전자기록물의 장기보존 기능요소에 관한 연구

Abstract

While the production and distribution of electronic records have been active with the changes to the electronic work environment, the difficulties with the preservation of electronic records have surfaced as a new issue home and abroad due to the vulnerability of electronic media themselves and the obsolescence of the system. Korea is especially scheduled to transfer its electronic records in massive volumes in 2014. Thus there is a need for Archival Institutions, which are responsible for preserving important electronic records of public agencies, to guarantee the authenticity and integrity of the records and set up preservation measures for long-term maintenance and usability. The National Archives of Korea recently announced its plan for a digital archival system as part of its strategies to advance national records management. The system will be complete by implementing the function of guaranteeing the long-term preservation of electronic records. However, there is not enough foundation for recognizing the functional elements and implementing the system for their long-term preservation. Thus this study set out to propose the functional elements of long-term preservation of electronic records needed to build a digital archival system at Archival Institutions. The study was based on literature study and case studies. First, literature study was carried out to identify the conditions for long-term preservation according to the changes to the concept of electronic records management and to examine a need for building a digital archival system for their preservation at Archival Institutions. Secondly, case studies were conducted along with comparison and analysis to examine the functional elements proposed by the international standards, international research projects, and the concerned systems home and abroad. The ISO 14721 OAIS(Open Archival Information System) was examined for the international standards; InterPARES(International Research on Permanent Authentic Records in Electronic System) and Planets(Preservation and Long-term Access through Networked Services) for international research projects; and CAMS(Central Archives Management Systems) of the National Archives of Korea, ERA(Electronic Records Archives) of the American National Archives and Records Management, and Digital Archives of Public Records Office Victoria of Australia. The elements that make up the digital archive system in the OAIS model include 30 under six functions including ingest, archival storage, data management, preservation plan and access. The InterPARES proposes 16 functional elements for electronic records preservation; Planets 10 with a focus on the domain of electronic records preservation plan; and Korea's CAMS, America's ERA and Australia's Digital Archive 22, 39 and 36 functional elements, respectively. In order to identify elements for long-term preservation of electronic records of the diverse functional elements, the investigator identified 16 elements in the OAIS model, made them the criteria for comparison, conducted analysis with the common elements, and added additional elements when necessary. As a result, there were total 18 elements for long-term preservation in the domain of ingest, archival storage, data management, preservation plan, administration and access. The results of comparison and analysis reveal that Korea's CAMS had no functions for long-term preservation of electronic records implemented except for preservation formats conversion, preservation media collection, and validation of electronic signing devices and suggest a need for functional supplementation. Thirdly, core and support elements for long-term preservation of electronic records were proposed based on the 18 functional elements. The 10 core elements were scattered across the domain of the archival storage, data management and preservation planning in charge of preservation in digital archival systems. In the archival storage domain, the storage management, media replacement, error checking, and disaster recovery were proposed; in data management domain, database management and the test of data integrity were proposed; and in the preservation planning domain, monitoring of preservation