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로펌 비서의 직무 및 역량 중요도에 관한 연구

Title
로펌 비서의 직무 및 역량 중요도에 관한 연구
Other Titles
A study on the job duties and competencies of secretaries in law firms :Focusing on the gap of perception between employers(lawyers) and employees(secretaries)
Authors
김운경
Issue Date
2012
Department/Major
대학원 국제사무학과
Publisher
이화여자대학교 대학원
Degree
Master
Advisors
최애경
Abstract
2011년 7월 한-EU FTA의 발효로 국내 법률시장은 5년 내에 3단계를 걸쳐 유럽 법률시장에 대하여 완전 개방하게 되었으며, 2011년 11월 한-미 FTA 비준안이 국회에서 통과됨으로써 미국의 대형 로펌들도 우리나라에 진출할 수 있는 계기를 마련하게 되었다. 또한 2003년 이후 사법시험 합격 정원의 큰 증가는 국내 변호사 수의 증대를 가져오게 되었다. 우리나라의 로펌은 전문화를 지향하고 있으며, 이는 변호사를 보좌하는 비서의 전문화를 요구하는 결과를 가져오게 되었다. 지금까지 로펌 비서의 직무와 역량에 관한 연구는 모두 피용자 즉 비서의 입장에서 연구된 것으로, 비서의 수적 증가에 맞추어 질적 향상 및 교육 효과를 극대화하기 위해서는 사용자인 변호사가 인식하고 있는 로펌 비서의 직무와 역량에 관한 중요도 연구가 절실하다. 이 연구의 목적은 사용자(변호사)가 인식하는 로펌 비서의 직무 및 역량의 중요도와 피용자(비서)가 인식하는 직무 및 역량의 중요도를 비교 분석하여 차이점을 알아보는 데에 있다. 또한 비서 채용시 어떠한 요소에 우선 순위를 두는지 파악하고자 한다. 이 연구의 목적을 달성하기 위한 구체적인 연구 문제는 다음과 같다. 첫째, 사용자(변호사)가 인식하는 비서의 직무 중요도는 어떠한가? 둘째, 사용자(변호사)가 인식하는 비서의 역량 중요도는 어떠한가? 셋째, 사용자(변호사)가 비서 채용 시 고려하는 우선 요소는 무엇인가? 넷째, 피용자(비서)가 인식하는 비서 직무와 사용자(변호사)가 인식하는 비서의 직무 중요도는 어떠한 차이가 있는가? 다섯째, 피용자(비서)와 사용자(변호사)가 인식하는 비서의 역량의 중요도는 어떠한 차이가 있는가? 로펌 비서의 직무 중요도는 황미선•최애경(2011)의 DACUM을 통한 직무 분석의 결과로 총 8개의 과업과 76개 작업을 사용자(변호사)와 피용자(비서)가 인식하고 있는 중요도를 분석하였으며, 변호사 경력에 대응하는 비서의 직급별 인식도 비교 분석하였다. 역량 중요도는 정유정•최애경(2007)의 연구 결과와 황미선•최애경(2011)의 연구 결과 및 1차 개방형 설문조사 결과를 바탕으로 총 25개의 역량을 도출하였으며, 본 조사를 통하여 사용자(변호사)의 인식을 조사하였다. 또한 사용자(변호사)가 인식하는 비서 채용시 고려하는 요소의 우선 순위를 로펌의 인사 담당 변호사 및 인사 담당자의 의견을 반영하여 총 15개의 고려 요소를 도출하였으며, 본 조사를 통하여 중요도 인식을 조사하였다. 로펌 비서의 직무 및 역량 중요도, 비서 채용시 고려하는 요소의 우선 순위 결과는 다음과 같다. 첫째, 사용자(변호사)가 인식하는 로펌 비서의 직무 중요도와 피용자(비서)가 인식하는 직무 중요도를 비교 분석한 결과로 1위에서 6위까지는 순위의 차이는 다소 있었으나 6개의 직무 모두가 동일하게 포함되었다. 이는 사용자(변호사)와 피용자(비서)의 중요도 인식이 유사함을 보여 주는 것이다. 그러나 사용자(변호사)가 인식하는 직무 중요도 7위의 일정확인하기(세미나, 학회, 식사)가 피용자(비서)의 인식에서는 16위를 나타냈다. 또한 24위의 리마인드하기(참석자, 준비자), 31위의 우편물 관리하기, 33위 명함관리하기, 35위 행사 일정 및 주제 공지하기, 36위 비서교육 참석하기는 피용자(비서)가 중요하게 인식하는 직무 상위 36개 중에는 포함되지 않았으며, 피용자(비서)가 중요하게 인식하는 직무 중 14위의 수임관련 제안서 초안 작성하기, 31위의 의견서 교정하기, 34위 상담전 작성하기(법무, 송무), 35위 행사 참석여부 확인하기, 36위 회의관련 기기 및 물품 준비하기는 사용자(변호사)가 중요하게 인식하는 직무 상위 36개 안에는 포함되지 않았다. 이는 사용자(변호사)와 피용자(비서)의 인식 차이를 보여주는 것이다. 둘째, 사용자(변호사) 가 인식하는 역량 중요도에서 1위는 평균 4.72의 책임감으로 중요한 업무시 야근과 정해진 시간 안에 주어진 일을 다 끝내는 것을 중요한 역량으로 인식하였다. 뿐만 아니라 2위는 서비스 마인드로 친절함과 상냥함, 스마일 인상 등을 중요한 역량으로 꼽았다. 3위는 의사소통능력과 기밀유지로 지시사항에 대한 핵심 파악과 정확한 어휘 구사 및 이해, 회사 내의 담당 사건과 업무를 통하여 알게 된 사항을 외부로 유출하지 않는 것을 중요하게 인식하였다. 반면에 한자능력, 자기계발, 기초 회계지식, 일반 상식과 Venue지식은 중요한 역량으로 인식하지 않았다. 셋째, 사용자(변호사)가 피용자(비서) 채용시 고려하는 요소 중 우선 순위 중 1위는평균 1.61의 업무 처리시 순발력 또는 융통성의 유무이며, 2위는 평균 1.57의 깔끔하고 단정한 이미지로 나타났다. 3위는 조직 구성원으로서의 융화력이며, 4위는 바른 생활 습관 및 태도와 질의 응답시 본인의 의사표현을 간결하고 확실하게 전달하는 것을 중요하게 인식하였다. 하위에 랭크된 항목들은 평균 0.63의 학력 및 전공, 평균 0.57의 지원자의 나이, 평균 0.46의 어학 및 기타 자격증 취득 조건, 평균 0.30의 가정환경 등으로 개인의 능력과는 상관없는 일반적인 조건들을 배제시킴으로써 기존의 채용 기준과는 많이 달라졌음을 알 수 있었다. 이 연구는 로펌 비서의 직무 및 역량 중요도에 관한 사용자(변호사) 및 피용자(비서)의 인식의 차이를 분석하여, 사용자가 중요하게 인식하는 업무를 파악함으로써 향후 보다 효율적으로 업무를 수행할 수 있는 방향을 제시하였다. 또한 비서의 전문화 및 질적 향상을 도모하고, 사용자인 변호사의 요구를 반영한 비서 배출과 교육에 활용할 수 있는 자료를 제공하는 데에 있다. 그러나 서울지역의 법률 사무소 및 법무법인에 재직 중인 변호사를 표본으로 조사를 실시하였기 때문에 전국의 모든 변호사들의 인식이라고 일반화하기에는 한계가 있을 수 있다. 