기록관 유형에 따른 홍보 활성화 방안에 관한 연구

Abstract

본 연구는 기록관의 유형별 홍보현황과 홍보에 대한 기록물 담당자의 인식을 분석하여 기록관의 홍보 활성화를 위한 요구를 파악하고, 국외 홍보사례를 참고하여 이를 바탕으로 기록관 유형별 홍보 활성화 방안을 제안하는데 그 목적을 두었다. 이를 위해서 문헌연구, 현황조사, 설문조사 및 사례연구를 실시하였다. 문헌연구에서는 기록관 및 홍보의 정의와 특성 및 필요성에 대해 살펴보고, 홍보조직과 홍보계획시 요구되는 요소에 대해 고찰하였다. 국내 현황조사에서는 30개의 공공 기록관, 34개의 대학 및 문화관련 기록관, 5개의 사회기관 기록관을 선정하여 기록관의 홍보현황과 홍보에 대한 기록물 관리자의 인식 및 태도를 조사하고 기록관 홍보 활성화를 위한 요구를 분석해보았다. 국외 사례연구는 ICA에 등록된 기록관 중 국립 기록관, 전문가 협회, 기관회원으로 구분하여 홍보의 유형 및 구체적인 활동 내용을 조사하여 분석하였다. 국내 기록관의 홍보현황 및 기록물 관리자의 인식은 다음과 같다. 첫째, 대부분의 공공 기록관과 대학 및 문화관련 기록관의 경우 정책적으로 홍보를 지원하고 있었지만, 사회기관 기록관은 지원받지 못하고 있는 것으로 나타났다. 둘째, 평균적으로 공공 기록관은 2.9명, 대학 및 문화관련 기록관은 3.7명, 사회기관 기록관은 1.2명의 인력으로 운영되고 있었지만 기록물 관리자보다 업무보조의 인력이 더 많은 것으로 나타났다. 셋째, 기록관의 이용자들은 기록관에 대해 낮은 인식을 가지고 있었으며, 이에 기록서비스에 대한 홍보의 필요성은 모든 기록관에서 가지고 있었다. 넷째, 홍보교육에 대해서는 모든 기록관에서 필요하다는 의견을 나타냈고, 세미나 참여와 교육강좌와 같은 현장에서의 교육 및 선배의 경험 전수를 선호하는 것으로 나타났다. 다섯째, 홍보 저해요소로는 모두 과다한 업무로 인한 시간부족과 부족한 예산을 선택하였다. 또한 공공 기록관은 홍보교육의 부재를, 대학 및 문화관련 기록관은 홍보 담당자의 부재를, 사회기관 기록관은 부족한 기록물을 지적하였다. 홍보 활성화 요소로는 공공 기록관은 다양한 정보서비스의 실시를, 대학 및 문화관련 기록관은 홍보 전문직원의 확보를, 사회기관 기록관은 유관기관과의 협력이라고 응답하였다. 국외 사례조사의 내용은 다음과 같다. 첫째, 국립 기록관은 광범위한 기록물을 바탕으로 이용자 유형별로 다양한 서비스를 제공하고 있었으며, 모든 서비스 분야에 걸쳐 이루어지고 있었다. 또한 글로벌한 운영으로 여러 가지 언어 지원이 가능하였다. 다양한 홍보방법을 모두 이용하고 있었는데, 공공 기록관은 전체적으로 기록관의 역할 제고에 많은 노력을 하고 있는 것을 알 수 있었으며 문화기관 및 학술기관으로서의 역할을 통해 이용자를 확보하고 지속적인 이용을 유도하였다. 둘째, 전문가 협회는 1차 기록물 자체에 대한 많은 정보를 제공하며, 실무에 도움이 되는 컨퍼런스와 세미나를 활발하게 운영하고 있었다. 출판물과 교육 및 워크샵이 가장 선호하는 홍보방법으로 나타났는데, 이를 통해 기록관의 학술적인 역할로 전문성 및 이용자를 확보하는 것에 많은 노력을 기울이고 있었다. 셋째, 기관회원은 기록물에 대한 실질적인 정보를 제공하며 기록물 컬렉션 및 카탈로그에 대한 설명이 자세하게 나타나며 온라인으로의 접근이 쉬웠다. 또한 관련 단체와의 협력이 활발하게 이루어지고 있었다. 그리고 출판물과 교육 및 행사가 가장 선호하는 홍보방법으로 나타났는데, 이를 통해 지역에서의 기록관 인지도및 이용자를 확보하는 것에 노력을 기울이고 있었으며, 기금의 확보를 위해 여러 방법을 이용하고 있었다. 이상의 내용을 바탕으로 기록관의 공통적 홍보 지원방안과 기록관의 유형별 홍보 적용방안을 제안하였다. 기록관의 공통적 지원방안으로는 첫째, 인력확충 및 전담 부서 설치와 홍보활동의 활성화를 위한 홍보관련 교육의 지원이 필요하다. 그리고 모기관 차원에서의 대대적인 인식 전환 및 마인드 확립이 요구된다. 둘째, 예산의 지원이 필요하다. 기록관이 스스로 부족한 예산을 획득하기 위해 후원받을 수 있는 방법을 강구해야 한다. 셋째, 홍보계획 수립의 방안을 4단계로 제안하였다. 1단계 조사는 기록관 내 외부의 환경요소를 분석 및 파악하는 방법에 대해 알아보고, 2단계 실행은 기록관이 추구하는 목표와 계획을 정하며, 3단계 집행은 어떤 내용을 누구에게 어떻게 전달할 것인가를 설명하고, 4단계 평가는 계획된 활동이 잘 수행되었는지 여부를 평가하는 과정이다. 넷째, 기관 협력 및 정보 공유이다. 기록물 관리자들은 자관에서 기획된 홍보활동 사례를 성문화하고 다른 기록관들과 사례를 공유해야 한다. 기록관의 유형별 홍보 적용방안은 다음과 같다. 공공 기록관의 경우 첫째, 주요 이용자층에 대한 홍보는 기존 이용자인 내부 직원과 새롭게 확보해야 할 외부 이용자로 구분하여 적용해야 할 필요가 있다. 둘째, 기관 전체에 대한 전반적인 홍보교육의 실시로 홍보의 역할에 대한 인식을 심어줄 필요가 있다. 셋째, 다양한 정보서비스의 개발이 필요하다. 1단계로 이용자의 요구분석이 필요하며, 2단계로 홍보만화와 캐릭터를 활용한 친숙한 접근을 하며, 3단계로 기관 자체에 걸친 홍보 캠페인 활동을 통해 홍보에 대한 역할을 구성원들에게 주지시키는 것이 필요하다. 4단계로 기록관이 기관의 업무를 지원하는 역할에서 벗어나기 위해서는 새로운 정보서비스를 개발해야 한다. 대학 및 문화관련 기록관의 경우 첫째, 홍보에 대해 전문적인 지식을 갖춘 홍보 전문가가 필요하다. 둘째, 많은 홍보방법을 이용하는 것보다 효과적인 홍보방안을 찾아내 주력하는 것이 효과적이므로 학술적인 목적의 전시, 정보통신발달에 따른 설비지원, 웹애니메이션, UCC 등 새로운 방법의 활용이 필요하다. 셋째, 기록물을 활용하여 연구하는 방법에 대해 교육을 하는 지식센터로의 역할이 필요하다. 넷째, 대학 및 도서관과의 협력을 통한 홍보활동이 필요하다. 사회기관 기록관의 경우 첫째, 기록관을 알리고 기록물을 통한 서비스를 제공하는 것에 앞서 기록관의 기반을 다지는 것이 요구된다. 이를 위해 워크샵, 벤치마킹의 실시, 전문가의 강연이 효과적이다. 둘째, 기록물 관리자들의 웹을 통한 커뮤니티의 활용을 통한 지속적인 교육을 통해 전문성있는 마인드를 가질 수 있도록 지원하는 것이 필요하다. 셋째, 홍보와 기부를 동시에 충족시킬 수 있는 이벤트의 실시가 요구된다. 넷째, 공간 디자인이 주는 시각적인 효과만으로도 홍보의 한 부분이 될 수 있으므로 공간 구성에 많은 노력이 요구된다. 