영구기록물관리기관의 열람서비스 개선 방안에 관한 연구

Abstract

This research is regarding access to archives and service of Archival Institutions, its problems and how to improve it. The literature research, present status research and questionnaire surveys were conducted for the purpose of this research. Using The literature research, information like archive’s concepts, characteristics, usage, definition and necessity of public access to archives and operating circumstances were inquired. The research of foreign country’s Archival Institutions and its access to archives and service cases were used to present a way of improvement. The present status research was conducted by interview the person in charge of access to archives and service regarding public record management law of provision of article 3’s 6 Archival Institutions at the National Archive of Korea, the Nation Assembly Archive Preservation Centre, the Court of Justice Archive Preservation Centre, the Election Archive Preservation Centre, the Constitutional Court Trial Affairs Section 2, the President Archive Centre. The status of research institutions are as follows. First, Archival Institutions is made of different reading room of not only commonly applied public records management law and regulation but separate public records management law and regulation. Second, Archival Institutions is made of different forms of access to archives work organization’s structure and classification, and various record possessions. The questionnaire survey was distributed to those who were in charge of access to archives and service at 6 Archival Institutions and to the people who visited a Archival Institutions(Seoul National Archive Information Centre). To summarize the research results, the Archival Institutions’s access to archives and service about present status is as follows. First, the people in charge of access to archives work are working as librarian, administrative personnel, Archivists, technical worker, and computer related worker, and also works on assessment and classification, administrative work, collecting, organizing and skill, preservation and public work at the same time. With average of 1 to 5 years of experience on the job, research has shown that the people who are in charge of access to archives have been on their position for less than 2~3 years. Second, people working as archive management personnel are highly aware of the public access to archives’s importance, as well as the importance of jobs relating to archive preservation and reference and need of regular education of public access to archives. Third, they recognized the importance of revising service rules regarding manual or plan for reading room and method of archive preservation, and also indicated how important it is to have a reading room separately within the organization and to give information regarding archive check-out and location of finding aids. Fourth, people in charge of access to archives said they get many inquiries about availability and location of a record approximately 10 to 20 times every month, and provide disclosure records and regular public records within 1 to 3 hours after getting a access to archives request. Also, they usually consult about record’s availability