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기록물 수집정책의 구성요소에 관한 연구

Title
기록물 수집정책의 구성요소에 관한 연구
Other Titles
A Study on the Components of Archival Collection Policy
Authors
한수연
Issue Date
2004
Department/Major
정보과학대학원 기록관리학전공
Publisher
梨花女子大學校 情報科學大學院
Degree
Master
Advisors
정동열
Abstract
본 연구는 선행 기록물관리기관을 대상으로 기록물 수집정책에 대한 심층적인 분석을 시도하여 기록물관리기관에서 기록물 수집정책을 수립할 때 활용할 수 있는 기록물 수집정책의 구성요소를 제시하는데 그 목적을 두었다. 수집정책은 기록물관리기관이 정체성을 가지도록 해주며, 연구와 이용을 위해 각 기록물관리기관이 무엇을 수집해서 보존해야 하는지를 결정하는데 도움을 준다. 각 기관은 기관 고유의 특성과 성격에 적합한 기록물을 수집하려고 할 것이며, 수집여부는 기록물관리기관의 상황에 따라 달라질 수밖에 없다. 즉, 수집 업무의 개별내용은 각 기록물관리기관마다 다를 수 있다. 그러나, 기록물 수집정책을 구성하는 요소는 명확히 구조화될 수 있다. 이때, 각 기록물관리기관 및 이용자는 여러 경로를 통해 입수되는 무한한 자료의 성격을 정확히 규명할 수 있게 되며, 이에 따라 효율적인 기록물 관리 및 이용의 근간을 이룰 수 있게 된다. 본 연구에서 제안된 기록물 수집정책의 구성요소를 각 개별 기록물관리기관의 성격 및 상황에 접목시켜 적절히 활용한다면 효과적인 수집업무 및 기록물 관리가 이루어질 수 있을 것 이다. 본 연구에서는 문헌연구를 토대로 국내 기록물관리기관의 기록물 수집정책에 대한 현황조사와 선행 기록물 수집정책에 대한 사례분석을 실시하였다. 문헌 연구 결과 13개 기록물 수집정책의 구성요소를 도출하였으며, 국내 15개 기록물관리기관에 대한 설문지 조사를 통해 국내 기록물관리기관에서의 기록물 수집정책에 대한 인식수준 및 구체적인 기록물 수집정책의 구성요소에 관한 의견을 파악할 수 있었다. 그리고 UNESCO(2004)에서 제공된 『Archives and Manuscript Collections』라는 디렉토리에 수록된 전 세계 476개 기관을 대상으로 인터넷 검색을 실시하여 53개 기관에서 56개 아카이브즈의 기록물 수집정책을 선정하여, 2004년 7월 5일에서 8월 3일까지 30일 동안 인터넷을 통해 조사하였다. 사례분석은 우선 사회과학 조사방법론의 하나인 기술적 분석을 적용하여 분석대상 아카이브즈의 수집정책을 검토한 후, 정량적 분석이 가능한 수집정책의 이름, 아카이브즈의 유형, 수집정책의 수립 및 개정사항, 수집정책의 위치 및 분량을 지표로 설정하여 검토하는 기술적 분석을 실시하였다. 또, 문헌연구를 통하여 도출된 기록물 수집정책의 13가지 구성요소를 실제 운영 중인 분석대상 아카이브즈에 적용한 후, 그 수용 정도를 평가하는 내용분석을 실시하였다. 위와 같은 방법에 의해 실시된 연구 결과는 다음과 같다. 첫째, 개별 아카이브즈에서 수집정책은 정체성을 갖고 있지 못한 채, 비교적 간단하게 기술되고 있었으며, 아카이브즈 유형이 기록물 수집정책의 유무에 미치는 영향은 거의 없는 것으로 나타났다. 또, 수집정책의 내용이 별개의 수집정책문을 통해 제시되기보다는 기록물 수집정책의 다른 역할이나 기능과 함께 혼재되어 있는 경우가 많아, 그 역할과 기능이 제대로 발휘되고 있지 못한 것으로 분석되었다. 둘째, 선행연구에 의해 도출된 13가지 기록물 수집정책의 구성요소 중 현재 운영중인 아카이브즈들에 의해 많이 받아들여져서 기술되고 있는 요소와 그렇지 않은 요소간의 차이가 분명하였다. 즉, 기록물 수집정책의 구성요소 중 수집의 사명과 목적, 수집범위의 명확화, 수집 우선순위와 제한사항, 수집 수혜자에 관한 사항 등 4가지 요소는 많은 수의 아카이브즈에 의해 합의가 이루어진 기본적인 요소로 볼수 있었으며, 수집 지원 프로그램, 수집의 권한에 관한 사항, 수집의 조건, 다른 기관과의 협력, 자원공유 정책, 수집정책 실행절차, 처분관련 사항, 수집정책의 검토 및 개정절차, 수집관련 담당자 정보에 관한 사항 등 9가지 요소는 분석대상 아카이브즈에서 비교적 적은 비율의 수용 정도를 보여주는 보완적인 요소로 나타났다. 이상의 결과로 볼 때, 선행연구자들에 의해 기록물 수집정책을 수립하기 위한 다양한 구성요소가 제공되었지만 실제로, 각 기록물관리기관에서 활용되고 있는 기록물 수집정책의 구성요소는 상당히 한정되어 있음을 알 수 있었다. 이에 따라 본 연구에서는 기록물 수집정책의 구성요소를 기본적 구성요소와 보완적인 구성요소로 나누어 제시하고, 각 구성요소의 작성방안을 예시와 함께 제안하였다. 본 연구의 결과 제시된 기록물 수집정책의 기본적 구성요소의 내용은 다음과 같다. 첫째, 수집의 사명과 목적 진술을 통해 기록물 수집의 일반적인 범위와 그 법적·행정적 권위를 구체적이며 명확하고 간결하게 밝힌다. 둘째, 수집범위의 명확화를 통해 각 아카이브즈의 특성 및 소장 자료에 따라 수집의 범위가 한정되어 나타나도록 하며, 이때 기관 전략이나 기관 목적에도 부합하도록 한다. 셋째, 수집 우선순위와 제한사항을 밝혀 수집범위로 설정된 수집분야와 그 하위분야에 대한 우선순위와 아카이브즈가 수집정책 범위 내의 컬렉션에 어떤 제한이나 조건을 부여할 것인가에 대한 내용을 포함시킨다. 넷째, 수집 수혜자를 명시하여 개별 아카이브즈의 주요 이용자의 범위를 규정해 줌으로써 해당 이용자들이 동일한 조건으로 소장 자료를 이용할 수 있게 한다. 기록물 수집정책의 보완적 구성요소의 내용은 다음과 같다. 첫째, 수집 지원 프로그램을 소개하여 기록물 수집이 돕고 있는 연구지원, 기록물을 이용한 전시, 홍보 행사, 기록의 잠재적 기증자를 발굴하기 위한 활동 등을 밝힌다. 둘째, 수집의 권한을 명시하여 아카이브즈가 기록물 수집에 관한 권리와 의무에 대한 권한 인정의 절차를 거쳐서 기록물을 수집하는 것임을 분명하게 나타낸다. 셋째, 수집의 조건을 통해 기록물 공개의 명확한 조건 및 시효, 민감한 사안에 대한 공개 여부와 비밀해제의 실행 절차 등을 밝혀 기록물 수집의 조건을 공공의 이용권리가 분명하게 보호되는 방향으로 제시한다. 넷째, 다른 기관과의 협력으로 기록물관리기관 간에 기록물이 가장 적절한 장소에 보존되도록 하는 협조 사항과 이와 관련된 문제가 발생할 경우에 대한 해결방법을 명시한다. 다섯째, 자원공유 정책으로 새롭게 입수되는 기록물 관련사항, 이러한 기록물에 대한 접근방법, 기록물 이용에 관련된 제한사항 등에 대한 정보를 준다. 여섯째, 수집정책 실행절차를 통해 수집분야와 그 하위분야에 대한 수집활동의 수준과 방법을 규정해준다. 