한국 법률 비서의 직무에 관한 연구

Abstract

The purpose of this study is to provide essential data within the legal secretary education field by analyzing their duties and tasks of secretaries at law firms in Korea by using the DACUM method. The study's issues for accomplishing the objective of this study are as follows. First, what are duties and tasks of legal secretary in Korea? Second, what are general knowledge, skills, work behaviors, tools, future trend and concern of legal secretaries in Korea? Third, what is the level of importance, difficulty and frequency for each task? Fourth, what are the key tasks of legal secretary in Korea? Fifth, what is the level of importance, difficulty and frequency for each task depending on the secretary’s positions, types of lawyers who they are in charge of, types of law firms and the size of the law firms? For this study, legal secretaries who are currently working at medium-large sized law firms in Seoul were selected as panels and their duties, tasks, general knowledge and skills, work behaviors, tool and future trend were researched. Also, 12 key tasks of legal secretaries were identified by conducting a survey for 100 current working legal secretaries at medium-large sized law firms. Those key tasks which have a high level of importance, difficulty and frequency are shown as below. C-6 Managing the due date of legal documents to the court, C-7 Managing the court date related to lawsuit case, C-9 Sending mails to the court(including a written judgment), C-3 Submitting litigation documents to the court, C-8 Report the current status of lawsuit case to lawyers and clients, C-4 Calculating and charging process fee and stamp fee, C-11 Managing the litigation records and project files, C-5 Gathering the evidence materials, E-1 Arrange lawyer's daily schedules, C-2 Making the litigation records, B-4 Screening the incoming calls, D-2 Preparing document of legal advice and litigation. These are the legal secretary's key tasks. Depending on positions of legal secretary, types of lawyers in their charge, types of their duties, size of law firm, compared and analyzed if there is any difference in the importance, difficulty and frequency of legal secretary’s duties. The conducted result is as follows. There are clear perception differences between low positioned legal secretaries and comparatively high positioned ones on importance of task. High positioned secretaries comparatively have a perception of importance on basic tasks such as handling incoming calls from clients. Legal secretaries positioned for junior manager and senior manager have a consistent conception on tasks with a high level of difficulty. On the contrary, ones position for staff and ones higher position than chief manager have an inconsistent conception on tasks with high level of difficulty. Also, the study says, regardless of the position, some specific tasks are frequently performed by all the secretaries. This study is shown the importance, difficulty