within an hour. They either regularly prepared statistics or were planning to prepare one in the near future which indicates that they were aware of the importance of preparing statistics. Fifth, online inquiries usually came through e-mail and homepage board, and answers were posted within 1 to 3 hours, with questions regarding record’s availability. They answered that it is necessary to create a digitization of disclosure records and improve online finding aids. Sixth, the person in charge of access to archives were open about researcher support service, and providing index of public records, organized collection of public records, classification, and various easy-to-use finding aids, as well as preserving public records in mint condition, and preparing manual for access to archives method and procedure. Next, The followings are the findings about understandings and needs of user and the Archival Institutions’s access to archives and service usage’s present status. First, majority of people who used the archive were males in their 40s to 60s, and also, people running a private business were the most frequent users(40.9%) and often visited organizations located in different areas. Second, often the users were first time visitors, visiting to access legal public records evidence. Before visiting the organization, many called ahead regarding the public records and record. Third, users got lots of information about a public records through record’s catalogue, index and guide, and often requested to access public record, regular public records, and production public records during Japanese Occupancy. Fourth, users often had difficulties using the finding aids thus understood the importance of service provided by the person in charge of public records to access, since they resolved this difficulty by inquiring the person in charge. They reacted positively towards customized ordering service and expressed no inconvenience towards the public information office’s method. If a public records was unavailable to access, users often considered it as an obstacle and expressed low satisfaction towards access to archives and service. Using the researched information, a way of improving the system, operation, labour, and service for country’s permanent public records management organization was proposed. As for system improvement, regulated reading room manual and guide should be provided, and method of public records management law should be modified to be more accommodating of future service item. Regarding improvements for operation of the organization, public records management and classification should be more organized, and a separate access to archives area is required, also user, medium, reason for access to archives and content should be reflected. For labour improvement, a worker who specializes in access to archives service should be stationed, and regular education should be conducted for those who are in charge of access to archives work. Lastly, service improvement can be made by varying the method and finding aids.;본 연구는 영구기록물관리기관을 대상으로 열람서비스의 현황과 문제점을 분석하고, 영구기록물관리기관의 열람서비스를 효과적으로 제공할 수 있는 개선 방안을 제시하는 데에 그 목적을 두었다. 이를 위해 문헌연구와 현황조사, 설문조사를 실시하였다. 문헌연구에서는 영구기록물의 개념 및 특성과 영구기록물의 이용을 고찰하였고, 영구기록물관리기관 열람서비스의 정의 및 필요성, 운영환경을 분석하였다. 