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대학 레포지터리를 이용한 학위논문 관리 개선방안에 관한 연구

Title
대학 레포지터리를 이용한 학위논문 관리 개선방안에 관한 연구
Other Titles
A Study of Improvement Plan for Theses Management through University-based Repository
Authors
김세주
Issue Date
2007
Department/Major
대학원 문헌정보학과
Publisher
이화여자대학교 대학원
Degree
Master
Abstract
This study is to set up university-based repository system and to provide better way for theses management by analyzing current theses management system and problems. For this study, this paper includes document study, questionnaire, and status research. From the document study, this paper focused on the meaning of open access and the meaning and standards of university-based repository system as one of academic communication types. Also, the research is done on the change and the meaning of theses management system in open access environment. From status research, this paper indicated the current situation of theses management repository in other countries and analyzed domestic university-based repository status through questionnaires. Questionnaires are divided into two sections including the analysis of university-based repository and that of theses management on university-based repository. The followings are the result of domestic university-based repository status. First, the object of repository is to preserve digitalized academic information and to provide the access and management of university's academic documents. This repository was begun in 2003 and has been setup since 2004. Digitalized academic documents have been transferred to repository since 2004 and submission of academic documents through repository has done since 2005. Major types of academic documents are theses and dissertations. Some of university publications are possessed but the other types of documents are not found. Second, The importance of university-based repository is collection and centralization of academic information. Problems happening setup and management of repository are collaboration of university chargers and collection of academic documents. Libraries are the main repository managers and the role of librarians seems to be very important. The followings are current situation of theses management in university-based repository. First, it seems that there is lack of standards for theses submission to repository. Mostly, even though authors submitted their theses by themselves, some of repository managers submitted theses on offline instead of authors. The major technology to submit theses is to transfer electronic format of theses for service. The main formats of theses is word and PDF. Also, each university has different way to deal with unrecognizable type of documents in repository. Second, every theses submitted to repository has to be verified. Most of electronic format of theses has to be verified and some of universities need to compare electronic version with printed version of theses. If there are some errors in repository theses before doing service, each university has different type of modification. In the case of after doing service, there are more universities that don't have special regulations for modification. Delete of repository theses is done based on license, copyright, publication