대학기록관 기록물 수집정책의 수립방안에 관한 연구

Abstract

2006년 『공공기록물관리에관한법률』에서는 공공기관의 기록관 설치를 의무화하고 있으며, 국내 대학에서도 기록관리의 중요성을 인식하고 대학기록관의 설립이 점차 확대되고 있는 추세이다. 시작 단계에 있는 대학기록관에서 가장 우선시 되는 일은 기록물의 수집이라고 할 수 있으며 수집정책은 아키비스트가 이러한 수집활동을 효율적으로 수행해 나가기 위한 유용한 도구가 된다. 본 연구의 목적은 국내외 대학기록관을 대상으로 기록물 수집정책에 대한 현황을 조사하고 분석결과를 바탕으로 대학기록관의 기록물 수집정책 수립을 위한 효율적인 방안을 제안하는 것이다. 이를 위하여 문헌조사와 설문조사를 실시하였다. 먼저, 문헌연구에서는 대학기록물의 특징과 대학기록관 수집정책의 필요성을 논하고 수집정책의 구성요소와 작성도구에 대해 알아보았다. 다음으로, 문헌연구를 토대로 국내외 대학기록관 기록물 수집정책 현황에 대한 설문조사를 실시하였다. 국내의 경우는 ‘한국대학기록관협의회’에 가입된 16개 대학기록관을 설문조사 대상으로 하였다. 조사결과, 국내 대학기록관들의 대부분은 여러 가지 제반 여건 상 성문화된 수집정책의 수립과 수집정책에 근거한 수집이 이루어지고 있지 않은 것으로 나타났다. 그러나 성문화된 기록물 수집정책의 필요성에 대해서는 대학기록관 담당자들 모두가 공감하고 있고, 수집정책의 수립에 많은 관심을 갖고 있는 것으로 파악되었다. 또한 국내 기록관의 담당자들은 수집활동에 있어 다른 기록관과 충분히 협력하고 있지 않는 것으로 나타났다. 국외의 경우는, UNESCO(2007)에서 제공된 『Universities and Research Institutions』디렉토리에서 선정된 26개국 403개 대학기록관을 대상으로 설문조사를 실시하였다. 설문에 응답한 91개 기관의 수집정책 현황에 대하여 내용분석을 실시한 결과는 다음과 같다. 첫째, 조사대상 외국 대학기록관의 상당수가 성문화된 수집정책을 갖고 있는 것으로 파악되었다. 또한 성문화된 수집정책을 보유하고 있지 않은 기관 중의 대부분도 가까운 시일 내에 수집정책의 수립을 계획하고 있는 것으로 나타났다. 둘째, 조사결과 50％이상의 대학기록관에서 수집정책에 포함하고 있는 것으로 나타난 구성요소는 기록관의 사명 및 목적, 수집 기록물의 주제영역, 기록물의 주 이용 대상자, 수집 기록물의 지리적 영역, 수집 지원 프로그램, 수집 기록물의 물리적 형태, 현재 소장 기록물의 잘 구축된 주제 분야 등의 7요소로 도출되었다. 셋째, 선행연구에서 기록물 수집정책의 작성 도구로 많이 추천되는 방법인 컬렉션 분석이 실제로 대학기록관에서도 가장 많이 사용되고 있는 방법으로 나타났다. 그 밖에 기관 기능분석, 다큐멘테이션 전략, 레코드 서베이의 방법들도 모두 골고루 이용되고 있는 것으로 드러났다. 넷째, 대학기록관의 수집정책을 다른 기록관의 아키비스트들 뿐만 아니라 잠재적 이용자와 기증자들도 쉽게 접근하고 알 수 있도록 노력하고 있는 사실이 나타났다. 그리고 이러한 수집정책의 홍보 방법으로 웹사이트가 많이 이용되는 것으로 나타났다. 대학기록관 온라인 수집정책의 실제 용도는 홍보 다큐멘트인 동시에 기록물 선별을 위한 실질적 다큐멘트라는 응답 비율이 60%이상 되었다. 다섯째, 성문화된 수집정책은 수집활동에서의 정치적인 영향력을 어느 정도 제한할 수 있고, 성문화된 수집정책과 더불어 수집협정의 체결이 기록관간에 기록물 위탁빈도를 높이는 것으로 분석되었다. 또한 성문화된 수집정책을 갖고 있는 기관의 수집협정 체결비율이 그렇지 않은 기관에 비해 높게 나타났다. 여섯째, 기록관들의 수집활동에 있어서 협력 상황에 대한 인식도 조사에서는 협력의 필요성을 느끼고 있지만, 여러 가지 여건 상 현실적으로 협력하고 있지 않다는 의견이 협력하고 있다는 의견보다 조금 더 많은 것으로 집계되었다. 이와 같이 선행연구에서 유용성이 입증된 성문화된 수집정책의 유용성은 대학기록관에서도 실제로 유용한 도구로 사용되고 있음을 알 수 있었다. 본 연구에서는 이러한 문헌연구와 수집정책 현황을 바탕으로 대학기록관 기록물 수집정책의 수립방안을 다음과 같이 제안하였다. 첫째, 대학기록관은 빠른 시일 내에 성문화된 기록물 수집정책을 수립해야 할 것이다. 조사결과 50%이상의 대학기록관에서 수용하고 있는 7요소, 즉, 기록관의 사명 및 목적, 수집 기록물의 주제영역, 기록물의 주 이용 대상자, 수집 기록물의 지리적 영역, 수집 지원 프로그램, 수집 기록물의 물리적 형태, 잘 구축된 소장 기록물의 주제분야 등은 기본 구성요소로 포함되도록 고려해야 한다. 더불어 대학기록관에서 수집정책 수립 시 참고할 수 있는 수집정책 모형을 제안하였다. 둘째, 다른 대학기록관의 담당자, 이용자, 기증자 모두가 수집정책에 쉽게 접근하고 알 수 있도록 온라인 및 오프라인을 통한 홍보 전략을 세우고 노력해야 한다. 특히 온라인의 경우 누구나 쉽게 수집정책에 접근할 수 있도록 홈페이지 상에서의 수집정책 게시위치에 신중해야 할 것이다. 오프라인의 수집정책 홍보 방법으로는 요청에 의해 수집정책을 구두로 설명하는 것 외에 전시, 출판, 이용자 교육 등을 통한 활동을 들 수 있겠다. 셋째, 대학기록관 온라인 수집정책의 실제 용도가 내부 의사결정을 위한 실질적 다큐멘트이면서 홍보 다큐멘트인 비율이 높다는 현황을 놓고 볼 때, 대학기록관의 수집정책을 연구하기 위해 웹 사이트의 수집정책 내용을 분석하는 것도 도움이 될 것으로 여겨진다. 넷째, 수집정책의 수립을 위해 우선적으로 컬렉션 분석을 통한 소장 기록물의 파악과 대학 기록관간의 정보 공유가 필요하다. 또한 수집정책을 수립하기 위해 컬렉션 분석 방법과 더불어 다큐멘테이션 전략과 기관 기능분석, 레코드 서베이 등의 방법들을 담당자가 정확하게 숙지하고 상황에 따라 적절히 이용하는 방안을 제안하였다. 다섯째, 대학기록관은 모기관인 대학 측과 다른 기록관들과의 긴밀한 협력 체제를 구축해야 한다. 수집정책이 효력을 발휘하고 대학기록관이 제 역할을 수행해 나가기 위해서는 모기관의 협력과 지원이 없이는 절대 가능하지 않다. 