국내 대기업 최고경영자 비서 직무에 관한 연구

Abstract

현대사회의 경영환경은 급속하게 변화하고 있다. 이러한 사회환경에서 기업의 성공과 실패를 좌우하는 최고경영자의 역할의 중요성은 과거 어느 때보다 커지고 있다. 그리고 최고경영자를 지원하는 비서의 업무뿐만 아니라 역할과 역량에도 변화를 주고 있다. 최고경영자는 비서를 전문스텝으로 적극적으로 활용함으로써 경영의 효율성을 극대화 시킬 수 있다. 이 연구의 목적은 국내 대기업 최고경영자 비서의 직무를 분석하고, 현재 보유 역량을 파악하여, 앞으로 최고경영자 비서의 직무 능력 향상에 도움을 주는데 있다. 연구목적을 달성하기 위한 구체적인 연구문제는 다음과 같다. 첫째, 국내 대기업 최고 경영자 비서의 과업(duty)과 작업(task)은 무엇인가? 둘째, 각 작업의 중요도, 빈도, 난이도는 어떠한가? 셋째, 최고경영자 비서의 현재 보유 역량은 어떠한가? 넷째, 최고경영자 비서 핵심작업은 무엇인가? 위의 연구문제를 해결하기 위하여 경력 2년~10년차인 서울지역 국내 대기업 30대 그룹 계열회사 최고경영자 비서 다섯 명을 대상으로 일대일 심층면접을 실시하였다. 일대일 심층 면접을 실시하여 도출된 내용과 백지연, 최애경(2007)의 비서직 전문성 개발을 위한 교육요구 분석에 관한 연구를 바탕으로 전문가 회의를 통하여 유사작업들은 통합하고 새로운 작업은 추가하여, 최고경영자 비서의 직무로 총 14개의 과업과 75개의 작업을 추출하였다. 국내 대기업 최고경영자 비서 110명의 설문지 응답을 분석한 주요 연구결과는 다음과 같다. 최고경영자 비서가 수행하는 작업 중 중요도와 난이도가 공통적으로 높은 핵심 작업은 모두 20개의 작업으로 나타났다. 20개의 작업은 L-8 VIP의전, B-2 상사와 정보교류(회의, 일정, 자료보고), B-3 통역하기(영어, 일어, 중국어 등), B-1 업무관련 커뮤니케이션(결재조정 및 업무조정), L-1 행사예산 기획 및 장소선정, M-2 전사이슈(issue) 및 핵심사업 파악, A-2 일정 조정 및 확정 보고, F-7 연설문/강의자료 작성 및 수정, L-2 행사 일정표 작성, I-7 출장 수행, L-3 초청 리스트 작성 및 초정장 발송, I-3 출장점검표/일정표/보고서 작성, C-1 전화응대 및 연결, 스크린하기, I-5 부재시 업무 보고, M-3 임원 workshop 준비 및 진행, L-9 행사 진행/참여, I-4 예약(항공, 호텔, 로밍, 렌터카, 식당 등), E-1 신원파악 및 방문객 정보관리 (기호파악, 프로필, 자료수집), D-1 회의개최 공지 및 회의자료 준비, F-3 문서작성(MS Words, Excel, Power point활용)등의 순으로 나타났다. 최고경영자 유형별, 성별 비서 작업을 중요도, 난이도, 빈도의 상/하위 5위를 분석한 결과 소유경영인 비서와 전문경영인 비서, 그리고 남자비서와 여자비서가 생각하는 중요도, 난이도, 빈도의 상/하위 순위에서 공통적인 작업이 많은 것으로 나타났다. 최고경영자 비서 현재 보유 역량을 분석한 결과 1 기밀사항에 대한 보안유지, 2 성실성, 3 바람직한 인성, 4 책임감과 주인의식, 5 원활한 커뮤니케이션 능력 순으로 나타났다. 하위 5위는 업무를 기획하는 능력, 리더십, 회계 및 경영일반 지식, 교육·훈련 능력, 능숙한 외국어 구사력 순으로 낮은 역량 보유 수준을 나타냈다. 본 연구는 선행연구가 없는 국내 대기업 최고경영자 현직 비서에 대한 연구로서 최고경영자 비서의 직무를 정확하게 파악 하는데 의의가 있다. 그리고 교육적인 측면에서, 최고경영자 비서가 되기 위해 준비하고 있는 예비 비서에게 실무적인 지침의 자료가 될 수 있을 것이다.;The business environment of modern society is changing rapidly. In the midst of such a social environment, the role of the CEO is important because is increasingly that heavily influences the company’s success or failure. In addition, changes are occurring in the role, responsibilities and capability of the secretary that assists the CEO. The CEO is able to maximize management efficiency by actively utilizing secretary as their professional staff. The purpose of this study is to provide help in improving the work capabilities of the secretary of the CEO. This will be done by analyzing the responsibilities of CEO secretaries of conglomerates in Korea and by examining the current level of capability required for the work. The study issues for accomplishing the objective of this study are as follows. First, what are the duties and tasks of the secretary of the CEO of a conglomerate in Korea? Second, what is the level of importance, frequency and level of difficulty for each task? Third, what is the current level of the capabilities required for the secretary of the CEO? Fourth, what are the key tasks of the secretary of the CEO? To solve the above study issues, one-on-one in-depth interviews were conducted with five secretaries