자동화에 따른 대학도서관 조직구조 변화에 관한 연구

Abstract

The purpose of this study is to survey and analyze an organizational change which appears in the process of automatization, and to provide of fundamental elements for the efficient management in university library. For this research, survey questionnaires were sent to 45 universities which operate an automatic system in South Korea. Respondents were 83 middle managers of 44 university libraries. The major findings of this research were as follows. 1. After automatization, 3 of those libraries(8.8%) showed mixed structures, in other word, partly hierarchical structures and flat structures, and only 1 library was changed into a flat structure. 2. In controlled organizations, centralized organizations were changed into decentralized organizations(2.3%) and partially centralized organizations(2.3%) after automatization. There were no libraries whose organizations were decentralized about the time of automatization. 3. The functional organizations and the material formed organizations were changed into the subject organization because of their decreasing size. 4. Twenty-eight university libraries had over 3 departments, and the rest of them were still operated with 2 departments. 5. Eighteen university libraries set up the ad-hocracy like a project, taskforce and matrix structures to operate the automatization. 6. Some of the libraries established several committees related to computerization after automatization. It is shown that there was a change in internal organization of libraries. The changes are as follows. 1 .Sixteen independent departments(or sections) were created at the automated libraries. 2. As a result of automation, the acquisition and the cataloging & classification were integrated into a department in seven university. For example, the acquisition and the cataloging & classification were integrated into the acquisition. The following suggestions are made for the efficient management in automated university library. 1. The university library should be a decentralized organization, since the decentralized organization can be a kind of stimulus to give a motive. If it authorizes sub-hierarcy to make a decision, the university library can achieve a goal better. 2. The university library needs an organic organization like a project, taskforce, matrix and etc. 3. The university library should reinforce the committee. It needs to establish a committee by departments to get an advice regarding the work of library. And it should constitute a committee together to manage several committees. 4. The new department or section related to the automatization is needed in university libraries. The planning and management operating office or management office is also needed. 5. The internal organization of university libraries should be expanded and reorganized. 6. When the department should be renamed to express new functions of the department. 7. The name of information service department should be changed to information service I, Information service Ⅱ and etc. So that information service department can be expanded continuously and its function can be reinforced.;대학도서관은 정보제공이라는 목적을 효과적으로 수행하기 위해 형성된 하나의 조직체이다. 