동시에, 제한된 인력과 자원으로 운영되고 있는 대학기록관은 다른 기록관과의 협력 체제를 통해 다큐멘테이션에 관한 정보를 공유하고 기록물을 적절한 곳에 보존하도록 노력해야 할 것이다.;This study aims to propose an efficient scheme that can contribute to formulating a collection development policy of university archives by examining and analyzing the present policies of both Korea and foreign countries' university archives. First, in the literature study, particular features of university archives and the need for collection development policy that arise thereof are discussed. Then components and the tools used in developing policies are examined. Lastly, based on the previously mentioned literature study, a comprehensive survey on the current status of the collection development policies of universities both home and abroad was conducted. A total of 16 Korean universities that are members of the University Archives were surveyed. The findings indicated that most of the Korean university archives were not collecting based upon written collection policies. However, the findings also indicated that almost all of those in charge of managing these archives felt that there was a need for a codified written collection development policy. They showed a high level of interest and enthusiasm in developing the said policy. The survey also revealed that in developing their collections, those in charge of managing the archives felt that they were not sufficiently cooperating with other university archives. In the case of university archives abroad, 403 university archives from a total of 26 different countries were surveyed. The data used in the survey were taken from 'Universities and Research Institutions', a directory provided by the UNESCO. The results gathered from the responses received from 91 universities have been analyzed and the findings are as follows. First, the survey results showed that a considerable number of foreign university archives had written collection development policies. Most of the university archives that did not have an existing policy were found to be in the process of establishing the policies in the very near future. Second, the components that were found to be commonly included in more than 50% of the foreign universities' collection development policies were I) statement of purpose of archives and its holdings, ii) subject areas that are collected, iii) clientele to be served by archives' holdings, iv) geographical areas that are collected, v) types of activities to be supported by archives' holdings, vi) physical formats that are collected, and vii) strengths of existing holdings of archives. Third, the collection analysis, which is the most frequently recommended tool in collection development policy according to previous studies, was shown to be the most widely used method. Other methods including institutional function analysis, documentation strategy and record surveys were also equally employed by the archives. Fourth, the survey revealed that university archivists were endeavoring to make the collection policy accessible for not only archivist of other university archives but also potential users and donors. In terms of how they were making the policy more reachable, internet websites were the most common means used to publicize the policies. More than 60% of the survey responses also indicated that the online collection development policy served two purposes. One to publicize the university archive to potential donors and