of journal or books. However, there is no university that has regulations for delete either. Third, each university has different types of metadata for repository theses. And mostly, community/collection in repository system has one item. Copyright format used in repository is following the format used by the Ministry of Education. Some universities set up copyright management function and document preservation policy. In the past, copyright of theses is not prepared in most universities and the service standards for those theses are different among universities. 90 days after submission of repository theses makes it possible to do the service and the link between repository and library is based on metadata. Fourth, computer department is in charge of repository system and mostly one librarian is undertaking the work. Some of universities has on-campus collaboration department for repository theses management. The training of librarian is done through off-campus institution's workshop and seminars, and the instruction for repository theses submission is done through library and department homepage. Repository theses use instruction is done by library's homepage and personal instruction. Based on these status analysis, this paper provided better service for university-based repository theses management in 3 sections including theses submission management, university-based repository management for theses, role of librarians. First, for the theses submission management, submission regulations should be legalized and authors should submit theses by themselves to improve the participation. It is important to standardize type of submission theses and try to develop repository for unauthentic type of files. After submission, it is mandatory to verify the theses and verification needs to follow the standards. Also, printed and electronic version of theses should be verified in match and modification or delete of theses need to be treated through regulations and process in before service and after service. Second, metadata for each theses need to be standardized based on the mutual operation among universities for repository management and finds the metadata search method through service provider. Community/Collection needs to be classified based on university's community. Copyright management function need to be applied and according to the possibility of copyright commission, copyright policy should be prepared and applied. The format of copyright needs to be standardized and it is important to make authors have more choices by clarifying the time of opening copyright. Also, theses in the past need a process of retroactivity which has to be done by government or universities collaboration in the future. For faster repository theses service, experience and personnel are important. Also, it is better to link repository with library OPAC for bring metadata automatically and to prepare service introduction screen. And as repository charger, librarians have to try to make users understood the repository system and to participate repository related training and to promote for activation of repository system. theses submission and user instruction are so important that librarians need to prepare instruction in diverse ways and distribute related guide. Also, personal instruction and support need to be provided periodically and collect users opinion through questionnaires.;본 연구는 대학 레포지터리를 구축하여 학위논문을 관리하고 있는 현황과 문제점을 파악하여 대학 레포지터리를 이용한 학위논문 관리의 개선방안을 제안하고자 한다. 