또한 설문지 응답자가 변호사라는 직업의 특수성으로 인하여 설문 응답률이 매우 낮아 표본 수가 충분하지 않다는 한계점이 있다.;The legal services market in Korea stands at the important turning point now because of the effectuation of FTA between Korea and EU and acceptance of proposed ratification of FTA between Korea and USA. The domestic legal services market will be completely opened to the legal services market of Europe through three steps within 5 years according to the effectuation of FTA between Korea and EU in July 2011. Furthermore, the acceptance of proposed ratification of FTA between Korea and USA opens the door for the big law firms of USA to enter into Korean legal services market. In addition, the significant increase of the number of successful applicants in judicial examinations since 2013 caused the number of lawyers in Korea to be increased. The law firms in Korea pursue the professionalism and accordingly, request the specialization of secretaries supporting the lawyers. All of existing studies on the duties and competencies of secretaries in law firms up to now were focused on the employees, that is, secretaries. It is urgently required to investigate the importance of duties and competencies of secretaries of law firms which are perceived by the users, lawyers, for the maximization of education effects and qualitative improvement in accordance with the increasing number of secretaries. Accordingly, this study aimed to analyze and identify the difference between the importance of duties and competencies of secretaries of law firms perceived by the employers(lawyers) and that perceived by the employees(secretaries). Moreover, this study also focuses on the priority the lawyers apply when employing secretaries. This study promotes the qualitative improvement and specialization of secretaries in law firms and provides the data to be used for the cultivation and education of secretaries satisfying the demands of employers, lawyers, by identifying the duties on which the perception of lawyers and secretaries are significant different. For achieving the purposes of this study, the specific tasks as follows; First, what is the importance of duties of secretaries perceived by the employers(lawyers)? Second, what is the importance of competencies of secretaries perceived by the employers(lawyers)? Third, what is the priority which the employers(lawyers), employees(secretaries)? Fourth, what is the difference between the importance of duties perceived by secretaries and that by lawyers? Fifth, what is the difference between the importance of competencies perceived by secretaries and that by lawyers? To this end, the perception of employers(lawyers), on the competencies was investigated by the first open-ended questionnaire with 4 partner-level lawyers who worked for more than 8 years in August, 2010. They were requested to describe about “important qualification, knowledge, attitude and techniques related to the duties of secretaries in law firms” without any restriction. On the basis of the previous research results including the questionnaire above, the questionnaire on the duties and competencies of secretaries in law firms was conducted with 100 lawyers, who worked in law firms and law offices in Korea from August to November, 2011. For the importance of duties of secretaries in law firms, the difference between perception of employers (lawyers) and that of employees (secretaries) was analyzed on the basis of 8 tasks and 75 works which were identified