대학도서관의 전통적 조직구조는 계층형 수직구조였으나 전자정보환경에 당면한 대학도서관은 조직의 유연성을 구비함과 동시에 조직구조의 개편이 요구되고 있다. 그러므로 본 연구는 자동화를 실행함으로써 나타난 국내 대학도서관 조직구조의 변화실태를 분석하고, 이를 기본으로 효율적인 조직구조의 전환을 위한 방안을 위해 제언하고자 한다. 연구방법으로는 조직구조에 관한 일반적인 이론과 자동화에 따른 조직구조의 변화요인 및 경향 등을 문헌을 통해 파악하고, 국내 대학도서관의 조직구조 변화현황을 분석하기 위해 설문조사를 실시하였다. 설문지는 45개 대학도서관에 중간관리자를 대상으로 2부씩 배부한 결과, 44개 도서관의 중간관리자 83명으로부터 회답을 받았다. 본 연구의 조사결과는 다음과 같다. 첫째, 대학도서관의 조직구조를 기본적 조직, 도서관 규모에 따른 조직, 전략적 조직으로 나누어 살펴보고자 하였다. 1. 대학도서관의 기본적인 조직을 살펴보면, 자동화 이전에 총 44개 대학도서관 가운데 37개의 대학도서관이 계층형 수직구조(84.1%)였으며, 나머지 7개 대학도서관은 수평구조(15.9%)를 이루고 있었다. 그러나 자동화 이후에 대학도서관의 조직 구조는 종래 37개 대학도서관이 이루고 있었던 계층형 수직구조 가운데 3개의 대학도서관이 혼합구조(8.8%), 즉 부서별로 각각 수직구조와 수평구조로 전환되었고, 1개의 대학도서관만이 수평구조(2.9%)로 전환하였다. 이는 조직단계의 수가 감소되면서 나타난 결과로 볼 수 있다. 2. 대학도서관의 조직규모를 조사한 결과, 자동화 이전에 3개과 이상의 부서를 설치, 운영하고 있는 대학은 22개 도서관(50.0%)으로 나타났다. 반면에 자동화 이후에 3개과 이상의 부서를 설치하고 있는 대학은 총 28개 도서관(63.6%)으로 과반수이상의 결과를 보였으나 나머지 대학의 경우에는 여전히 2개과로 도서관을 운영하고 있었다. 3. 36개 대학도서관(85.7%)에서는 자동화를 실행하기 위한 전략팀(프로젝트조직, 테스크포스조직, 매트릭스조직 등)을 구성하였다. 또한 자동화 이전의 위원회조직은 총 44개였으나 자동화 이후의 위원회조직은 총 54개였으며, 1개 대학도서관당 1.4개의 위원회를 구성하고 있는 것으로 나타났다. 자동화와 관련된 위원회는 다음과 같다. 전산화추진위원회, 전산화위원회, 도서관전산화위원회, 도서관자동화실무위원회, 도서관업무전산화추진위원회, 기술검토위원회, 업무표준화위원회 등이 이에 해당한다. 둘째, 자동화 이후에 대학도서관의 변화된 내부조직에 대하여 크게 5가지 경향으로 구분하였으며, 그 분석한 결과는 다음과 같다. 1. 대학도서관이 자동화를 실행시킴으로써 나타난 부서변화 가운데 독립부서의 생성을 들 수 있다. 독립부서는 총 16개의 과 또는 계(실) 단위로서 1개 대학도서관당 0.4개의 독립부서를 승격운영하였고 전산정보과, 첨단정보자료실, 정보처리실, 멀티미디어개발실 등이 이에 해당한다. 2. 대학도서관의 내부조직변화 가운데 부서를 통합한 경우에는 7개 대학도서관이 수서과/정리과를 수서과, 정보정리과, 정보처리과, 정보자료과로, 정리과/열람과는 열람과로 통합하였다. 3. 한 개의 독립된 부서에서 나누어진 분할부서는 단지 1개 대학도서관(2.9%)만이 열람과에서 참고서지과를 분리시켜 독립된 하나의 부서를 구성하였다. 4. 사라진 부서명칭에서는 정리과, 자료입력실, 카드배열반, 교사자료실이 없어졌으며, 특히 6개 대학도서관에서는 정리과의 기능을 통합시키면서 부서명이 없어진 것으로 나타났다. 5. 자동화 이후에 대학도서관에서는 종래의 부서명칭을 자동화와 관련된 부서명으로 개칭하였다. 6. 부서내 하위부서에는 1개 대학도서관이 열람계에 시스템실, 참고계에 멀티미디어실을 각각 두었다. 본 연구에서 조사된 연구결과를 토대로 자동화된 국내 대학도서관에서는 효율적인 조직구조로의 전환을 위해 다음과 같이 제언하고자 한다. 첫째, 대학도서관은 전자정보환경에서 조직적이고 효율적인 업무수행을 하기위해 필요할 때마다 프로젝트팀 또는 테스크포스를 형성하여 부서간에 상호관련성이 있는 업무나 문제를 해결하도록 하고, 주어진 상황에 잘 적응해 나갈 수 있는 전략적 조직형태가 필요하다. 둘째, 대학도서관은 위원회조직을 강화시켜야 할 것이다. 이것은 각 부서별로 소위원회를 구성하여 업무에 관한 자문을 구할 수 있도록 하고, 자동화가 실행되고 있는 환경에 적절한 전산관련위원회를 구성해야 할 것이다. 더불어 이를 전체적으로 일괄처리하도록 하는 통합위원회를 구성하는 것이 요구된다. 셋째, 현재 대학도서관의 내부조직에서 자동화와 관련된 부서는 단순한 업무형태를 유지하는 부서이거나 종속부서로 구성되어 있다. 따라서 자동화와 관련된 부서는 독립부서로서 자동화를 보다 전문적이고 효율적인 관리를 할 수 있도록 하는 새로운 부서의 신설이 필요하다. 즉 하드웨어의 관리, 통합DB구축, 시청각자료의 관리, 각종 네트워크의 관리 및 도서관 자동화 관련업무의 계속적인 개발 등을 담당하는 독립된 각 과 또는 실(계)의 배치가 필요하다. 또한 대학도서관에서 조직을 개편할 시에는 관리업무와 대외협력업무 및 기획업무 등의 도서관총괄업무를 수행 할 수 있는 관리운영과 또는 기획관리과(이상 가칭) 등을 신설해야 할 것이다. 넷째, 대학도서관의 내부구조는 확대개편시키는 것이 바람직하다. 정리부서가 자동화 이후 통합되어가고 있는 추세이므로 업무의 범위를 명확히 하고 각 부서의 봉사기능을 강화하기 위해 주제별부문화의 원리를 적용한 수평으로의 조직을 확대 개편한다면 업무의 효율화를 극대화시킬 수 있다. 다섯째, 대학도서관에서는 전문적인 업무를 원활하게 수행하기 위해서 수서과와 정리과를 통합하는 것이 효과적이다. 따라서 서무과는 일반행정직이 관장하고 도서관의 사서전문업무 이외의 일반서무 및 회계업무를 수행하도록 한다. 그리고 수서정리과는 사서전문직이 관장하며 지금까지의 수서과, 정리과의 분산된 업무를 한곳에서 통합하여 운영함으로서 인력을 절감할 수 있다. 이는 도서관의 부족한 인력을 보다 합리적으로 관리하고 업무의 연속성과 능률을 극대화할 수 있는 방안이 될 것이다. 여섯째, 자동화 된 대학도서관에서 명칭을 새롭게 부여할 때는 반드시 해당부서의 직능을 충분히 나타낼 수 있는 새로운 명칭을 사용하는 것이 필요하며, 명칭의 혼란스러움을 막기 위해 협의회를 통해 명칭이 통일되어야 할 것이다. 또한 기존의 정리과와 열람과를 통폐합하면서 정보봉사의 기능을 강화시키기 위해 정보봉사 1과, 정보봉사 2과 등과 같은 방식으로 정보봉사과를 계속 확장할 수 있도록 명칭을 변경하는 것이 바람직할 것이다.