trends, development of preservation strategies, preservation action and packaging design were proposed. The 8 support elements are scattered across the domain of ingest, administration and access. In the ingest domain, the quality check, the transfer certification, the generate AIP and the generate description information were proposed; in the administration domain, access control, establishment of standards and policies, and inspection were proposed; and in the access domain, generate DIP was proposed. The proposed functional elements have the function of long-term preservation of electronic records reinforced even further compared to the old CAMS and can provide a base for a comprehensive digital archival system encompassing transfer, preservation, reading and utilization of electronic records. The study propose the functional elements for long-term preservation of electronic records, which are parts of a nation's important records and information assets. Being accompanied by ease of production, difficulty with preservation, and high costs, a system for electronic records preservation should comply with the standardized criteria to secure interoperability with international systems and reflect the international standards and research trends to keep up with the latest information technologies and systems trends. The proposed functional elements for long-term preservation of electronic records can be served as a base for building a digital archival system at Archival Institutions and a reference model to supplement the CAMS functions at the National Archives of Korea.;공공기관의 중요 전자기록물을 최종 보존해야 할 책임이 있는 영구기록물관리기관에서는 진본성과 무 결성을 보장하고 이용가능성을 장기간 유지할 수 있도록 전자기록물 보존대책을 마련하여야 한다. 특히 2014년에는 전자기록물의 대량 이관을 앞두고 있어 본격적으로 전자기록물 보존을 위한 준비가 필요하다. 이에 따라 국가기록원에서는 국가기록관리 선진화 전략의 일환으로 디지털 아카이브 시스템 구축을 계획하고 있다. 이 시스템은 전자기록물의 장기보존을 보장하는 기능구현을 통하여 완성될 수 있겠으나 아직까지 전자기록물 장기보존을 위한 기능요소의 인식과 시스템 구현은 충분하지 않은 실정이다. 따라서 본 연구는 국가 중요기록물이자 정보자산인 전자기록물을 장기적으로 보존하기 위한 기능요소를 제안하는데 목적을 두었다. 본 연구는 문헌연구와 사례조사를 바탕으로 이루어졌다. 첫째, 문헌연구를 통하여 전자기록물 보존개념 변화에 따른 장기보존 요건을 알아보고, 전자기록물 보존에 관한 법률적 근거에 대하여 살펴보았다. 둘째, 사례조사를 통하여 국제표준, 국제연구프로젝트, 국내외 시스템에서 제시한 기능요소들을 살펴보았다. 국제표준으로는 ISO 14721 OAIS(Open Archival Information Systems) 참조모델을, 국제연구프로젝트로는 InterPARES(International Research on Permanent Authentic Records in Electronic System)와 Planets(Preservation and Long-term Access through Networked Services)를 살펴보았다. ISO 14721은 전자기록물의 장기보존을 위한 시스템 개발 관련 권고사항으로서 대부분의 디지털 아카이브 시스템 들이 이 표준을 근간으로 삼고 있고, InterPARES는 비 현용 전자기록물의 보존을 위한 구체적인 기능을 제시하였으며, Planets는 전자기록물의 보존계획 기능을 강조하고 있기에 조사대상으로 선정하였다. 또한 국내외 시스템 사례로는 한국 국가기록원의 CAMS(Central Archives Management Systems), 미국 국가기록 청의 ERA(Electronic Records Archives), 호주 빅토리아 주 기록보존소의 Digital Archive를 조사하였다. 한국의 경우는 중앙영구기록물관리시스템에 전자기록물 보존기능 구현현황을 알아볼 필요가 있어서 선정하였고, 미국과 호주의 경우는 전자기록물관리 분야에서 선진 성을 나타내고 있어 참고할 바가 있기에 선정하였다. 국제표준인 OAIS 참조모델에서는 디지털 아카이브 시스템을 구성하는 요소로 입수, 저장, 데이터관리, 보존계획, 운영, 접근 등 6가지 기능과 하위요소 30가지를 제시하였다. InterPARES에서는 전자기록물 보존을 위한 기능요소로 16가지, Planets에서는 전자기록물 보존계획 기능에 초점을 두어 10가지로 제시하였다. 또한 한국 CAMS에서는 22가지, 미국 ERA에서는 39가지, 호주 Digital Archive에서는 36가지 기능요소로 시스템이 구축되었음을 알 수 있었다. 셋째, 비교분석을 통하여 전자기록물 장기보존 기능요소를 도출하였다. 이를 위하여 OAIS 참조모델의 30가지 하위기능에서 전자기록물 장기보존 요건에 해당하는 16가지 요소를 추출하여 비교기준으로 삼았고, 이를 중심으로 다른 사례에서 제시한 기능요소를 비교하여 공통요소를 중심으로 분석하였으며 개별요소들도 필요성이 있으면 추가하였다. 그 결과, 장기보존을 위한 기능요소로 총18가지를 도출하였다. 비교분석 과정에서 우리나라 CAMS에는 보존포맷변환, 보존매체수록, 전자서명 장기검증 이외에는 전자기록물 장기보존 기능이 거의 구현되어 있지 않아 이에 대한 보완이 필요하다는 것을 파악할 수 있었다. 넷째, 이들 18가지 기능요소를 중심으로 전자기록물의 장기보존을 위한 핵심요소 10가지와 지원요소 8가지로 구분하여 제안하였다. 우선 핵심요소 10가지는 디지털 아카이브 시스템에서 보존을 담당하는 핵심영역인 저장, 데이터관리, 보존계획 영역에 배치되어 있다. 저장 영역에서는 저장관리, 매체교체, 에러점검, 재난복구 요소를, 데이터관리 영역에서는 데이터베이스관리, 데이터 무 결성검증 요소를, 보존계획 영역에서는 보존동향 모니터링, 보존전략개발, 보존실행, 패키징 설계 요소를 제안하였다. 다음 지원요소 8가지는 디지털 아카이브 시스템에서 전자기록물의 보존을 효율적으로 수행하고 접근이 용이하도록 도와주는 입수, 운영, 접근 영역에 배치되어 있다. 입수 영역에서는 품질확인, 이관인증, 보존정보패키지(AIP) 생성, 기술정보 생성 요소를, 운영 영역에서는 접근통제, 표준 및 정책 수립, 감사 요소를, 접근 영역에서는 배부정보패키지(DIP)생성 요소를 제안하였다. 본 연구는 국가 중요기록물이자 정보자산인 전자기록물을 장기적으로 보존하기 위한 기능요소를 제안하였다. 생산의 용이성과 함께 보존의 어려움과 고비용을 동반한 전자기록물 장기보존은 국제적인 시스템 상호운용 성을 확보하기 위하여 표준화된 기준에 준거해야 하고, 최신 정보기술과 시스템 동향을 주시해야 하기 때문에, 국제표준과 국제연구동향을 충실히 반영하여 제안하였다. 본 연구에서 제안한 기능요소는 전자기록물 보존에 대한 법률적 책임이 있는 영구기록물관리기관에서 새롭게 디지털 아카이브 시스템을 구축할 때 기반이 될 수 있고, 국가기록원에서도 CAMS의 기능을 보완하고자 할 때 참조할 수 있을 것이다.