per competence, it being developed 3-10 items. In the interview to develop the model for performance appraisal of professional secretary, it is indicated professional secretary thought promotion, set up basic data for human resource management through performance appraisal, means of motivation were the objective of performance appraisal. And result was obtained that effective evaluator is the direct boss and the effective frequency is 2 times per year. In this study, it was possible to provide basic data of performance appraisal model through development of appraisal items according to the respective competency suitable to professional secretary but it has limitation as follows; First, it varies the required type and competence needed for professional secretary by every company therefore, it is necessary to develop proper performance appraisal model by the company concerned to use as a source that is developed in this study. Second, the result of this study is to determine performance appraisal items selected based on the experiences of targeted 15 persons as such it is far from being generalized. Third, a continued study is necessary based on the performance appraisal utilizing appraisal tools, with regard to the promotion professional secretary desires, set up base data for human resource management through performance appraisal, connecting to object of motivation.
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