and frequency in each task depending on types of lawyers in their charge. Tasks perceived to be important by legal secretaries who are assisting only Korean lawyers and legal secretaries who are assisting both Korean and foreign lawyers are mostly consistent, however, in a group with legal secretaries who are assisting only foreign lawyers, inconsistent outcome has been recorded. Regardless of the types of lawyers, tasks with a high level of importance legal secretaries feel difficult on their duty and a high level of frequency were identified commonly. It shows that there is no big difference in a level of difficulty and frequency of their tasks conducted by legal secretaries depending on types of lawyers. In a result of analysis comparing importance, difficulty and frequency of task depending on types of legal secretary’s works, common works are drawn regardless of types of legal secretary’s ones. Also, according to the result of analysis in importance, difficulty and frequency of work depending on types of law firms, there is some difference in difficult of work perceived by legal secretaries. However, there is no difference in works with high level of difficulty felt hard and works frequently conducted. In this study, the importance, difficulty and frequency of a legal secretary’s tasks depending on the size of law firm is analyzed. It shows differently in works perceived important by legal secretaries working at small sized law firms with less than 100 lawyers and working at large sized law firms with more than 300 lawyers. However, tasks with a high level of difficulty perceived by legal secretaries working at both mid-large law firms which have 100-150 lawyers and have 150-300 lawyers were shown the same. Also, comparatively frequent performed tasks are come out commonly. Tasks with high level of difficulty perceived by legal secretaries depending on size of law firms draw a variety of outcomes. This study could be used as a basic material not only to the people who want to be a legal secretary, but also to many instructors who are giving a lecture at the college or private academy. Also, this study could provide current legal secretaries and people who are in charge of hiring and training legal secretaries with accurate information on legal secretary's tasks and duties. Ultimately, this study could be used as a fundamental document in developing educational programs in the field of studying legal secretary. However, since the survey in this study was conducted by just 100 samples, the final result of this study could be less content-valid. Also, samples used in this study were not random but selected, to get a reasonable result. So, a further study should be conducted by using more random samples which can represent the characteristics of each sample and different assessment methods for analyzing the legal secretary's job.;이 연구의 목적은 직무 분석을 통하여 법률 비서의 과업과 작업을 파악하고 요구되는 핵심 역량을 도출함으로써 법률 비서의 직무 능력 향상 및 인사 행정에 유용한 자료를 제공하는 데 있다. 