the other, as a codified policy that provides guideline for the document that is used for internal decision-making. Fifth, the analysis of the survey's results showed that a written collection development policy can limit political influence exerted in the collection activities. Along with the written collection development policy, conclusion of collection agreements were shown to increase referrals rate among university archives. The archives equipped with codified collection development policies were shown to have higher rates of collection agreements with other institutions than those that did not have codified policies. Sixth, the percentage of archivists shown to have felt the need for cooperation in conducting collection activities but in actuality, were not working in conjunction with other archivists due to many circumstantial constraints was higher than those who were cooperating. In the course of this study, the utility of codified collection development policies proven in the previous studies, was re-proved in this study as well. These policies were shown to function as useful tools in university archives. Based upon these literature studies and the results gathered from the examination of current status, this study proposes the following points that should be included in formulating university archive collection development policies. First, it is imperative that university archives implement written collection development policies. In this process, components that are shown to be accepted and employed by more than 50% of the university archives should be considered as essential. Second, a strategic effort must be made to accommodate easy access for other universities' archivists, users and donors both offline and online. In particular, online webpages should carefully place the collection development policies where it is most visible. When publicizing the policies offline, in addition to providing oral explanations to ad hoc requests about the policies, exhibitions, publications, and use educations are possible. Third, considering that the actual usage of university archives' online collection development policies are dual-faceted, one as a reference document which, internal decisions are based upon, and another as material for publicizing the policy. It seems that it would be helpful to analyze the contents of the collection development policies as indicated on the respective websites of the university archives in conducting a study on the collection development policies of university archives. Fourth, in order to establish a collection development policy, it is necessary to analyze the archive collection to develop a list of the collections and to share these acquire information. Collection analysis, documentation strategy, institutional function analysis, and record survey, all useful methods, should be appropriately employed. Fifth, university archive must establish a close cooperation scheme with the university. At the same time, the archive must share information related to documentation by establishing a close cooperation mechanism with other university archives and endeavor to store and preserve the collection in an appropriate place.