국내 영구기록물관리기관을 위한 EAD 기술요소에 관한 연구

Abstract

The creation of archival finding aids is not only necessary for archivists to gain intellectual and administrative control over the archives, but also to help users gain access to the archives. EAD can be used as the exchange data format among the Archival Institutions of Korea, providing same search interfaces among the archives, thus giving researchers the ability to search across dozens of institutions' collections with a single query. The purpose of this study is to suggest EAD mandatory elements to share finding aids among the Archival Institutions of Korea. A literature review, case study, and interview were performed for this study. The literature review included the definition and features of a finding aid and EAD metadata. Three foreign EAD best practices for case studies are the EAD Best Practice at the Library of Congress(2008), the RLG Best Practice Guidelines for Encoded Archival Description(2002), and the OAC Best Practice Guidelines for Encoded Archival Description(2005). In addition, the Archival Description Rules(2008) as the data content standard of Korea and the descriptive elements which are currently being used at Archival Institutions of Korea were analyzed. Based on the results of comparisons among EAD elements, interviews were performed to investigate which EAD elements should be included in finding aids as a matter of exchange format. The target group for the interview was five archives in Korea. Based on the literature review, case studies, and interview, the development plan was designed according to the following rules and the mandatory elements were suggested. First, as the development plan; (1) The EAD elements are substantially informed by Archival Description Rules(2008), the current Korea data content standard for archival description; (2) The mandatory elements of archival description were provided with the fullest description necessary at lower levels(<dsc>), allowing end users to gain access to archival metadata at the lowest levels of the hierarchy; (3) The File-Level Description was suggested for retrieval and usability; (4) The uppermost level mandatory elements in the <archdesc> were proposed for controling over materials and the component level in the <dsc> for searching and retrieving; (5) the EAD elements suggested in this study can be applied for all types of archival materials; (6) Digital Archival Object <dao>, which has not yet adopted from Archival Description Rules(2008), can be used for references and links to digital representations of collections being described in the finding aid; (7) The mandatory elements are made up of and arranged by three parts; <eadheader>, <archdesc>, and <dsc>. Second, the mandatory elements of EAD consisted of forty-seven elements as three parts; <eadheader>, <archdesc>, and <dsc>. Ten elements were at the <eadheader>, eighteen elements at <archdesc>, and nineteen elements <dsc>. The EAD elements suggested in this study would be useful for the Archival Institutions of Korea to share metadata or as finding aids.;본 연구는 국내 영구기록물관리기관 간 EAD 검색도구를 공유할 수 있도록 필수 요소를 제안하는 데 목적을 두었다. 이를 위해서 문헌연구와 국내외 사례분석, 면담조사를 실시하였다. 문헌연구에서는 EAD의 개념과 필요성을 살펴보았고, 국외 사례연구에서는 가장 자세하고, 가장 많은 기관에서 사용되고 있다고 평가되는 모범사례 3개를 분석하였다. 사례 대상은 미국연구도서관협회, 캘리포니아 온라인 아카이브, 미국의회도서관에서 개발한 모범사례이다. 그리고 국내 공공표준 『영구기록물 기술규칙』(2008)과 실제 국내 영구기록물관리기관에서 사용하고 있는 기술요소를 분석하였다. 분석 결과를 토대로 기록물의 각 계층에서 필요한 요소를 면담조사 하였다. 면담은 '기록물관리법'에서 정의한 영구기록물관리기관 6개를 대상으로 하였으며, 중앙기록물관리기관의 국가기록원, 헌법관리기록물관리기관의 국회기록보존소, 대법원기록보존소, 헌법재판소 심판사무2과, 선거기록보존소 4개 기관, 그리고 대통령기록관의 담당자로 하였고, 지방기록물관리기관은 현재 설치·운영 중인 기관이 없어 분석 대상에서 제외하였다. 면담에 응하지 않은 1개 기관을 제외하고 5개 기관에서 면담을 하였으며 그 내용을 요약하면 다음과 같다. 첫째, 대상기관에서는 이용자의 기록물 접근성 및 이용률의 향상, 기록물의 노출빈도에 의한 이용률의 증가 등의 혜택을 얻을 수 있어 표준화된 포맷을 이용하여 검색도구를 공유하는 것을 긍정적으로 인식하고 있었다. 둘째, 이러한 검색도구 공유 및 개발을 위해서는 기관에서 협력의 필요성을 인식해야 하고 기관별로 사용하는 다른 데이터베이스 시스템과 기술요소에 대한 고려가 필요한 것으로 분석되었으며, 기관 간 통합검색도구를 위해 기록물철 단위까지 필수 요소를 지정해야 한다고 답변하였다. 셋째, 기록물 계층별 필요한 요소를 조사한 결과, 검색도구기술(<eadheader>)에서는 EAD 참조코드, 검색도구제목, 내용에 책임이 있는 기관, 출판기관, 사용된 내용규칙요소가 가장 필요하다고 응답하였다. 최상위계층(<archdesc>)에서는 참조코드, 제목, 날짜, 기술계층, 생산기관, 범위 및 내용요소가 가장 필요하다고 답변하여 『영구기록물 기술규칙』(2008)의 필수 요소와 일치하였고, 하위계층(<dsc>)에서는 참조코드, 제목, 날짜, 기술계층, 기록물 형태, 생산기관, 범위와 내용, 색인어/기능어 등의 요소가 가장 필요하다고 응답하였다. 국내외 사례 조사 및 요구 분석을 통해, 본 연구는 EAD의 설계 원칙과 필수 요소 총 47개를 <eadheader>, <archdesc>, <dsc>로 구분하여 제안하였다. 첫째, 설계원칙은 다음과 같다. 1) 데이터 내용표준인 『영구기록물 기술규칙』을 반영하여 설계하였다. 2) 기록물의 해당 계층과 관련된 맥락정보를 제공하기 위해 EAD 구조에서 최상위계층(<archdesc>)과 하위계층(<dsc>)의 필수 요소를 각각 달리 제안하였다. 3) 본 연구에서는 EAD를 기록물철 수준까지 기술하도록 제안하였다. 본 연구의 EAD 검색도구는 관리보다는 이용의 측면에 중점을 두고 있기 때문에 자원의 발견가능성을 높이기 위해서이다. 4) 기록물군에 해당하는 필수 요소는 관리를 위한 요소를 중심으로 선정하였고, 계열, 철, 건에서는 이용을 위한 요소를 중심으로 선정하였다. 5) 영구기록물의 다양한 매체에 따라 요소를 제안하기보다는 가능한 다양한 매체를 포괄할 수 있는 EAD 요소를 선정하였다. 6) 아직 국내 규칙에서 본격적으로 적용하지 못하고 있는 디지털 객체에 대한 요소를 제안하였다. 7) 기술요소의 전개는 국외 EAD 지침의 전개를 따라 <eadheader>, <archdesc>, <dsc> 순으로 하였다. 둘째, 면담에서 3개 기관(60%) 이상이 공통으로 필요하다고 한 응답빈도가 높은 요소를 선정하되, 응답이 낮은 요소 중에서도 국내외 요소 분석을 통해 사용도가 높게 분석된 요소에 대해서 필수 요소로 선택하였다. 검색도구 기술(<eadheader>)은 EAD 검색도구를 내부적으로 관리하기 위해 기관에서 공통으로 사용해야 하는 필수 요소로 총 10개를 제안하였다. 필수 요소는 검색도구 기술(<eadheader>), 검색도구 식별자(<eadid>), 파일기술(<filedesc>)의 제목정보(<titlestmt>)와 출판정보(<publistmt>), 제목정보의 검색도구 공식표제(<titleproper>)와 검색도구의 내용에 책임이 있는 기관(<author>), 출판정보의 출판자(<publisher>)이며, 검색도구 입력관련기술(<profiledesc>)의 검색도구에 사용된 내용표준(<descrules>)이다. 최상위계층(<archdesc>)은 기록물군에 적용할 수 있고 총 18개 요소를 제안하였다. 필수 요소는 최상위계층(<archdesc level=>)과 기술적 식별(<did>)의 하위요소인 제목(<unittitle>), 참조코드(<unitid>), 날짜(<unitdate>), 생산자(<origination>)와 기관명(<corpname>), 기술단위의 규모와 매체(<physdesc>)의 크기(<extent>)와 기록물 형태(<genreform>), 관리기관(<repository>)과 기관명(<corpname>), 생산연혁(<bioghist>), 범위와 내용(<scopecontetnt>), 정리체계(<arrangement>), 이용환경(<userestrict>), 접근환경(<accessrestrict>), 보존이력(<custodhist>)이다. 하위계층(<dsc>)은 총 19개의 필수 요소를 제안하였다. 필수 요소는 하위계층(<dsc>), 계층식별(<c0x level=