본 연구의 목적을 달성하기 위한 구체적인 연구문제는 다음과 같다. 첫째, 법률비서의 과업(duty)과 작업(task)은 무엇인가? 둘째, 법률비서에게 요구되는 지식과 능력, 태도, 도구 및 미래경향은 어떠한가? 셋째, 각 작업의 중요도, 빈도, 난이도는 어떠한가? 넷째, 법률비서의 핵심작업(Key task)은 무엇인가? 다섯째, 법률비서의 직급, 담당변호사 유형, 담당업무, 회사형태, 회사규모에 따른 작업의 중요도, 난이도, 빈도는 어떠한가? 위의 연구 목적을 달성하기 위하여 2009년 10월 변호사 수 50명 이상의 법률회사에서 법률비서로 근무하는 패널을 대상으로 DACUM을 실시하여 도출한 결과를 과업(Duty)과 작업(Task)으로 도표화하였다. 또한 법률비서 직무를 수행하기 위하여 요구되는 지식 및 능력, 업무 태도, 도구, 미래 경향을 도출하였다. 그리고 도출된 작업의 중요도, 난이도, 빈도를 파악하여 핵심작업을 선정하기 위하여 법률비서 100명을 대상으로 설문 조사를 실시하여 중요도, 난이도, 빈도가 높은 법률비서의 핵심작업 12개를 추출하였다. 또한 법률비서의 직급이나 담당 변호사의 유형, 법률비서의 담당 업무 유형, 소속된 법률회사 형태, 법률회사의 규모에 따른 작업의 중요도, 난이도, 빈도에 차이가 있는지를 비교 분석하기 위하여 Excel 통계 분석을 실시하였다. DACUM 직무 분석 실시 결과, 총 직무내용은 일정 관리 업무, 고객 관리 업무, 송 무 및 법무 관리 업무, 문서 관리 업무, 회의관리(지원)업무, Office 관리 업무, 행사 관련 업무, 변호사 개인 업무 지원 업무 총 8개의 과업(Duty)과 76개의 작업(Task)으로 분류되었다. 이 중 중요도, 난이도, 빈도가 높은 핵심작업(Key Task)으로는 제출서류 마감일 관리하기, 송 무 관련 기일 관리하기, 법원우편물 발송하기(결정문 등), 송 무 문건 접수하기, 소송 진행상황 보고하기, 인지 대 및 송달 료 계산 및 청구하기, 송 무, 법무 기록 관리하기, 증거 자료 제작하기, 일정 조정하기, 송 무 기록 만들기, 전화 선별하기, 상담 전 작성하기(법무, 송 무)의 총 12개의 작업이 법률비서의 핵심 작업으로 도출되었다. 그 후 법률비서의 직급이나 담당 변호사의 유형, 법률비서의 담당 업무 유형, 소속된 법률회사 형태, 법률회사의 규모에 작업의 중요도, 난이도, 빈도에 차이가 있는지를 비교 분석하였으며, 그 결과는 다음과 같다. 직급이 낮은 법률비서와 직급이 상대적으로 높은 법률비서가 인지하는 작업의 중요도에는 뚜렷한 차이가 존재하며, 오히려 직급이 높은 법률비서가 전화응대와 같은 기본적인 작업의 중요도를 상대적으로 중요하다고 인지하고 있었고, 대리 및 과장의 직급을 가진 비서들이 인지하는 난이도가 높은 작업은 일치한 반면 사원과 차장 이상인 법률비서가 인지하는 난이도가 높은 작업은 각각 다르게 나타났다. 또한 직급에 상관없이 모든 비서가 특정 업무를 공통적으로 빈번히 수행하고 있음이 나타났다. 담당변호사 유형(모두 한국변호사, 한국변호사와 외국변호사, 모두 외국변호사)에 따른 작업 별 중요도, 난이도, 빈도를 살펴보면 모두 한국변호사를 담당하는 비서와 한국변호사와 외국 변호사를 동시에 담당하는 비서들이 중요하다고 인지하는 작업은 대부분 일치한 반면 모두 외국 변호사를 담당하는 비서가 인지하는 중요도가 높은 작업은 다르게 나타났다. 또한 담당변호사의 유형에 관계없이 법률비서가 업무상 어렵게 느끼는 난이도가 높은 작업이나 빈번히 수행하고 있는 작업은 모두 공통적으로 도출되어 담당 변호사의 유형에 따라 비서들이 수행하는 업무의 난이도와 빈도에는 큰 차이가 없음을 알 수 있다. 법률비서의 담당 업무 유형(자문업무, 송 무 업무, 자문 및 송 무 업무, 기타업무)에 따른 작업의 중요도, 난이도, 빈도의 비교 분석에서는 법률비서의 담당 업무 유형에 관계없이 중요도, 난이도, 빈도가 높은 작업들이 거의 비슷하게 도출되어 법률비서의 담당 업무 유형에 따른 작업의 중요도, 난이도, 빈도의 인식에 큰 차이가 없음을 알 수 있다. 또한 법률회사의 형태(법률사무소, 법무법인)에 따른 작업의 중요도, 난이도, 빈도를 비교 분석한 결과, 소속(법률사무소, 법무법인)에 따라 비서들이 인지하는 작업의 중요도에는 차이가 있으나, 상대적으로 어렵다고 느끼는 난이도가 높은 작업이나 실제로 자주 수행하고 있는 빈도가 높은 작업에는 큰 차이가 없음을 알 수 있다. 법률회사의 규모에 따른 법률비서의 작업의 중요도, 난이도, 빈도를 비교 분석한 결과, 전체 변호사 수 100명 미만의 소형 로펌과 전체 변호사 수 300명 이상인 대형 로펌 소속의 법률비서가 인지하는 중요도가 높은 작업은 다르게 나타났다. 반면 변호사 수 100명 이상~150명 미만, 150명 이상~300명 미만인 중대형 로펌 소속의 법률비서가 인지하는 중요도가 높은 작업은 공통적으로 도출되었다. 또한 법률회사의 규모에 따라 법률비서가 인지하는 난이도가 높은 작업은 다양하게 도출된 반면 가장 빈번하게 수행하고 있는 빈도가 높은 작업은 공통적으로 도출되었다. 이 연구는 법률비서의 직무분석을 통하여 향후 법률비서가 보다 효율적으로 업무를 수행할 수 있는 방향을 제시하고, 궁극적으로는 기업 내 법률비서의 채용과 재교육 시 기초 자료로 활용되는 데 있다. 추후 법률비서를 양성 및 교육하는 사설 기관이나 전문대학에서는 교육 과정 개발을 위한 기초자료로 활용될 수 있을 것이다. 그러나 DACUM 실시에 있어 제한된 직급의 패널 선정과 설문 조사 표 집 선정에서 과장 및 차장 이상의 직급을 가진 법률비서의 수, 기타 업무를 담당하는 법률비서의 수, 모두 외국변호사를 담당하는 법률비서 표본 수의 부족은 결과적으로 연구 결과의 타당도가 낮을 수 있다는 한계점을 가지고 있다. 후속 연구로 이 연구에서 나온 결과를 바탕으로 실제 교육장에서 사용할 수 있는 교육프로그램 개발에 관한 연구가 이루어져야 할 것이며, 더 다양한 직급 및 소속의 패널의 참여, DACUM기법과 다른 직무 분석 방법과의 혼용, 설문 조사 실시에 있어서도 보다 많고 다양한 표본 추출하여 연구의 타당성을 높일 수 있도록 해야 할 것이다.