국내 대기업 팀 비서의 역할과 역량에 관한 연구

Abstract

최근 기업 환경을 둘러싼 빠른 변화에 따라 국내 기업들은 수직적 조직 구도로부터 수평적 조직 구도로 개편하면서 팀 단위 중심의 조직 운영이 증가하고 있다. 비서의 역할도 일 인 혹은 소수의 경영진을 보좌하는 전통적 유형보다 팀장과 팀원을 함께 보좌하고 팀 고유의 업무를 수행하는 겸무형 팀 비서의 숫자가 크게 증가하고 있다. 팀 비서는 고위 경영진을 보좌하는 종래의 비서와는 그 역할과 역량에 있어 차이를 보일 것이다. 따라서 조직변화에 따른 팀 비서의 새로운 역할과 역량을 규명해야 할 필요가 제기된다. 이에 본 연구에서는 국내 대기업에서 확산되어가는 팀 비서의 역할과 역량을 규명하고 역할수행 향상을 위한 방안을 제시함으로써 팀 비서의 교육 훈련 및 인사 행정을 위한 기초 자료를 제공하는 데 그 목적이 있다. 본 연구의 구체적 연구문제는 다음과 같다. 첫째, 팀 비서의 역할과 역량을 규명한다. 둘째, 팀 비서가 수행하는 역할에 대한 현재 수행수준과 기대수준, 그리고 교육요구를 파악한다. 셋째, 팀 비서가 보유하고 있는 역량이 역할수행에 어떠한 영향을 미치는 지 파악하여 각 역할에 필요한 역량을 도출한다. 본 연구는 2차에 걸쳐서 수행되었는데, 1차 조사에서는 국내 대기업 팀 비서의 역할과 역량을 파악하기 위해 팀 구성원 67명을 대상으로 개방형 인터뷰를 실시한 후 내용분석을 실시하였다. 2차 조사에서는 이를 토대로 설문지를 작성하여 현재 팀 비서의 역할수행 수준과 역량, 교육요구 수준을 조사하였다. 총 190개의 설문지를 배포하였고 159개를 회수하여 분석한 연구 결과는 다음과 같다. 첫째, 팀 비서는 비서의 역할과 팀 구성원의 역할을 모두 수행하는 다기능 역할수행자라고 할 수 있다. 본 연구를 통해 국내 대기업 팀 비서의 14개 역할을 도출했으며, 이 중에서 가장 잘 수행하고 있는 역할은 사무관리자, 예산관리자, 행정관리자, 계획관리자, 팀장의 비서로 나타난 반면 아이디어 제안자, 조사 및 보고자, 고객관리자, 중재인, 정보관리자의 역할수행은 낮은 수준을 보이고 있었다. 둘째, 팀 비서가 다기능 역할을 수행하기 위해서 갖추어야 할 역량 또한 다양하게 나타났는데, 그 중에서 컴퓨터/사내시스템 활용 능력과 성품, 인내, 서비스 정신 등의 역량이 높게 나타났다. 그러나 외국어, 조직화 및 기획력, 팀 업무 관련 지식의 역량 보유 수준이 비교적 낮은 것으로 나타났다. 셋째, 역량 면에 있어서 성실성, 성품(인내심, 여유)에 대한 역량 보유 수준은 높았지만 조직화 및 기획력, 팀업무 관련 지식, 정보관리능력 등에서는 상대적으로 낮은 보유 수준을 보이고 있다. 본 연구는 다음의 몇 가지 점에서 한계를 가지고 있으며 이 점은 앞으로의 연구에서 보완되어야 할 사항이다. 첫째, 누적표본추출법은 결과를 일반화하는데 한계가 있다. 둘째, 팀 비서와 관련된 문헌과 선행연구의 부족으로 향후 명확한 팀 비서의 정의가 필요하다. 셋째, 팀 비서의 역할과 역량이 연구자의 관점에서 내용분석을 통해 도출하여 연구자의 의도를 배제할 수 없다. 그러나 이러한 한계점에도 불구하고 본 연구는 국내 대기업 팀 비서의 역할과 역량을 규명한 첫 번째 시도로, 이를 통해 기업의 채용, 평가 등의 인사행정 및 팀 비서를 주로 배출하는 대학의 교육과정 설계 및 학생 교육에 활용할 수 있는 자료를 제공하는 기초 연구가 되었다는데 의의가 있다.;The rapid change of business environment has great impact on secretarial work. Many companies adopt team-based organization structure and most teams have assistants to support a team while they perform their own jobs. The purpose of this study is (1) to define multi-functional roles and competencies of team assistants in large Korean corporations, (2) to measure the level of job competency, the expected and the actual performance levels of the team assistants on their roles to determine their educational needs for high performance, (3) to investigate required competencies for each role performance. For this purpose, literature review was conducted about team and secretarial role performance, role and competency. The study was conducted in two stages to collect qualitative and quantitative data. The findings of this study are as follows: (1) Team assistants in Korean large companies perform 14 roles as multi-functional secretaries. The roles as a Financial Manager, Office Manager, Supporter, Team Member and Planning Manager are required more frequently than the roles as a Mediator, Advisor, Spokesperson, Idea Generator. (2) Team assistants also need 25 competencies to perform the roles categorized as ethics, interpersonal skills, teamwork, problem-solving skills, occupation-specific knowledge, and technical skills. Competencies about using computer, management knowledge, service mindset, and internal information system are reported as important competencies but confidentiality, confidence, information sharing skill, planning are found to be less important or unimportant competencies. Especially the performance level of foreign language competency of team assistants in Korean companies ranks as the lowest competency. The result of this study can be used in designing the training of efficient team assistants in a large companies and for developing curriculum in secretarial studies department in college level.