대학총장 비서의 직무에 관한 연구

Abstract

정보화와 글로벌화가 진전될수록 사회는 급격히 변화하며 경쟁은 더욱 치열해지고 있다. 대학은 이러한 사회 변화를 이끄는 지도자를 배출하고 지식을 산출하는 막중한 역할을 담당하고 있다. 오늘날 대학의 규모가 커지고 조직이 복잡해짐에 따라 대학경영과 운영에 있어서 개혁과 변화가 요구되고 있다. 이와 같은 대학을 총체적으로 책임지며 동시에 대학발전의 견인차 역할을 수행해야 하는 사람이 대학총장이다. 그리고 이러한 총장의 역할을 효과적으로 수행하도록 보좌하는 조력자가 바로 총장 비서인 것이다. 이 연구의 목적은 대학총장을 가장 가까운 곳에서 보좌하고 있는 대학총장 비서의 현황을 조사하고 대학총장 비서의 직무와 이 직무를 수행하기 위해 필요한 태도, 지식, 기술, 능력을 파악하는 데 있다. 이러한 연구목적을 달성하기 위한 구체적인 연구문제는 다음과 같다. 첫째, 대학총장 비서직 현황은 어떠한가? 둘째, 대학총장 비서에게 요구되는 태도, 지식, 기술, 능력은 무엇인가? 셋째, 대학총장 비서 직무의 과업(duty)과 작업(task)은 무엇인가? 넷째, 도출된 각 작업의 중요도, 빈도, 난이도는 어떠한가? 다섯째, 대학총장 비서 직무와 일반비서 직무의 유사점과 차이점은 무엇인가? 여섯째, 대학총장 비서의 핵심작업(key task)은 무엇인가? 위의 연구문제를 해결하기 위하여 인터넷 자료 검색과 문헌연구를 실시하였고, 서울 소재 4년제 대학총장 비서 5명을 대상으로 개별심층면접을 실시하였다. 이를 토대로 작성한 대학총장 비서의 직무에 대한 설문지는 전문가의 수정·보완을 통하여 작성하였다. 국내 4년제 국·공립, 사립 대학교 총장 비서 80명을 대상으로 설문조사를 실시하였으며 회수된 30부의 설문지에 대한 주요 연구결과는 다음과 같다. 직무에 관한 개방형질문으로 조사한 대학총장 비서에게 필요한 태도, 지식, 기술, 능력은 다음과 같다. 총장 비서들은 친절함, 기밀유지, 판단력, 예의 바름, 순발력, 꼼꼼함, 정확성, 책임감, 겸손함, 성실성, 센스, 침착성, 비서 마인드, 섬김의 자세, 긍정적인 마인드, 민첩성, 배려, 부드러움, 신뢰성, 적극성, 충성심 등을 중요한 태도로 꼽았다. 또한 커뮤니케이션능력, 상황판단·대처능력, 외국어능력, 중재·조정능력, 인간관계능력, 마인드컨트롤능력, 문제해결능력, 임기응변능력, 기획능력 등을 중요한 능력으로 꼽았다. 기술과 지식으로는 컴퓨터활용기술, 정보수집기술, 문서작성기술, 문서관리기술, 전반적인 지식(상식), 대학행정 업무에 관한 지식 그리고 교육 관련 이슈에 대한 지식 등으로 나타났다. 대학총장 비서의 직무는 문헌연구와 개별심층면접을 통하여 총 11개의 과업과 85개의 작업으로 도출되었다. 도출된 11개의 과업은 일정관리 업무, 국내Cundi외 출장관리 업무, 문서관리 업무, 자료정리 업무, 응대관련 업무, 민원관리 업무, 회의·행사관련 업무, 사무환경정비 업무, 경조사 업무, 개인신상 보좌 업무, 기타 업무이다. 그리고 11개의 과업을 세분화 한 85개 작업에 대한 중요도, 빈도, 난이도의 평균, 순위, 표준편차를 조사하였다. 이를 바탕으로 파악한 대학총장 비서의 중요한 업무 상위 10위는 일정표 작성하기, 일정 확인하기, 일정 조정하기, 일정 보고하기, 전화응대하기, 타 부서와 업무 협조하기, E-mail 송·수신하기, 오찬·만찬 예약하기, 결재 문서 보고하기, 고충 건의 및 민원 접수하기 순으로 나타났다. 대학총장 비서들이 자주하는 업무 상위 10위는 일정 확인하기, 전화응대하기, 일정표 작성하기, 일정 보고하기, 내·외부 전화 연결하기, 일정 조정하기, 오찬·만찬 예약하기, E-mail 송·수신하기, 차량 배차하기, 송·수신 문서 관리하기, 우편물 관리하기로 나왔다. 마지막으로 대학총장 비서들이 가장 어렵다고 느끼는 업무 상위 10위는 고충 건의 및 민원 접수하기, 민원 상담·해결하기, 불청객 적절히 대응하기, 일정 조정하기, 영문서신·자료 번역하기, 회의 긴급상황 대처하기, 민원내용 정리 및 검토하기, 수행하기, 전화응대하기, 민원 관련 해당부서와 협조하기로 나타났다. 이 연구는 대학총장 비서 직무를 심층적으로 파악한 최초의 연구라는 데 의의가 있다. 그리고 향후 이 연구결과를 바탕으로 대학총장 비서의 직무교육 내용개발을 위한 기초자료로 활용할 수 있을 것이다.;As the spread of information and globalization progresses within our society, rapid changes have occurred and the competition is getting more and more fierce. In this era, the university's role of producing leaders and knowledge to bring about change is significant. As the universities grow larger in size and more complicated in their structure, reform and change in the operation and management of a university's management is being required. The person in charge of the overall management and the driving force behind the development is the president of the university. And the person that supports the president so that he or she can do the job efficiently is the educational secretary of the president of a university. The purpose of this research is to investigate the current status of the people who are working at a secretary’s office of the president of a university and grasp the job contents and required competencies to provide a basic data for the development of an education program for the job. The specific questions asked for the purpose of this research are as follows. First, what is the current status