일곱째, 처분관련 사항으로 기록물에 대한 법적인 조치, 매각, 양도, 반환, 폐기 등 기록물의 처분과 관련된 사항 및 그 처리에 관한 이유와 절차를 밝힌다. 여덟째, 수집정책의 검토 및 개정절차를 통해 수집정책에 관한 정기적인 승인, 검토 및 그 검증 절차가 이루어질 수 있는 근거를 마련한다. 아홉째, 수집관련 담당자 정보를 통해 기록물 기증자나 소장자에게 도움을 줄 수 있는 수집관련 전문가에 관한 정보를 제공한다.;The purpose of this study is to suggest a guideline for components of archival collection policy. This study conducts in-depth analysis on collection policies of preceding archives to see how it may be applied to each institution's archival collection policy. A collection policy determines the individuality of each collection and what each archive must acquire and preserve for research. Each institution works to collect materials that correspond with its needs and whether or not the institution actually acquires the material depends on its situation. In other words, details of the collection policy may differ from one archive to another. However, the components of the collection policy may clearly be structuralized. The following study is based on questionnaire survey and a series of case analysis derived from literature research. An internet search of 476 Institutions in the UNESCO's 『Archives and Manuscript Collections』was initially conducted. Among them, fifty-six archives from fifty-three Institutions were chosen and analyzed from July 5th to August 3rd, 2004. To apply the method of descriptive analysis, which is one of the social science research methods, four basic components were first created: titles of policies, types of archives, establishment of the policy and its amendments, location and amount of the policy. Then, thirteen components(structuralized through literature research) were applied to the archives. The analysis was based on the frequency of the components, while the receptivity of each archive was measured by the number of components it applied to. Findings of this study are as follows. First, it was difficult to identify collection policies in individual archives and they were very simple if found, while the type of archives seems to have very little effect on the establishment of collection policies. Also, information regarding collection policies were usually mentioned with the characteristics of archives rather than as a separate policy. Second, the receptivity of four components, the mission and purpose of collection, clear distinction in the boundaries of the archive, the priority and limitations of the archive, and clientele served by the collections was higher than 50%, establishing themselves as the basic components of collection policy. Third, the remaining 9 components (programs supported by the collection, authority to acquire material, conditions of acquisition, cooperation with other institutions, resource sharing policy, procedures affecting collecting policy and its expedition, de-accessioning, procedure to minor and update the policy, and information on whom to contact for acquisition) were more supplementary components, showing lower than 30% receptivity. A strict guideline in collecting material is important, as it is impossible to collect everything, and it is important that this strict guideline be reinforced. Components of collection policy mentioned in this study should contribute to effective collection and management of archives if applied according to the individual characteristic and conditions.
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