본 연구에서 제안된 홍보 활성화 방안을 바탕으로 유형별 기록관에서 홍보활동에 더욱 관심을 가지고 적극적으로 수행할 수 있는 기반이 마련된다면, 기록관의 정보서비스의 개발 및 제공의 활성화를 도모할 수 있을 것이다.;This study aims to analyze awareness of personnel in charge of records on the situation of public relation according to archives types and public relation of archives, understand problems of archives in the field and demands for activation of public relation, and propose methods to activate public relation according to archives types. In order to do this, were used documentary research, field research, surveys and case studies. Documentary research was used to examine the definition, characteristics and need of public relation of archives, and to examine factors required for public relation structuring and planning. Thirty public archives, thirty-four university culture archives and five social archives were selected for field research, and the public relation situation and public relation of archives and awareness and attitude of archive managers were studied. Problems in the field and demands related to activation of public relation were also analyzed. For foreign case studies, archives registered with the ICA were divided into national archives, expert committees and facility members, and the types of public relation and specific activities were analyzed. A summary of the public relation situation of domestic archives and the awareness of managing personnel is as follows. First, most public archives and university culture archives receive public relation support through policies, but social archives do not. Second, public archives are operated with 2.9 human resources, university & cultural archives with 3.7 human resources and social archives with 1.2 human resources, but there are more human resources available for duty assistance. Third, users of archives have low awareness of archives, and all 3 types of archives have a need to public relation their record services. Fourth, all said they felt a need for public relation education, and had a preference for education on the field through seminars or educational classes, and for gaining know-how from older colleagues. Fifth, all 3 types of facilities selected lack of time due to a large amount of duties and lack of a budget as factors that obstruct public relations. In addition, public archives mentioned lack of public relation education, university & cultural archives mentioned lack of public relation personnel, and social archives mentioned lack of records. Public archives and factors for activation of public relation were conducting diverse information services, university & cultural archives said it was securing public relation duty employees, and social archives said it was cooperation with related facilities. The results of foreign case studies are as follows. First, national archives were found to be providing various services for different types of users based on the wide variety of their records. In addition, they supported many languages for globalized operations. Second, expert committees provided much information on records themselves on a primary level, and actively operated conferences and seminars to aid actual duties. Third, facility members provide actual information on records, and record collections and catalogs include detailed explanations that can also be reached easily online. In addition, foreign archives also showed active cooperation with related organizations. Based on the information above, methods to support public relation and methods of public relation applications according to archives types were proposed. Methods of supporting archives