교육청기록관의 수집정책에 관한 연구

Abstract

2006년「공공기록물 관리에 관한 법률」에서는 공공기관의 기록관 설치를 의무화 하고 있으며, 이에 전국 시․도교육청 및 지역교육청에서는 기관 내에 기록관 설립이 점차 확대되고 있는 추세이다. 교육청기록관이 모기관의 궁극적인 목표를 달성하고 정체성과 특수성을 가진 체계적인 기록물관리 정책을 시행함에 있어 가장 기초가 되는 것이 바로 수집정책이라 할 수 있다. 즉, 교육청기록관은 본청의 행정기록물과 교육적 가치가 있는 각종 기록물, 지역의 특성이 반영된 다양한 기록물들을 체계적인 수집정책을 통해 수집․보존함으로서 교육정보기관으로의 위상을 확립할 수 있다. 본 연구는 이러한 배경 하에 교육청기록관의 수집현황을 조사, 분석함으로써 교육관련 기록물을 체계적으로 수집하고 수집정책의 활성화 방안을 모색하는데 중점을 두었다. 이를 위해 문헌연구, 직접 면담 및 설문조사, 이메일 및 전화면담을 실시하였다. 문헌연구를 통해서는 교육청기록관의 설립배경과 교육행정체계, 교육청기록물의 종류와 특성, 수집정책의 방법, 필요성, 작성도구 등을 고찰하였다. 설문조사는 전국 16개 시․도교육청기록관의 담당자와 특별 사례대상으로 선정한 경기도교육청기록관의 처리과 기록물관리 담당자, 기록관 이용자를 대상으로 실시하였다. 이를 통해 기록관 수집정책의 현황과 각 처리과의 등록․정리․이관의 실태, 이용자들의 요구사항 등을 파악하였다. 전국 16개 시․도교육청기록관의 설문조사 결과는 다음과 같다. 첫째, 전국 시․도교육청기록관의 설문조사 결과 교육청 내에서 기록관의 위상은 그다지 높지 않았고, 기록관의 주 이용자층은 내부이용자에 한정되어 상당히 폐쇄적으로 운영되고 있었으며, 이들이 주로 열람 또는 이용하는 자료의 유형은 증빙성 기록물인 것으로 조사되었다. 교육청기록관의 수집범위는 대체로 본청의 행정기록물과 간행물, 직속기관의 간행물이었다. 둘째, 기록관의 수집정책에 영향을 미치는 처리과의 등록․정리․이관의 업무에 있어서, 전자기록물의 등록․관리, 생산현황 업무보고, 기록물의 정리와 편철, 이관업무 등은 대체로 잘 지켜지고 있었으나, 비전자기록물의 등록․관리, 간행물과 비밀기록물의 경우는 상대적으로 관리가 소홀하였고, 주로 등록이 누락되는 기록물은 시청각기록물, 행정박물류, 보고서․회의록․조사검토서의 순으로 나타났다. 셋째, 수집정책과 관련하여 인력, 예산, 공간․설비의 측면은 대체로 보통 이하로 낮은 것으로 나타났다. 수집만을 위한 별도의 인력이나 예산도 대부분 없는 것으로 조사되었다. 수집정책의 가장 큰 장애요인은 본청의 정책적 지원의 부재와 직원들의 비협조, 제도와 시스템 상의 문제의 순이었다. 넷째, 대부분의 기관에서 행정기록물의 이관 이외의 별도의 매뉴스크립트를 수집하지 않고 있었으므로, 별도의 기증자관리를 하지 않거나, 기증자관리를 하고 있는 소수의 기관 역시 감사편지 발송이나 감사패 수여와 같은 일반적인 관리방식을 시행하고 있는 것으로 조사되었다. 다섯째, 수집정책의 홍보 방식은 본청 내 직원들에게 공문을 보내거나, 기록관 웹 사이트에 게시, 민원실에 관련 팜플렛을 비치한다는 순이었다. 그러나 홍보 후 자료의 기증․기탁의 증가율은 높아지지 않은 것으로 조사되었다. 여섯째, 성문화된 수집정책의 유무에 있어서는 4곳이 있다고 응답하였으며, 규정이나 내규보다는 기관장의 결재가 포함된 계획서, 연간업무계획서 내에 명시하는 정도로 조사되었다. 수집에 관한 향후 계획에 있어서는 인력과 시설, 장비의 추가, 직원들에게 관련 교육을 실시할 것이라고 응답하였다. 다음으로, 대표적인 사례 대상 기관으로 선정된 경기도교육청기록관의 처리과 기록물관리 담당자들에 대한 설문조사결과는 다음과 같다. 첫째, 처리과의 기록물관리 담당자들의 절반 이상이 기록물 관리업무에 관하여 국가기록원이나 소속기관 내 교육과정을 이수하였으나, 교육의 만족도는 높지 않은 것으로 나타났다. 따라서 실제 업무의 수행에 있어서도 기록관에서 발송하는 각종 공문이나 규정에 대한 이해에 약간의 어려움이 있었고, 담당자마다 상이한 해석의 소지가 있는 것으로 조사되었다. 둘째, 기록물 관리업무의 중요성에 대하여 부서의 기록물관리 담당자를 제외한 타 직원들의 인식 정도는 낮은 편이며, 이것이 처리과 기록물 관리업무의 주요 장애요인으로 파악되었다. 셋째, 비전자기록물이 전자기록물에 비해 상대적으로 소홀하였으며, 이관 대상 기록물의 파악기준 역시 일관되는 기준이 없이 비체계적으로 이루어지고 있었으며, 이용 빈도가 높거나 이관 기피 등의 사유로 이관을 연기하는 것으로 조사되었다. 넷째, 이관 업무 수행시의 어려운 점으로는 절차상의 복잡함 때문이라는 의견이 가장 많았고 타 직원들의 비협조도 문제시 되었다. 기록관 혹은 부서 내 직원들에게 요구하고 싶은 사항으로는 이관 업무 절차의 간소화와 직원들의 인식 변화, 상세하고 이해하기 쉬운 기록물 관리 업무지침의 순이었다. 경기도교육청기록관의 외부이용자를 대상으로 실시한 설문조사 결과는 다음과 같다. 첫째, 외부이용자들의 주된 이용 목적은 정보 획득을 위해서였으며, 주로 열람하는 자료는 정보성 기록과 사료성 기록으로 조사되었다. 즉, 교육청기록관의 내부 이용자(직원)들이 증빙적 기록을 주로 이용하는데 비하여 외부이용자들은 정보획득을 목적으로 정보성 기록과 사료성 기록에 관심이 많은 것으로 나타났다. 둘째, 교육청기록관의 필요성에 관하여서는 필요성에 대해 생각해 본 적이 없다는 응답자가 꼭 필요한 기관이다라고 생각하는 응답자의 비중과 거의 비슷하게 나타났다. 셋째, 현재 경기도교육청기록관에서 홈페이지 상에 서비스하고 있는 컬렉션 중에서 이용자들이 가장 유용했던 컬렉션은 개인적 활용을 목적으로 하는 정보성 자료에 집중된 반면에, 기관이 수여받은 명예박물자료 등에 관하여서는 관심도가 낮게 나타났다. 즉, 이용자들은 교육과 직접적으로 관련된 분야에 대한 정보요구가 높으며, 교육청기록관에 대해서도 교육과 관련된 각종 정보 자료들을 보관하는 곳이라는 인식이 강한 것으로 조사되었다. 넷째, 이용자들은 기록관의 기증자관리에 있어서 월보, 계간지 등의 출판물 발송이나 기관 관련 행사의 초대와 같이 보다 적극적인 관리를 선호하는 것으로 조사되었다. 본 연구에서는 이러한 교육청기록관의 현황과 설문조사 결과를 바탕으로 수집정책의 수립방안을 법적․제도적 지원방안, 성문화된 수집정책의 수립방안, 지역특성화를 위한 방안 등을 제안하였다. 