이를 위해서 문헌연구와 현황조사, 설문조사를 실시하였다. 문헌연구에서는 오픈 액세스에 기초하는 학술 커뮤니케이션의 유형으로 대학 레포지터리의 의의와 학위논문 관리 체계의 변화에 대하여 고찰하였다. 현황조사에서는 학위논문을 관리하는 대학 레포지터리를 구축하고 있는 국외 동향을 파악하고, 국내 대학 레포지터리에서 학위논문 관리현황을 설문조사를 통하여 분석하였다. 설문조사는 대학 레포지터리에 대한 분석과 대학 레포지터리에서 학위논문의 관리에 대한 분석으로 나누어 살펴보았다. 국내 대학 레포지터리의 현황은 다음과 같다. 첫째, 구축 목적은 대학 학술정보의 관리와 접근 체계를 제공하고 디지털 학술정보 보존을 위한 것으로 나타났다. 구축 시기는 2003년부터 시작되어 2004년부터 본격적으로 구축되기 시작한 것으로 조사되었다. 대학이 보유하고 있던 디지털 학술자료를 레포지터리로 이관하는 작업은 2004년부터, 레포지터리를 이용하여 학술자료를 제출하는 것은 2005년도부터 시작된 경우가 많았다. 구축된 자료유형은 학위논문이 가장 많았고, 대학연구소 발간 간행물도 일부 있었으나 기타 자료유형은 거의 없었다. 둘째, 대학 레포지터리의 중요성은 대학 학술정보의 수집과 중앙 집중화로, 레포지터리 구축․관리시 문제점은 대학 내 관계자와 합의 형성과 대상자료 수집을 핵심 부분으로 인식하고 있었다. 레포지터리 관리 주체는 도서관이며 이때 사서의 역할이 매우 중요한 것으로 평가하였다. 대학 레포지터리에서 학위논문이 관리되고 있는 현황은 다음과 같다. 첫째, 레포지터리에 학위논문 제출을 위한 규정 준비가 미흡한 것으로 나타났다. 학위논문 제출 주체는 제출자인 경우가 많았지만 관리자가 오프라인으로 전자형 학위논문을 받아 제출하거나 제출자 제출이 원칙이라도 관리자 제출과 병행하는 경우가 많았다. 제출시 주로 이용되는 기술은 전자형 학위논문을 PDF파일로 수동변환하는 것이며, 제출자가 제출하는 파일 형식은 워드파일과 PDF파일이 대다수였다. 또한 레포지터리에 제출하지 못하는 파일형식에 대한 처리방식은 각 대학별로 다양하였다. 둘째, 레포지터리에 제출된 학위논문은 메타데이터 검증 작업이 필수인 것으로 나타났다. 검증기준이 되는 학위논문 형태는 전자형 학위논문인 경우가 많았으며, 레포지터리 학위논문과 인쇄형 학위논문의 대조는 일부 대학에서만 이루어지고 있었다. 레포지터리의 학위논문이 수정에 발생할 경우 이용자에게 서비스전 수정방식은 각 대학마다 다양하게 나타났으며, 서비스 후에는 절차에 의해 수정되기도 하지만 별도의 절차가 없는 대학이 더 많았다. 레포지터리의 학위논문 삭제는 특허, 학위논문 일부분의 저작권, 저널 또는 단행본 출판이 원인인 경우가 많았으며 이때 삭제 관련 성문화된 규정이 있는 대학은 없었다. 셋째, 레포지터리에서 학위논문 관리를 위하여 설정된 메타데이터는 각 대학마다 차이가 있었으며, 커뮤니티․컬렉션은 단일 커뮤니티만으로 구성되는 경우가 대부분이었다. 저작권이양을 위한 저작권위임서 양식은 교육부 추천 양식을 쓰는 경우가 많았고, 대학 레포지터리에 저작권관리 기능을 설치하고 문서보안정책을 수립한 대학도 상당수 있었다. 과거에 입수된 학위논문의 저작권 확보는 대부분 하지 않았으며, 저작권 미확보 학위논문의 서비스 기준도 각 대학마다 차이가 있었다. 레포지터리 대부분의 학위논문이 제출된 후 약 90일이면 서비스가 가능하였고, 레포지터리와 도서관 OPAC 연동 방식은 메타데이터 반출 작업을 많이 이용하였다. 넷째, 레포지터리의 담당 인력은 전산부서인 경우가 가장 많았고 담당 직원은 평균 1명으로 조사되었다. 일부 대학에서는 레포지터리의 학위논문 관리를 위한 교내 협력 부서가 있었다. 레포지터리 관련 사서의 교육은 외부 기관의 워크샵과 세미나를 통해 이루어지고 있었으며, 학위논문 제출 교육은 도서관과 대학원 홈페이지를 통해, 이용교육은 도서관 홈페이지와 직접 교육으로 많이 이루어지고 있었다. 이와 같은 현황분석을 토대로 대학 레포지터리를 이용한 학위논문 관리의 개선 방안을 학위논문 제출 관리와 학위논문을 위한 대학 레포지터리 관리 측면에서 제시하였다. 첫째, 학위논문 제출 관리측면에서는 레포지터리의 학위논문 제출율을 높이기 위하여 제출 규정을 성문화하고, 제출자의 직접 제출을 원칙으로 한다. 제출 파일형식을 표준화하고 제출이 불가능한 파일형식이 제출 가능하도록 레포지터리를 개발하도록 노력한다. 제출된 학위논문의 메타데이터 검증 작업은 필수이며 지침에 따라 표준화된 작업이 이루어지도록 한다. 인쇄형과 레포지터리의 학위논문이 동일하게 유지되도록 대조 작업 절차를 갖고, 학위논문 수정 또는 삭제는 서비스 전과 후로 나누어 각각의 규정과 절차에 따라 처리한다. 둘째, 학위논문을 위한 대학 레포지터리 관리를 위해 메타데이터는 타 기관과 상호운용성을 고려하여 표준안을 설정하고, 서비스 제공자를 통해 메타데이터가 검색될 수 있도록 한다. 커뮤니티․컬렉션은 대학의 커뮤니티별로 세분화된 정책이 필요하다. 저작권 관리 기능을 적용하고 저작권 위임여부에 따라 저작권 정책을 마련하고 적용해야 한다. 저작권 양식도 표준화되어야 하며, 위임서에 저작권을 공개하는 시점을 명시하여 학위논문 저자의 선택의 폭을 넓힐 필요가 있다. 과거에 입수된 학위논문은 소급 동의 절차가 중요하지만 이를 국가 차원 또는 대학 협력으로 해결할 수 있는 방안을 모색하도록 한다. 보다 빠르게 레포지터리 학위논문을 서비스하기 위해서는 경험 축적과 전담 인력 확보가 중요하다. 또한 레포지터리와 도서관 OPAC을 연결하여 자동 반입이 가능하도록 하고 도서관 홈페이지에서 레포지터리로의 연결과 안내 화면을 구성하는 것이 바람직하다. 그리고 레포지터리 관리 주체로서 사서는 학위논문을 관리하기 위하여 레포지터리 시스템 이해를 위해 노력하며 관련 교육에 적극 참여하고 레포지터리 활성화를 위하여 홍보한다. 이용자를 대상으로한 학위논문 제출과 이용 교육도 중요하며 다양한 경로로 교육을 실시하고, 관련 지침을 배포한다. 또한 직접적인 교육과 지원을 정기적으로 실시하며 설문 조사를 통해 이용자의 의견을 수렴하도록 한다.
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