수행비서의 직무 및 역할에 관한 기초 연구

Abstract

As the world is becoming globalized, Korean companies are changing to become global companies in order to survive the competition and adapt to new surroundings. Because of the changing corporate environment, companies need a specialized secretary who can support management effectively. Many studies have analyzed the duties of specialized secretaries such as medical secretaries, legal secretaries, guard secretaries, team secretaries, accountant secretaries, and foreign business secretaries. However, studies about executive secretaries are lacking, because there are common work fields between executive secretaries and guard secretaries. Also it is hard to contact executive secretaries because of their higher position compared with other secretaries. Therefore, the purpose of this study is to provide information for the executive secretary by analyzing the duties, tasks, and necessary capabilities of the executive secretary. The research questions were as follows: 1. Define the meaning and role of the executive secretary. 2. Analyze duties, tasks, and draw essential tasks of the executive secretary. 3. Analyze the necessary capabilities of the executive secretary. For this study, first, information was gathered about general secretary's duties and tasks. Second, there were in-depth interviews with 7 previous executive secretaries and current executive secretaries. Third, an on-line survey was conducted with 31 current executive secretaries. The findings were as follows: First, through the in-depth interviews, an executive secretary was defined as an executive assistant who supports everything the boss needs. The roles include advisor, attendant, office manager, information manager and personnel manager. Also the research found tasks associate only with the executive secretary compared to the general secretary. Second, through the on-line survey, the research extracted 13 duties and 67 tasks. 13 duties include managing schedules, communication, phone related duties, meeting related duties, visitors related duties, document management, attendant, family occasion duties, business trip related duties, personnel data assistant, accounting, event related duties, personnel and business management. And among the 67 tasks, the research found the key tasks of the executive secretary. Third, the research found what the higher capabilities executive secretary have and what the lower capabilities executive secretary have, and drew up the tools related the executive secretary's necessary capabilities. In secretary fields, the study on executive secretaries is lacking, so this study contributes to the education and work of executive secretaries. However, the amount of data collected was limited, so if the limitations are supplemented in a further study, the study will be more meaningful.;세계화, 국제화 시대 속에서 한국의 기업들은 글로벌 기업으로 도약하기 위해 노력하고 있고 경영자들에게는 이에 적응하기 위한 복잡하고 다양한 의사결정 및 관리 기능의 역할이 강조되고 있다. 