그리고 선진 기록물관리국가의 영구기록물관리기관 열람서비스 제공 사례를 조사하여 개선 방안을 제시하였다. 현황조사에서는「공공기록물관리에 관한 법률」제 3조에서 규정한 6개 영구기록물관리기관인 국가기록원, 국회기록보존소, 법원기록보존소, 선거기록보존소, 헌법재판소 심판사무 2과, 대통령기록관 등을 대상으로 문헌연구 및 열람업무 담당자와의 면담을 통해 열람서비스의 제반적인 운영환경을 조사하였다. 조사 결과, 조사 대상기관의 현황은 다음과 같다. 첫째, 영구기록물관리기관은 공통으로 적용하고 있는 기록물관리법 및 규정 이외에도 별도의 기록물관리에 관한 규정과 규칙을 갖고 있으며, 열람업무에 관한 조직 구조와 인력은 기관마다 큰 차이가 있었다. 둘째, 영구기록물관리기관은 소속기관의 특성에 따라 특징적인 기록물을 보유하고 있었으며, 열람실은 기관의 규모에 따라 구성과 배치가 다르게 나타났다. 설문조사에서는 현황조사 대상기관인 6개 영구기록물관리기관의 열람업무 담당자를 대상으로 열람서비스의 제공 현황과 담당자의 인식조사를 하기 위해 설문지 총 28부를 배포하여 12부(43%)를 회수하였고, 영구기록물관리기관(서울국가기록정보센터)의 열람실 방문 이용자를 대상으로 열람서비스의 이용 현황과 요구사항을 파악하기 위해, 설문지 총 100부를 배포하여 88부(88%)를 회수하였다. 조사 결과, 영구기록물관리기관의 열람서비스 제공 현황과 담당자의 인식은 다음과 같다. 첫째, 담당자의 직렬별 분포는 사서직, 행정직, 기록연구사, 기록연구관, 기술직, 전산직, 기능직 등으로 나타났고, 대체로 현재 평가, 분류, 수집, 정리, 기술, 보존, 공개, 행정업무 등을 열람업무와 병행하고 있었으며, 평균 1년에서 5년 사이의 업무경력을 가진 것으로 나타났고, 현재 담당하고 있는 업무는 평균 2년에서 3년 미만 정도의 경력을 가지고 있었다. 실제 기록관리 업무를 수행하면서 열람업무의 비중과 그 중요성을 높이 평가하였고, 그 중 기록물의 보존과 검색에 관한 업무가 가장 중요하다고 하였고, 열람업무를 위한 정기적인 교육의 필요성에 대해 깊이 공감하고 있었다. 둘째, 담당자는 열람환경에서 필수적으로 열람실의 매뉴얼이나 지침을 마련해야 함과 서비스 조항을 추가하는 등 기록물관리법 개정이 필요함을 인식하고 있었으며, 반드시 기관의 공간에서 독립된 형태로 열람실을 구성하고 그 중 기록물의 유출과 검색도구의 위치에 대한 안내정보를 제공하는 것을 가장 중요한 요소라고 응답하였다. 셋째, 담당자는 방문 이전의 이용자로부터 보통 월10회에서 20회 정도의 정보 문의를 받으며 주로 전화를 사용하여 기록물의 소장여부나 위치를 파악하는 문의를 받는다고 하였다. 기록물은 주로 공개기록물과 일반 문서류의 형태로 열람신청을 받으며, 평균 1시간에서 3시간 이내로 제공된다고 하였고, 이용자와 평균 약 1시간 이내에 주로 기록물의 소장 확인을 위해 상담한다고 응답하였다. 대부분 정기적으로 열람통계를 작성하고 있으며, 그렇지 않은 경우에는 향후 열람통계를 작성할 계획이 있었고, 대체로 열람통계 작성에 대해 중요하게 인식하고 있었다. 넷째, 담당자는 온라인 정보문의 방식으로 전자우편과 홈페이지 게시판을 이용한다고 하였고, 평균 1시간에서 3시간 이내로 응답을 회신하며 주로 기록물의 소장 확인에 관한 문의를 받는다고 하였다. 공개기록물은 원문 디지털화작업의 확대를 실시하고 온라인 검색도구의 개선에 대한 필요성을 대체로 공감하고 있었다. 다섯째, 담당자는 새로운 열람서비스로 연구자지원서비스를 선호하였고, 열람서비스의 개선사항은 대체로 기록물의 목록 제공, 소장기록물의 체계적인 정리 및 분류, 이용방법이 쉬운 검색도구의 마련, 기록물의 체계적인 수집, 소장기록물의 최적의 보존상태 유지, 다양한 검색도구의 마련, 열람 방법과 절차 안내 및 매뉴얼 등을 선택하였다. 영구기록물관리기관의 열람서비스 이용 현황과 이용자의 요구사항은 다음과 같다. 첫째, 이용자는 주로 40대에서 60대 사이의 남성이었고, 직업별로 자영업이 가장 많았으며, 거주별로는 대체로 열람실이 위치한 지역 이외에도 다른 지역인 경우가 많았다. 둘째, 이용자는 열람실에 처음 방문하는 경우가 많았으며 주로 법적 증빙자료를 위한 목적으로 방문하였고, 열람실을 방문하기 이전에 미리 문의를 한 경험이 더 많았고 주로 전화를 사용하여 정보공개청구에 관한 내용을 문의하는 것으로 나타났다. 셋째, 이용자는 소장기록물의 목록, 색인, 가이드에서 기록물의 정보를 주로 얻는다고 하였고, 대체로 공개기록물, 일반 문서류, 일제시대에 생산한 기록물을 열람 신청하는 것으로 나타났다. 넷째, 이용자는 기록물을 열람하는 데에 대체로 기록물의 검색도구 이용방법이 어렵다고 느끼고 있었으며 열람업무 담당자의 서비스를 가장 중요하게 인식하고 있었고, 열람과정에서의 어려움을 해결하기 위해 주로 열람업무 담당자에게 문의한다고 하였다. 새로운 열람서비스로 맞춤형 주문서비스를 선호하였고, 정보공개청구 방식은 별다른 불편함이 없는 것으로 나타났다. 대체로 기록물의 부재를 열람 장애 요인으로 인식하였고, 전반적으로 열람서비스의 만족도는 부정적인 것으로 확인되었다. 이상의 조사 내용을 바탕으로 국내 영구기록물관리기관의 열람서비스 개선 방안을 제도적 개선 방안, 운영 개선 방안, 인력 개선 방안, 서비스 개선 방안 등 4가지로 구분하여 제안하였다. 먼저 제도적 개선 방안으로 열람정책의 일반적인 원칙부터 기록물 열람과정까지 지켜야 할 자세한 사항을 규정사항에 포함해야 하며, 소장기록물의 특성과 공공서비스 표준을 반영한 명문화된 열람실 매뉴얼과 지침을 마련하고, 서비스 항목을 중심으로 기록물관리법을 개정해야 한다. 운영 개선 방안으로 소장기록물의 정리 및 분류작업을 가장 시급히 수행해야 하고, 소장기록물 중 공개기록물로의 재분류와 공개기록물의 원문디지털화작업에 대한 비중을 높여 체계적으로 소장기록물을 관리해야 하며, 열람실은 기관에서 독립된 공간으로 구성하고 다양한 이용자와 소장기록물의 매체, 열람목적, 내용 등을 반영하여 개선해야 한다. 인력 개선 방안으로 기록물관리업무에서 서비스 업무를 명확하게 분장하고 정보공개업무와 기록물 열람업무를 담당하는 인력을 구분하여, 열람서비스를 담당하는 전문 인력을 배치해야 하며, 소장기록물에 대한 완전한 이해를 도울 수 있도록 열람업무 담당자를 위한 정기적인 교육을 실시해야 한다. 마지막으로 서비스 개선 방안으로 온라인 기술을 적용하고 이용자의 정보문의에 대한 응답을 축적하여 정보문의를 위한 다양화된 수단을 제공해야 하며, 이용방법이 간단하고 다양한 접근을 제공하는 등 기록물의 검색도구를 개선해야 한다.