series

file

>), 기술적 식별(<did>)의 하위요소로 제목(<unittitle>), 참조코드(<unitid>), 날짜(<unitdate>), 생산자(<origination>)의 기관명(<corpname>)과 부서명(<subarea>), 기술단위의 규모와 매체(<physdesc>)의 수량(<extent>)과 기록물 형태(<genreform>), 언어(<langmaterial>), 범위와 내용(<scopecontetnt>), 색인어(<controlaccess>)의 기능어(<function>)와 기록물 형태(<genreform>), 접근환경(<accessrestrict>), 원본의 존재와 위치(<originalsloc>)이며, <c0x>처럼 반드시 숫자를 활용하여 기록물 계층을 식별하기 쉽게 하였으며 기록물철까지 필수로 기술하기 위해 [Level=]의 값을 파일(file)까지 규정하였다. 마지막으로 필수 요소는 아니지만 선택 요소로 <dao>를 제안하였는데, 이는 디지털 객체를 연결하는 요소로 다양한 기록물 매체의 원문이나 전자 자료를 검색도구에서 직접 확인할 수 있게 하려고 제안하였다. 본 연구에서 제안한 요소는 국내 표준과 국외의 지침에 근거하였기 때문에 영구기록물관리기관이 영구기록물 기술에 필요한 기술요소를 선정할 때 기초 자료로 활용할 수 있을 것이며, 본 연구에서 설정한 국내 EAD요소는 향후 기관에서 EAD를 적용할 때 활용할 수 있을 것이다.