그리고 현대 기업에서는 이러한 경영자의 업무를 효율적으로 관리하고 보좌할 수 있는 전문비서를 필요로 하고 있다(유연숙•최애경, 1996). 이와 같이 현대사회의 전문비서의 필요성 증가에 따라 비서의 업무는 의료비서(Medical secretary), 법률비서(Legal secretary), 경호비서(Guard secretary), 팀 비서(Team secretary), 회계비서(Accountant secretary), 외국기업 비서(Foreign business secretary), 수행비서(Chief secretary) 등과 같이 다양하게 확대되고 세분화되어 가고 있고 다양한 비서의 역할에 대한 규명이 이루어지고 있다. 그러나 수행비서는 비서실장 및 경호비서와 업무가 중복되는 부분이 있고 경호 학 분야의 수행비서에 관한 연구에서는 수행비서와 경호비서에 관한 연구가 혼재되어 있으며, 비서 학 분야에서는 수행비서에 관한 연구가 미흡한 수준이다. 따라서 본 연구는 수행비서의 직무 및 역할을 분석하고, 그 직무에 필요한 역량을 분석하여 수행비서의 교육 및 훈련을 할 때 효과적인 기준을 제시해주고 수행비서가 효율적으로 업무를 수행할 수 있도록 도움을 주는 데 목적이 있다. 이에 따른 연구 문제는 다음과 같다. 첫째, 수행비서의 정의를 도출하고 역할을 규명한다. 둘째, 수행비서의 직무를 분석하고, 핵심작업을 도출한다. 셋째, 수행비서의 역량을 분석한다. 본 연구는 수행비서의 직무 및 역할과 역량을 분석하기 위해 1차 조사로는 기업비서 직무분석(백지연, 최애경, 2007)을 바탕으로 하여 전•현직 수행비서를 대상으로 일대일 심층 면접을 하였고, 2차 조사로는 현직 수행비서를 대상으로 온라인 설문조사를 실시하였다. 1차 조사인 일대일 심층 면접을 실시한 결과 수행비서를 상사가 의사 결정을 하는 데 있어 필요한 모든 지원을 하는 최고 보좌관으로 정의하였고, 그 역할을 참모의 역할, 수행의 역할, 사무관리 책임자의 역할, 정보관리자의 역할, 인사 관리자의 역할로 규명하였다. 그리고 수행비서, 비서실장, 경호비서 사이에 공통 업무가 있음을 발견하였다. 또한 일반 비서와 최고경영자 비서 직무내용 외 수행비서의 직무 추가 항목을 알아냈다. 2차 조사를 통하여서는 13개의 과업과 67개의 작업을 추출 하였는데 13개의 작업은 일정관리 업무, 커뮤니케이션 업무, 전화응대 업무, 회의관련 업무, 내방객 응대업무, 문서관리업무, 수행 업무, 경조사 업무, 출장관리 업무, 개인 신상 보좌업무, 회계업무, 행사관리 업무, 인사교육 및 경영관련 업무이다. 이 중 중요도, 난이도, 빈도가 2등급 이상의 작업들 중 세 항목에 공통적으로 포함되어 있는 작업을 수행비서의 핵심작업으로 선정하였는데 이는 일정정보 수집하기, 업무관련 커뮤니케이션, 상사와 정보교류, 회의 자료 준비하기, 신원 파악하기, 문서 작성하기, 상사의 의전관리, 출장 일정표 작성하기, 이미지 관리하기, 전사이슈 및 핵심사업 파악하기 등이다. 그리고 이에 따른 역량 표를 작성하고 현재 수행비서들이 보유한 핵심역량도 알아보았다. 이제까지 이루어진 수행비서에 관한 연구는 대부분 경호비서 측면에서 이루어졌기 때문에 실제로 수행비서가 하는 업무와 차이가 있었다. 그러나 본 연구는 비서 학 측면에서 수행비서를 접근하고 실제 수행비서를 대상으로 과업과 작업을 도출함으로써 수행비서의 직무를 파악 하였으며, 기존의 일반비서와 비교하여 수행비서만의 고유한 업무 영역과 역할을 찾아내고 수행비서의 핵심작업을 도출한 뒤 이에 따른 역량을 찾아내었다. 이를 통해 그 동안 비서실장, 경호비서와 혼재되었던 수행비서의 업무 영역을 좀 더 잘 이해 할 수 있도록 도움을 줄 수 있을 것으로 여겨진다. 또한 수행비서의 선발 및 교육, 훈련 등에 있어 본 연구의 수행비서의 직무 및 역할, 역량을 바탕으로 교육을 한다면 일반 사원으로 조직에 입사하였다가 수행비서로 선발된 사람에게 교육 및 훈련을 할 때 좀 더 효과적인 기준을 제시해 줄 수 있을 것으로 보인다. 그러나 전국적으로 다양한 수행비서가 존재하고 있고, 다양한 회사의 종류가 있기 있는데, 실제로 수행비서로 일을 하고 있는 비서의 수가 일반 비서에 비해 많지 않고 수행비서의 지위가 일반 비서에 비해 높아 접근의 어려움이 있기 때문에 설문의 대상자가 적다는 한계점이 있다. 따라서 앞으로 이루어질 수행비서와 관련한 연구에서는 더 많은 수행비서를 대상으로 하고 다양한 지역 및 조직의 수행비서를 포함시켜 좀 더 연구의 타당성을 높일 수 있도록 해야 할 것이다.