were first, proposal of expanding human resources and installing departments in charge of public relation. In addition, public relation related education is needed to activate public relation activities. A general change of awareness and mind of establishment are required by the mother facility. Second, budget support was proposed. Archives need to find a way to gain support and fulfill their insufficient budget independently. Third, guidelines to establishing public relation plans were proposed. In the first stage, internal and external archive environmental factors are analyzed through research. In the second stage, goals and plans of pursuit of the archive are set. The third stage explains what contents will be relayed to whom in what way, and the fourth stage is the process of evaluating whether or not the planned activities were conducted well. Fourth, the study proposed cooperation and information sharing between facilities. Archive managers need to codify cases of promotional activities they planned independently and share the cases with other archives. Promotional application methods according to the archive type are as follows. For public archives, first, public relation to users should be divided into internal employees who are also existing users, and external users who need to be newly secured. Second, general promotional education should be carried out throughout the facility to create awareness of a role in public relation. It will be a positive effect if it can overcome the lack of promotional awareness of the mother facility. Third, there is a need to develop diverse information services. The first stage should analyze demands of users. The second stage should attempt friendly approach through animations and characters. The third stage should make people aware of their role in public relations through promotional campaign activities throughout the facility. The fourth stage should develop new information services to break away from archive roles that support facility duties. University & cultural archives, first, of all promotional experts with expert knowledge. Second, it is more important to focus on finding an effective method of public relation than using any public relationl methods. New methods such as academic exhibitions, equipment support through development of information and communication, web animations and UCCs should be applied. Third, archives should be used to take on the role of a knowledge center that educates people on methods of research. Fourth, public relation activities through universities and cooperation with libraries are necessary. For social archives, first, they need to restructure the foundation of archives before public relation the archives and providing services. Workshops, benchmarking and expert lectures are effective methods. Second, continuous education that uses community activities of the web by archive managers can help them establish the mindset of experts. Third, events that can fulfill both public relation effects and donations should be conducted. Fourth, efforts are also needed for better space designs. If a foundation is provided so archives of each type can take more interest in and actively pursue public relation activities based on the public relation activation methods presented in this study, development and provision of archive information services will be encouraged.