법적․제도적 지원방안으로는, 교육청기록관이 보다 적극적인 수집정책을 시행할 권위와 위상을 확보하기 위해서는 향후 교육청기록관의 설치 방향에 관한 논의가 근본적으로 영구기록물관리기관인 지방기록물관리기관으로 설립될 수 있도록 이루어져야 한다. 또한, 기록관의 입장에서 정확한 생산현황을 파악하는 것을 불가능하게 만들고 있는 교육행정기관과 교육기관의 각종 분산된 시스템 체계를 통합한 기록관리시스템의 도입과 확산을 제안하였다. 예산과 인력, 장비와 설비의 측면에서는 전문요원, 오프라인 전시관이나 열람 공간을 확보하는 등의 보다 구체적이고 세부적인 계획을 세우고, 정부는 이를 적극 지원해야 한다. 또한, 처리과에서 등록의 누락과 이관의 기피는 절차상의 복잡함과 비효율성이 문제시 되고 있으므로, 추후 기록물 관리 규정의 보완 시에, 보다 간편하고 효율적인 방안을 모색해야 할 필요성이 있다. 마지막으로는 기록물관리 교육이 기관 내 전 직원을 대상으로 확대․실시되어야 할 것과, 특히 처리과의 기록물관리 담당자들에 대해서는 부서 업무 특성별, 수준별 교육을 지원해야 함을 제안하였다. 성문화된 수집정책의 수립방안에 있어서는, 기관의 현실을 고려하여 구성요소를 기록관의 사명과 수집의 목적, 우선순위와 제한사항, 수집범위의 명확화, 기록물의 이용자범위, 타 기관과의 상호 협력의 5가지를 선정하여 구성요소별 구체적인 수집정책의 설계를 제안하였다. 수집방법에 있어서는 행정기록물과 매뉴스크립트의 범주로 구분하였고, 행정기록물의 경우, 수집정책에 영향을 미치는 처리과의 업무라 판단되는 11가지 업무 중 설문조사 결과 관리가 미흡한 7가지 업무를 중심으로 이에 대한 방안을 제안하였다. 매뉴스크립트의 경우, 학교의 기록물을 보존․관리하기 위해서는 학교역사관 설립을 사례로 제시하였고, 수집의 가장 많은 비중을 차지하는 기증의 경우, 기증활성화를 위해 수집의 경로와 기증자관리의 다양한 유형을 사례로 제시하였다. 지역특성화를 위한 방안으로는, 교육청기록관이 단순히 본청의 행정기록물을 이관 받는데 급급한 자료관의 기능을 넘어서 지역의 ‘교육정보센터’로 자리잡기 위해 지방교육의 특수성을 반영하는 교육정책 자료의 컬렉션을 구축할 것을 제안하였다. 또한, 교육청기록관을 이용하는 이용자 대부분이 학생, 교사인 점을 고려하여 지역관련 정보를 수집․가공하여 이를 필요로 하는 수요자에게 다양한 교수․학습의 자료로 제공할 것을 제시하였다.;This study places an emphasis on systematically collecting education related records and exploring ways toward vitalizing collection policy through examining and analyzing the Office of Education Records Center's present records collecting conditions. For this, I conducted literature studies, surveys, and interviews through e-mail or phone calls. Through literature studies, I investigated the establishment background and administration system of the Office of Education Records Center, the types and characteristics of Office of Education's records, and the methods, needs, and tools of collection policy. Surveys have been conducted to the records managers of 16 city and provincial Offices of Education Records Centers, records managers working at Gyeonggi provincial Office of Education Records Center chosen as a special case object, and 103 users who have used the center. Through this survey, present records collecting conditions of the Office of Education Records Center's, the current states of registration, arrangement, and transfer of each management office, and users requests were grasped. First, the surveys with records managers in nationwide city and provincial Offices of Education Records Centers reveals that Records Centers were not high in the status in each Office of Education and main user groups were so restricted within internal users that they were managed closed a lot. The most usual type which was read or used turned out to be evidential records. Records collection ranges were usually administrative records and publications from higher or directory offices. Second, concerning the tasks of registration, arrangement, and transfer of management office, which affects the collection policy of records centers, it is judged that the tasks related with electronic records such as registration and management, production reporting, and records arrangement, filing and transfer were well managed. However, dealing with non-electronic