A Comparison of the Influence of Structured on-the-Job Training Approach and Classroom Training Approach on Trainees’ Perceptions of Self-efficacy to Achieve Training Outcomes in Secretary Education

Abstract

지식과 기술이 빠르게 급변하는 오늘날의 글로벌 비즈니스 환경에서 수많은 기업들은 조직 내 직원들의 역량개발이 곧 기업의 경쟁력과 생존전략임을 인지하고 있다. 이러한 기업들은 인적자원의 개발과 효율적 관리를 위하여 다양한 교육 프로그램으로 직원 교육을 실천하고 있으며, 경쟁력 지속과 업무성과 향상을 위하여 교육의 질 개선에 힘을 쏟는다. 조직의 최고 경영자, 임원, 전문직들과 함께 일하는 조직 내 비서직 역시 교육을 통한 역량 개발을 해야 함에 있어 예외가 아니다. 조직의 핵심적 업무를 담당하는 중요인사들과 밀접한 관계를 맺음으로써 급변하는 비즈니즈 환경에 가까이 노출되어 있는 비서들에게 기업은 효과적이고 체계적인 교육을 지속적으로 제공해야 한다. 그러나 많은 기업들은 사내 비서직을 위한 교육의 중요성과 필요성을 간과하고 있다. 교육을 제공하고 있더라도 대부분은 체계적이고 구조화된 교육 프로그램이 아닌 임의의 교육방식들로 일회성 교육을 제공하고 있는 실정이다. 또한 비서교육의 발전과 활성화를 위해 비서교육을 주제로 한 많은 선행연구들 대부분은 조직이 아닌 대학 내 비서학과의 교육방법과 교과과정을 다루고 있다. 그 핵심내용은 비서학과에서 제공하는 비서교육을 실무 위주로 구성하기 위해 더욱 적극적이고 새로운 형식의 교수-학습법이 도입되어야 한다는 것이다. 이와 같은 취업 전 비서교육 뿐 아니라 취업 후 현직 비서들을 대상으로 한 교육 방식, 교육 효과 및 교육 평가 등에 대한 연구가 지속적으로 충분히 이루어질 때 비로소 기업 현장에서의 비서교육에 대한 인식이 제고될 수 있다. 따라서 본 연구는 조직 내 현직 비서들을 교육하는데 있어 가장 널리 사용되는 두 가지 교육전달방식 즉, 집체교육(Classroom Training)과 체계적인 현장직무교육(S-OJT)의 교육 결과를 특정 자기효능감에 대한 자가 인식 평가를 통해 비교함으로써 어떤 종류의 교육전달방식이 더욱 효과적인지 알아보는 것을 목적으로 하였다. 또한 교육효과에 영향을 미치는 요인들 중 비서의 직무 특성 상 밀접한 관계를 맺는 상사의 지원에 대한 조절 효과도 함께 알아보았다. 본 연구는 자료수집을 위해 서울 소재 중대형 로펌에서 근무중인 현직 법률 비서를 대상으로 인터넷설문방법을 이용하여 총 93부의 응답이 통계분석에 사용되었다. 임의로 두 그룹을 나누어 각 그룹에게 서로 다른 교육방식이 상세하게 설명된 시나리오가 포함된 설문지를 분배하였다. 응답자들은 본인이 받은 설문지의 시나리오를 읽은 후 해당 교육 방식으로 교육을 받았다고 상상을 한 다음 질문에 응답하였다. 연구 결과 교실교육과 S-OJT를 받은 각 참가자들의 교육 결과 성취의 자기효능감에 대한 자가 평가는 두 그룹 사이 유의한 차이를 보였다. 즉, 교실교육보다 S-OJT를 받은 참가자들의 응답에서 교육 결과 성취의 자기효능감에 대한 자신감이 더욱 높게 나타난 것이다. 이는 본 연구와 유사한 주제와 연구방식으로 진행된 Huang(2009)의 연구결과와 동일한 결과이다. 하지만 두 그룹 간 평균 차이는 본 연구에서 더욱 뚜렷하고 크게 나타났는데, 이는 본 연구의 대상자인 비서의 특성을 반영한 결과로 해석할 수 있다. 일반적으로 비서는 직무 특성 상 다양한 상황에 대해 적절하게 대응할 수 있는 창의적 대응능력이 요구되므로 현직 비서를 대상으로 하는 교육은 일률적 학습이 제공되는 교실교육 보다 현장 상황에 대한 실습과 평가가 제공되는 S-OJT가 더욱 효과적임을 알 수 있다. 또한 본 연구에서 각각의 교육 전달 방식과 교육 결과 성취의 자기효능감에 대한 자가 평가의 관계에 있어 상사의 지원은 조절효과를 가지지 않는 것으로 나타났다. 이는 다른 직군의 종사자를 대상으로 한 기존 선행연구는 물론 일반 비서직 종사자를 대상으로 한 선행연구와 상반된 결과로써 본 연구의 조사 대상인 법률 비서의 업무 특성을 고려해야 한다는 것을 의미한다. 즉, 로펌이라는 조직 특성 상 상사의 영향을 상대적으로 덜 받는 법률 비서의 업무 특성이 반영된 결과임을 알 수 있다. 본 연구는 다음과 같은 점에서 의의를 가진다. 먼저 대학과 기관에서 제공하는 비서 교육을 주로 다루는 기존 비서교육 관련 선행연구와 달리 현직 비서들을 대상으로 비서 교육의 유효성과 그 영향요인에 대해 실증적인 분석을 시도하였다는 점이다. 또한 인적자원개발 분야의 다양한 문헌을 바탕으로 비서 교육에 대한 심층적 관점을 제공하였으며, 두 가지 교육 전달 방식의 교육 효과를 비교한 본 연구의 결과는 인적자원개발 분야의 관련 선행연구를 지지하고 보완해준다. 마지막으로 기업에서 현직 비서들을 관리하는 인적자원개발 실무자들이 효과적이고 효율적인 비서 교육을 위하여 교육 프로그램을 구성하고, 교육 전달 방식을 결정할 때 본 연구의 결과를 토대로 S-OJT 방식의 이용을 고려해볼 것을 기대한다.; In today's global business environment where knowledge and technologies undergo rapid changes, many companies recognize the importance of enhancing the competence of their employees as the key strategy to build up their corporate competence and ensure their survival. These companies implement various training programs for efficient development and management of human resources while striving to enhance the quality of training to maintain their employees' competence and increase their work productivity. Secretaries, who work closely with the CEO, executives and other professionals within an organization are not exempt from competence-building and constant learning. Secretaries also develop close relationships with central figures of an organization in charge of core duties which expose them to the rapidly-changing business environment, making it essential for companies to continuously provide secretaries with effective and systematic training. However, in many organizations the importance and necessity of secretarial training is simply overlooked. Any training programs that are provided are conducted arbitrarily as a one-time event, far from being systematic and structured. Moreover, a large proportion of previous studies on secretarial training deal with academic programs and curricula pertaining to secretarial studies departments at university level. These studies have emphasized the need for proactive and unconventional teaching/learning methods in order