비서의 윤리적 갈등 상황과 그 대응 결정에 대한 연구

Abstract

비서는 전문인으로서 올바르고 명확한 직업윤리관을 가질 필요성이 있고 이에 대한 윤리교육의 확대가 필요한 실정이다. 비서를 대상으로 윤리교육을 시행하기 위해서는 우선적으로 비서들의 윤리적 갈등 상황이 무엇인지 파악하고 실제 그 갈등을 어떻게 대응하는지에 대한 연구가 선행되어져야 한다. 현재까지는 윤리적인 갈등 상황에 대한 연구만이 선행된 상태임으로, 실제 일터에서의 비서들의 다양한 윤리적 갈등 상황과 그 대응 방안은 어떠한지에 대하여 질적 연구를 통해 알아 볼 필요성이 있다. 따라서 본 연구는 일터에서 비서들의 윤리적 갈등 상황들이 무엇인지 파악하고 그 윤리적 갈등 상황을 어떻게 대응(해결)하는지를 도출함으로써 현직비서들과 비서학과 학생들의 직업윤리의식 확립을 위한 윤리 교육 자료의 기초가 되는 것을 목적으로 한다. 본 연구는 반구조화된 면접 방법에 따라 1년 이상 비서로 재직 중인 30명의 비서들을 대상으로 중요사건기법을 활용하여 자료를 수집하였다. 면접은 1차 예비조사와 2차 본조사로 나누어 진행하였고, 조사결과는 전문가의 도움을 받아 내용분석을 실시한 후 최종적으로 분석결과를 기술하였다. 연구 결과, 첫째, 선행연구들에 의해 정의된 비서 직업윤리란 정직, 신뢰감, 비밀엄수, 충성심을 직업윤리 덕목으로 삼고 그 위에 전문성 유지 및 향상을 위한 노력과 함께 비서 업무를 수행하여 비서로서의 전문 직업윤리의식을 고취시켜야 함으로 정의하고자 한다. 둘째, 총 30명의 조사 대상자 중 24명이 ‘일터에서 겪는 윤리적 갈등을 경험 한다’고 응답하였고 나머지 6명은 ‘일터에서 특별한 윤리적 갈등이 없다’라고 응답하였다. ‘윤리적 갈등이 있다’라고 응답한 비서들은 전체 응답자 중 80%로 그 윤리적 갈등 상황은 크게 조직, 상사, 동료, 개인, 총 4개의 범주(category)로 도출되었다. 조직과의 갈등은 ‘회사에서 회사 윤리강령 혹은 사규에 위반된 행위를 묵인’, ‘입사 청탁 수락’, ‘조직의 특수한 상황(전문가 집단)의 경우 비서의 소속감을 감소시키는 조직 분위기’ 의 속성으로 도출되었다. 상사와의 갈등에서는 전체 윤리적 갈등 상황 중 가장 많은 갈등의 사례수가 나타났는데 ‘윤리규범에 위반된 비용 지출이나 행동’, ‘사적인 용도로 회사 경비를 사용’, ‘상사를 위한 거짓말’, ‘상사의 개인적 이익을 위한 업무처리’ 등의 속성이 도출되었다. 동료와의 갈등에서는 ‘동료가 사적인 용도로 회사 경비나 물품을 사용, ‘부적절한 비용 청구 방식’, ‘비서들끼리 기밀 사항 공유’ 등이 속성으로 도출되었다. 마지막, 개인적 갈등 상황은 ‘비서 업무 수행 시 느끼는 심리적 갈등’, ‘비윤리적 행위 가능성’, ‘근무시간 내 개인적인 일로 시간 및 회사 물품 활용’, ‘뚜렷한 비서 업무 영역 기준의 부재’, ‘개인의 이익과 회사 이익 중 우선순위’ 등의 속성을 나타냈다. 셋째, 현직 비서들은 윤리적 갈등 상황이 발생할 경우 어떻게 대응방안을 결정하는지에 대한 응답으로는 조사 대상자의 대다수가 '상사의 명령에 복종', '묵인' 등의 비슷한 응답을 보였고, '동료들의 비윤리적인 행위를 묵인하거나 이를 도운 경우'도 있었다. 이에 반해 '상사의 지시는 아니지만 상사의 입장을 고려하여 상사에게 피해가 되지 않는 행동'도 나타났고, 소수의 응답에서 '본인이 생각하는 비서로서의 올바른 역할과 자세를 기준으로 윤리적 갈등을 대응'한 경우도 도출되었다. 윤리적 갈등 상황을 겪고 해결한 이후 전과 유사한 윤리적 갈등이 또 발생하지는 않았는지에 대한 질문의 응답으로는 ‘일은 지금도 똑같이 반복되지만 크게 윤리적인 갈등이라고 생각하지 않을 정도로 반복되는 상황들에 대해 적응 되어 버린 모습’이 도출 되었다. 그리고 전체 응답 중 상대적으로 적은 수의 사례이지만 윤리적 갈등을 겪은 후 ‘상사에게는 절대 진실만을 말하는 경우’, ‘상사의 허락 없이는 먼저 일을 처리하지 않음’ 등 신입 때와는 다르게 행동하여 윤리적 갈등 상황이 반복되는 것을 제거한 경우도 있었다. 본 연구는 현직 비서들과 비서가 되기 위해 준비하는 학생들을 위해 올바른 직업윤리의식 확립을 위한 윤리 교육 자료의 기초가 되는 것에 의의를 가지며, 향후 연구에서는 본 연구 결과를 바탕으로 비서들의 윤리적 갈등 상황을 감소시키고 직업윤리의식을 강화 시킬 수 있는 윤리교육에 대한 다양한 양·질적 연구를 수행할 수 있으리라 기대된다.;In modern times, businesses have increasingly reinforced ethical management, and managers have encouraged their employees to be more concerned about both business ethics and professional ethics. Professional secretaries need to have a particularly strong set of professional workplace ethics, so it is vital that a professional ethics education is offered to them. In the current climate, this type of education is of more importance than ever. However, the specific ethical conflict situations that secretaries encounter and their solutions have not yet been determined. There is therefore a need for qualitative research into this topic. The purpose of the