by the analysis on the duties of secretaries in law firms using DACUM of Hwang Mi-Sun and Choi Ae-Kyung(2011). The perception of secretaries by work experience(position) and that of lawyers by work experience were also compared and analyzed. Twenty-five elements in competency were derived using the results of research by Jung You Jung(2007) and by Hwang Mi-Sun and Choi Ae-Kyung(2011) and the first open-ended questionnaire. Furthermore, the priority of elements considered by employers(lawyers) when employing secretaries in 15 elements was identified by the lawyers who were responsible for human resources and person in charge of human resource management in law firms. In accordance with the comparison and analysis on the importance of duties perceived by the employers(lawyers) and that by employees(secretaries), the duties from the first to the sixth place were slightly different but they were similar. However, the 7th important duty perceived by employers(lawyers), A-1 check the schedule(seminar, symposium, meals), was the 16th important duty perceived by employees(secretaries). Furthermore, the 24th important duty E-5 Reminding(participants, preparers), the 31st important duty D-9 Check mails, the 33rd important duty B-7 Manage business cards, the 35th important duty G-6 Notify event schedules and themes and 36th important duty G-11 Participate in education for secretaries were not included in 36 important duties perceived by employees(secretaries). The 14th important duty C-1 Prepare the draft for the proposal related to acceptance of cases, the 31st important duty D-6 Correct written opinions, the 34th important duty D-2 Prepare before meeting(legal services, works related to suits), the 35th important duty G-7 Check whether to participate in events, the 36th important duty E-4 Prepare equipment and materials related to meeting perceived by employees(secretaries) were not included in the 36 important duties perceived by employers(lawyers). The results above proved the difference in perception of employers(lawyers) and employees(secretaries). What the employers(lawyers) considered as the most important element when employing employees(secretaries) was J-10 Quick response or flexibility when dealing with businesses. The second important element was J-1 Neat and tidy image and the third was J-9 Ability to harmonize as the member of an organization. The fourth was J-4 Right habits of living and attitude and J-8 Simple and definite expression of opinions when being asked. The elements with lower priorities include J-12 Educational background and major, J-13 Ages of applicants, J-14 Language abilities and certificates and J-15 Family background. The results showed the significant change from the existing employment standards. This study provided the data to be used for retraining and employing secretaries as well as suggested the approach for the secretaries in law firms to perform their duties more effectively by comparing and analyzing the perception of employers(lawyers) and employees(secretaries) on the importance of duties and competencies of secretaries in law firms and the difference of such perception. However, the limitation of this study was only the employers(lawyers) who had been working in law firms and law offices in Seoul.
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