to devise a practically-oriented secretarial training approach which can be adopted by departments of secretarial studies at universities. However, only when such studies on pre-employment secretarial training are supplemented by continuous research on the methods, effectiveness, and evaluation of training programs targeting incumbent secretaries can awareness of the importance of secretarial training be raised at the organizational level. The purpose of this study, therefore, is to compare the two most widely-used training approaches - classroom training and S-OJT training - and the trainees' perceptions of self-efficacy to achieve training outcomes in order to find out which of the two approaches is the more effective targeting incumbent secretaries. Also studied was the moderation effect of supervisor support, an important factor influencing training effectiveness considering the professional proximity between secretaries and their supervisors. This study employed statistical analysis for 93 copies of surveys answered online by incumbent legal secretaries working in medium- and large-sized law firms located in Seoul. The survey respondents were randomly divided into two groups, each of which received surveys including a scenario delineating a training approach different from the other group. The respondents read the scenarios given, imagined that they had been given a training session in the approach explained in the scenario, and answered the questions. This study found that survey respondents of each group significantly differed in self-evaluating their self-efficacy to achieve training outcomes. That is, the respondents' responses indicated greater confidence in their perception of self-efficacy to achieve training outcomes after reading the structured on-the-job training scenario than after reading the classroom training scenario. Such outcome corresponds with the research findings by Huang (2009), whose research topic and methods were similar to those of this study. Differences between the two groups were more salient in this study, which can be attributed to the fact that this study reflected the characteristics of secretaries, the subjects of the study. Because secretaries are required to respond creatively to a variety of situations considering the nature of their work, S-OJT is more effective for incumbent secretaries than classroom training which unilaterally delivers training to its trainees. Moreover, this study found that supervisor support played no mediation effect on the relationship between training methods and the trainees' perception of self-efficacy to achieve training outcomes. This finding, standing in sharp contrast to previous studies which targeted employees in different fields of profession as well as general secretarial employees, implies that characteristics of work duties given to legal secretaries must be considered. In other words, the finding can be attributed to the organizational climate of law firms, which exposes legal secretaries to relatively less influence of their supervisors. This study is significant in the following aspects. First, in its attempt at an empirical analysis of the effectiveness and influential factors of secretarial training targeting incumbent secretaries, this study took a departure from the existing studies on secretarial training which have maintained a strong focus on universities and other institutions. Based on a variety of sources in the field of human resource development, this study provides an in-depth perspective on secretarial training. The outcome of this research which compared two different training methods and their outcomes both supports and supplements studies that have previously been conducted in the field of human resource development. Finally, based on the findings of this study, HRD practitioners are anticipated to consider S-OJT in deciding on a certain training method and devising an effective and efficient secretarial training program as part of their secretary management efforts.