of the educational secretaries to the president of a university? Second, what are the attitude, knowledge, skills and abilities that are being asked of an educational secretary to the president of a university? Third what are the duties and tasks of an educational secretary to the president of a university? Fourth, how are the importance, frequency and difficulty of the tasks rated? Fifth, what are the similarities and differences between an educational secretary’s job and a general secretary’s job? Sixth, what is the key task of an educational secretary to the president of a university? In order to answer these questions, various methods were used, such as research on the internet, reviewing of documents and individual in-depth interviews of 5 educational secretaries to the presidents of universities located in Seoul. Based on this, a questionnaire of the job content was prepared with some modifications made by an expert. 80 questionnaires were given out to educational secretaries to the presidents of local universities, national, public and private and 30 of them were recovered. The result of the research is as follows. With open questions regarding the job, the required attitude, knowledge, skills and abilities were as follows. The attitudes that the educational secretaries surveyed thought were important were friendliness and securing of classified information, judgment, good manners, fast thinking, thoroughness, accuracy, responsibility, modesty, diligence, sense, calmness, a secretary’s mindset, an attitude of service, a positive mindset, alacrity, consideration, softness, trust, activeness, loyalty and etc. In addition, communication abilities, the ability to properly judge and deal with a situation, foreign language abilities, the ability to moderate and coordinate, human relationship management abilities, mind control abilities, problem solving abilities, the ability to think and act in unexpected situations, planning abilities and etc were also considered to be important. The technological expertise and knowledge required were computer skills, information gathering skills, document preparation skills, document management skills, basic knowledge on current issues, knowledge of the administrative affairs of the university and education, knowledge on education related issues and etc. The job of an educational secretary was drawn from document research and individual in-depth interviews as 11 duties and 85 tasks. The 11 duties identified were schedule management, local and global business trip management, document management, organizing data, response management, civil duties, management of conferences and events, organizing the office environment, management of affairs regarding congratulations and condolences, management of personal matters and other miscellaneous matters. These 11 duties were further specified into 85 tasks and the average, standard deviation and ranking of the importance, frequency and difficulty of these tasks were investigated. This research is meaningful in the sense that it is the first to look deeply into the job of an educational secretary to the president of a university. In addition, it can provide a basic data for the development of an education program for the job.