of the CEO of the top 30 conglomerates located in the Seoul region. Each secretary has two to ten years of work experience. The responsibilities of the secretary of the CEO have been extracted into 14 duties and 75 tasks by integrating similar tasks of experts and adding new ones based on the deduced contents of the one-on-one in-depth interviews and the Study on the Training Needs Assessment for Professional Development of Secretary by Jee-Yon Paek and Ae-Kyung Choi (2007). The major study results analyzed upon receiving 110 survey questionnaires for the secretary of the CEO are as follows. Among the tasks performed by the secretary of the CEO, it was revealed that there were 20 key tasks which had a high level of importance and difficulty. The 20 tasks are L-8 VIP protocol, B-2 information exchange with the superior (meetings, scheduling, and information reporting), B-3 interpretation (English, Japanese, Chinese, etc.), B-1 work related communication (approval and work coordination), L-1 event budget planning and location selection, M-2 understanding of corporate issues and core business, A-2 schedule coordination and confirmation reports, F-7 writing and revising speech/lecture material, L-2 developing event schedules, I-7 accompanying business trips, L-3 developing invitation lists and sending invitations, I-3 writing business trip checklists/itineraries/reports, C-1 phone call response, transfer and screening, I-5 work report during absences, M-3 preparing and facilitating executive workshops, L-9 event facilitation/participation, I-4 reservation (flight, hotel, roaming, car rental, restaurant, etc.), E-1 visitor identification and information management (symbol identification, profile, collecting information), D-1 meeting notification and meeting material preparation and F-3 documentation (using MS Word, Excel, PowerPoint). The top/bottom ranked five tasks of the secretary of the CEO according to type were analyzed by their level of importance, frequency and difficulty. The results revealed that both men and woman secretaries serving under professional and owner CEOs felt similarly about the ranking of the tasks. The top results of analyzing the current level of the capabilities required in effectively performing the work of the CEO were maintaining confidentiality for confidential matters, faithfulness, desirable personality, sense of responsibility and ownership, effective communication skills. The bottom five tasks were low level of capability in the ability to plan work, leadership, accounting and general business knowledge, education and training ability, and foreign language proficiency. The meaning of this study is to accurately assess the responsibilities of the secretaries of CEOs of conglomerates in Korea. It aims to select key tasks by analyzing them according to their level of importance, difficulty and frequency. In addition, in its educational aspect, this study can become practical guidance information for future secretaries preparing to become the secretary of a CEO.