연구기관 비서의 직무에 관한 연구

Abstract

21세기에 대응하는 새로운 지식을 창출하기 위해 정부기관과 대학 및 기업들은 산하 연구기관을 설치하여 학문적,산업적 연구를 지속하고 있다. 연구개발 역량의 확충과 산업구조의 고도화에 따른 연구기관 인력 수요가 증대됨에 따라, 그 동안 연구원 수는 꾸준히 증가해왔고, 연구원을 보조하는 연구보조원과 연구기관 행정 담당자의 수 역시 지속적으로 증가해왔다. 앞으로도 연구기관의 인력 규모는 점차 증대될 것으로 전망된다. 연구기관 비서는 다른 분야의 비서직과는 달리 전문비서로서의 인식은 아직 미약하나, 향후 수요가 증대하고 그에 따라 전문비서로서의 역량도 요구될 것이다. 따라서 각 연구기관에서 종사하고 있는 비서의 직무와 역량을 분석하여 비서 인력의 효율적인 활용을 위한 방안을 제시할 필요성이 있다. 이에 본 연구의 목적은 다음과 같다. 첫째, 연구기관 비서의 현황은 어떠한가? 둘째, 연구기관 비서에게 요구되는 역량은 무엇인가? 셋째, 연구기관 비서 직무의 과업(duty)과 작업(task)은 무엇인가? 넷째, 연구기관 비서의 직무와 일반비서 직무의 유사점과 차이점은 무엇인가? 다섯째, 연구기관 비서의 핵심작업(key task)은 무엇인가? 위의 연구문제를 해결하기 위하여 일차적으로 경력 2년 이상의 공공 연구기관 비서 5인과 기업 연구소 비서 1인, 총 연구기관 비서 6인을 대상으로 연구기관 비서에게 필요한 태도(attitude), 지식(knowledge), 기술(skills), 능력(abilities)과 직무에 관한 일대일 심층면접을 실시하였다. 일차적으로 일대일 심층면접을 통해 도출된 내용과 백지연, 최애경(2007)의 비서직 전문성 개발을 위한 교육요구 분석에 관한 연구를 바탕으로 전문가 회의를 통하여 유사작업들은 통합하고 새로운 작업은 추가하여, 연구기관 비서의 직무로 총 12개 과업과 89개 작업을 추출하였다. 총 12개의 과업은 일정관리 업무, 출장관리 업무, 전화응대 업무, 내방객 응대 업무, 정보 및 문서관리 업무, 행사지원 업무, 회의관리 업무, 인터뷰관련 업무, 회계업무, 사무환경 정비업무, 개인신상 보좌업무, 기타업무로 나타났다. 기타업무에는 인턴관리하기작업과 특허관리하기의 두 가지 작업이 추가되었다. 연구기관 비서는 일반비서와 달리 연구비 내역 관리하기, 연구보고서 작성 및 보고하기 등 회계업무가 강화되었고, 문서관리 업무를 정보 및 문서 관리 업무로 확대하였다. 또한 행사지원 업무, 인터뷰관련 업무 등이 추가되었다. 2차 설문분석에 따라 각 작업의 빈도, 난이도, 중요도를 조사하였으며, 세 항목이 모두 높은 경우, 이를 핵심작업으로 선정하였다. 연구기관 비서의 핵심작업으로는 총 11개의 작업이 도출되었으며, 다음과 같다. 연구기관 비서의 핵심작업은 일정 조정하기, 전화 선별하기, 회의자료 준비하기, 행사 리마인드(remind)하기, 연구비 정산하기(영수증 관리), 연구비 내역 관리하기, 일정정보 수집하기, 회의 소집하기, 문서 작성하기, 부재시 업무 보고하기, 내방목적 확인하기로 선정되었다. 본 연구는 공공 연구기관과 대학 부설연구소, 기업 연구소 등에 많은 비서가 종사하고 있음에도 불구하고 연구기관 비서에 대한 선행연구가 미비한 국내 연구기관 비서에 대한 연구로서 연구기관 비서의 직무를 각 작업별로 빈도, 중요도, 난이도를 분석하여, 핵심작업을 선정한 연구라는 데 의의가 있다. 또한 심층면접을 통하여 도출한 연구기관 비서에게 필요한 역량은 향후 연구기관 비서 인력의 교육 프로그램을 위한 기초자료로 활용될 수 있을 것으로 기대된다.;The purpose of this study is to investigate the current status of the people who are working as a secretary in the Research Institute and grasp the job contents and required competencies to provide a basic data for developing education program for the Secretary in the Research Institute. The specific questions asked for the purpose of this research are as follows. First, what is the current status of the educational secretaries to the president of a university? Second, what are the attitude, knowledge, skills, and abilities that are being asked of a secretary in the Research Institute? Third, what are the duties and tasks of a Secretary in the Research Institute? Fourth, what are the similarities and differences between a Secretary in the Research Institute and a general secretary’s job? Fifth, what is the key task of Secretary in the Research Institute? As a result, through document research and individual in-depth interviews, twelve duties were derived as work of Secretary in the Research Institute. The twelve duties identified were schedule management, phone related duties, business trip related duties, visitors related duties, document related duties, conference management, meeting related duties, interviews related duties, finance management, management of personal matters and others. Also, 11 key tasks, which have high scores on importance, difficulty, and frequency among 89 tasks, were extracted using questionnaires. Those key tasks are shown as below. Managing schedule, Screening phone calls, Preparing meeting materials, Reminding conferences, Balancing accounts(checking receipts), Managing research expenses, Collecting schedule information, Convening meetings, Preparing documents, Reporting on work during absences and Identifying the purpose of a visit. These are the secretary in research institute’s key tasks. This research is meaningful in the sense that it is the first to look deeply into the job of a Secretary in the Research Institute. Furthermore, it can provide a basic data for the development of an education program for the job. However, the amount of data collected was limited, so if the limitations are supplemented in a further study, the study will have more validity.