current study is to examine secretarial ethical conflict situations and outcomes. This study’s results can be used as a basis for providing professional ethics education to secretaries. For this qualitative research study, in-depth interviews utilizing the Critical Incident Technique were conducted with thirty secretaries who all had more than one year’s experience in the role. The findings were as follows: Firstly, the core elements of professional ethics for secretaries were felt to include honesty, trust, confidentiality, loyalty and professionalism. Secondly, the results showed that 80 percent of the interviewees had experienced ethical conflicts in their workplace. These conflicts can be categorized as relating to the organization, the immediate superior, colleagues, or to the secretaries themselves. Specifically, organizational conflicts comprised being asked to act or acting against the business’s code of ethics, acceding to requests for special consideration for a job position, or a reduction in the sense of belonging to the organization. Conflicts related to immediate superiors comprised being asked to act against the code of ethics either through monetary-related or other behavior, lying in order to protecting the immediate superior, claiming expense for personal costs, conducting their immediate superior's personal affairs in an inappropriate way, and etc. Conflicts related to colleagues consisted of using company expense and goods for personal reasons, claiming expenses with fake receipts, sharing confidential information with other secretaries, and etc. Personal ethical conflicts were composed of experiencing mental conflict, sometimes related to the possibility or expectation of engaging in unethical action, conducting personal work during business hours, using company goods for private reasons, and being assigned work with unclear criteria. There were also issues related to prioritizing between the company's gain and their personal gain. Thirdly, when considering how they had made their behavioral decisions, a majority of interview participants responded that they had been obeying their superior's orders, had become complicit in their superior or colleagues’ wrong-doing, or had been helping these individuals in some other way. Some of the interviewees stated that they considered the position of superior of primary importance and did not act in any way that could damage to the superior. A minority of the interviewees said that they considered the proper role of a secretary when they were faced with an ethical conflict situation. This study’s findings might give significant help when devising professional ethics programs for secretaries. Future research could perform various quantitative and qualitative studies related to the ethical issues that secretaries encounter.