records, publications, and secret records was relatively neglected. Missing types of records were audiovisual records, administrative museum matters, report, journals & Proceedings, and reports of investigation, in order. Third, in the collection policy, aspects of human resources, budget, and space facilities were generally lower than normal. Also a separate staff or budget only for collection was not found. The biggest obstacles of collection policy were the lack of policy support from higher offices, staff's noncooperative attitude, program and system problems, in order. Fourth, As most records center didn't collected separate menuscripts, except for the transfer of administrative records, there was no separate management of donors, or even a small number of institutions which were doing that were also usually practicing general maintenance such as sending thank you letters or awarding plaques. Fifth, the methods for public relation of collection policy were sending official notices to employees, or posting notices on the records center web site, providing booklets related at public service centers, in order. However, even after the public relation, the increase rate of materials donated didn't turn out to grow. Sixth, at the question of existence of written collection policy, the response comes from four places, and rather than rules or regulations, that was alternated into the plans with admission of the head, or statements in annual business plans. Next, the survey results with office records managers at Gyeonggi Provincial Office of Education Records Center are as follows. First, more than half of the office records managers finished training courses from National archives record & service or within institutions, but satisfaction level was not high. Therefore, even in practicing actual tasks, they had difficulties in understanding the various official documents and regulations from records center and was likely to be different interpretations from person to person. Second, except for office record managers, other employees' recognition about the importance of the records management wasn't high. This was mainly responsible for major obstacles. Third, relatively, non-electronic records was poorly managed than the electronic records, and transfer was not practiced systematically. And the reasons for transfer postponement were high frequency of use and avoidance of transfer. Fourth, the biggest obstacles to the transfer were the complexity of the difficult process and employees' noncooperative attitudes. And they demand simplification of transfer process, changes in employees' minds, detailed and easy-to-understand instructions about records management. The results of surveys for external users of the Gyeonggi Provincial Office of Education Records Center were as follows. First, external users' main purposes were to obtain informations and their interests were primarily information & historical records. In other words, whereas internal users (employees) primarily used to record evidential records, external users of the Gyeonggi Provincial Office of Education Records Center were interested in information & historical records for the purpose of obtaining information. Second, about the necessity of records center, the respondents who have not thought that it is a necessary institution were almost similar in proportion to the respondents who have. Third, among the collections serviced on the Gyeonggi Provincial Office of Education Records Center's web-site, users' most useful collections were information records for their personal use. On the contrary, they showed little interest on the honor of Museum materials awarded to the institutions. In other words, the users have much demand for information directly related to the field of education, and they have a strong recognition that office of education records center is a place preserving various information records related to education. Fourth, in the management of donor of records centers, the users preferred more active management such as sending publications or invitation to the institution's events. Based on the results of surveys and the present status of offices of education records centers, methods for establishing collection policy are proposed as follows. As the methods for legal and Institutional support, in order for office of education records center to secure authorities for enforcing more active collection policy, the next discussion about establishing offices of education records centers should be fundamentally made to establish local archives as permanent records management institutions. Also, I propose spreading nationwide records management system integrating scattered systems which make it impossible to grasp exact creating status in the position of records center. In aspects of Budget, human resources, equipment and facilities, more specific and detail plans like securing professionals and offline space for exhibition should be made and the government should actively support it. In addition, the missing registration and avoiding transfer at offices are due to complex process and inefficiency, so more simple and efficient methods should be complemented. Finally, the training to all employees is to be conducted, especially specific and level training should be supported to office records managers. In addition, as for written collection policy, I select 5 components such as archival mission and purpose, priorities and limits, clarifying collection range, user range, and cooperation and propose designing specific collection policy to each component. I explained the collection methods, dividing into the categories of administrative records and menuscript. In the case of administrative records, among the 11 office tasks considered as ones affecting collection policy, I proposed methods focused on 7 tasks. As menuscripts, I presented establishing educational institution archives, varying collection channels for activation of donation, and donor management case. For regional specialization, I propose building educational policy records collections reflecting characteristics of local education. Considering the users are mostly students and teachers, I propose providing records related to locals for users as teaching-learning materials.