전자기록 아카이빙을 위한 표준요소 연구

Abstract

Electronic documents are produced through management systems that comply with standards of Electronic Record Keeping System and Administration Information System Linkage Standards certified by the Ministry of Government Administration and Home Affairs. In 2004, government made it mandatory to use electronic document systems in central administration offices by office management provisions revised in 2003. In addition, there is growing concern for electronic document management in public institutions as it becomes mandatory to produce documents only through electronic record keeping systems from the year 2005. Since the year 2001, producing of electronic documents has been part of "Infrastructure Building Projects" which was put in motion through e-government projects based on E-Government Act. As a result, foundation for standardized document approval and circulation was established. As for automated production of documents, requirements concerning production of electronic documents and storage are stipulated in the act on document management of public institutions. However, provisions or standards for long term preservation of electronic documents are insufficient and in need of strengthening. With understanding of current status, this study aims to provide standard factors for long term preservation of electronic documents, that are expected to be a main form of public documents in the future, and thus lay foundation for long term preservation related matters when producing electronic documents, processing Electronic Record Keeping System software, and establishing legislation concerning electronic documents. Suggested factors in this study can not only be referred as basic data when designing electronic record keeping systems(ERKS), but also utilized in setting up a base for standard rules for electronic document systems which are under production as of now 2004, and in establishing a management systems for access and usage of long term preserved electronic documents. Literature review and domestic/overseas case studies are undertaken for the purpose. To begin with, essential matters to be considered in regard to electronic document preservation are induced through literature review. Based on findings, ISO 15489 management factor is analyied as a necessary basic framework for long term preservation of electronic documents at a production stage. Preservation description information is derived from ISO 14721: OAIS reference model which is suggesting document management systems to archival institutions. As an application example of the analysis, the function of software design standards that comply with international standard management factors is analyzed. Based on this analysis, management factors of electronic documents are derived and necessary functional factors which are required in operating systems for long term preservation of electronic documents are analyzed, . Basic registry factors and additional registry factors in electronic record management are drawn from ISO 15489 document management method, and critical registry factors for long term preservation are suggested. In addition, a comparative analysis is made between registry factors extracted from record management process and control in ISO 15489-1, 15489-2 and registry factors set in domestic regulations. Based on findings, suggestions are made to improve domestic regulations. OAIS reference model is providing a basic conceptual framework for long term preservation of digital material including permanent documents. This thesis intends to suggest preservation standards focused on information package concept as follows. Firstly, it aims to form preservation description information for long term preservation of electronic documents through analyzing contents of electronic documents in order to reflect contents information and preservation description factors by utilizing OAIS reference model's information package. Secondly, it intends to suggest necessary task functions related to performing OAIS reference model's storage functions applied in electronic documents such as a function to select and evaluate preservation target material as electronic documents in a ingest function, and strategy for medium storage, error check-up, back-up, a disaster recovery function, offering contents information and preservation description of a data management function, utilization of a preservation policy function, a regular check-up function by preservation planning and administration function in storage function. With the principle that archiving of electronic documents should be applied from the beginning of production, DoD 5015.2 of U.S.A assessed as the best application of international standards among production software designing standards in many countries is analyzed and presented as an application case together with electronic document system standards of domestic administration offices. Through this case study, standard registry factors reflecting ISO 15489's are suggested in an attempt to improve environment for long term preservation and archiving. Software designing standards with suggested management factors can be utilized as standardization reference material in regard to future electronic record management within the country.;전자문서는 행자부가 인증한 전자문서시스템과 행정정보시스템연계규격에 맞는 처리과시스템을 사용하여 작성한 것이다. 정부에서는 이러한 전자문서시스템의 사용에 대하여 2003년 개정된 사무관리규정에 의해 2004년부터 중앙행정기관에서의 사용을 의무화하고 있다. 또한 공공기관에서는 2005년부터 시스템의 사용을 통한 문서생산을 의무로 지정하고 있어 전자기록물관리에 대한 관심이 증폭되고 있다. 전자문서의 생산은 전자정부법에 근거하여 2001년부터 추진된 전자정부사업 과제 중 「기반구축업무사업과제」의 일환이었으며, 이 과제수행의 결과로 표준화된 문서결재와 유통기반이 마련되었다. 그런데 이렇게 자동화된 공문서 생산업무에 대하여 2003년 수정된 공공기관의 기록물관리에 관한 법에서는 전자문서의 생산의무와 보존의무를 지정하고 있으나 전자문서의 장기보존과 관련된 법조항이나 관련 표준은 그 내용이 아주 미미하여 보강이 필요하다. 이에 본 연구는 향후 공공기록물의 주류를 이룰 것으로 예상되고 있는 전자문서의 장기보존을 위한 표준요소를 제공하여 전자문서의 작성 시, 전자문서 관리단계별 소프트웨어 제작 시, 그리고 추후 전자문서 관련법안 제정 시 장기보존과 관련된 토대를 마련하고자 하는데 그 목적이 있다. 본 연구에서 제안된 요소는 전자기록관리 전략개발에 적용할 수 있는 기초자료로 사용할 수 있다. 이를 바탕으로 2004년 현재 생산되고 있는 신전자문서시스템의 보존 표준에 관한 기반을 마련하고 영구보존된 전자문서의 보존과 활용을 위한 관리표준 구축에 활용될 수 있을 것이다. 이를 위하여 국내·외의 문헌연구와 사례조사를 병행하였다. 먼저 문헌연구를 통하여 전자문서보존에 있어 고려해야 할 필수적인 사항들을 도출해 내었다. 이를 바탕으로 처리과단계의 전자문서의 장기보존을 위하여 필요한 기본적인 틀로서 ISO 15489의 관리요소를 분석하였다. 또한 아카이브단계의 기록관리시스템운영을 제시하고 있는 ISO 14721: OAIS(Open Archival Information System) 참조모델을 통하여 보존기술정보와 운영기능을 분석하였다. 분석결과를 바탕으로 전자문서의 장기보존등록요소를 도출해 내었다 그리고 전자문서관리 시 필요한 기능요소 중에 장기보존요소를 구분하였다. 그리고 국제 표준의 관리표준요소를 적용한 국외의 소프트웨어 설계표준을 실제사례로 선정하여 국내의 설계표준 내용과 비교하였다. ISO 15489 레코드 관리기법에서는 전자레코드관리 과정에서의 기본등록요소와 세부등록요소를 추출해내고 장기보존을 위한 필수적인 등록요소를 제안하였다. 또한 ISO 15489-1, 15489-2에서의 레코드 관리 과정과 제어 중에서 추출한 등록요소와 국내법에서 설정하고 있는 등록요소를 비교 분석하였다. 이 분석 결과를 토대로 국내 법령의 미비점에 대한 개선을 제안하였다. OAIS 참조모델에서는 영구문서를 비롯한 디지털자원의 장기보존을 위하여 필요한 기본적인 개념틀을 제공하고 있는데 본 연구에서는 정보패키지개념을 중심으로 다음과 같은 보존표준을 제시하고자 하였다. 먼저 OAIS 참조모델의 정보패키지를 적용하여 내용정보와 보존기술정보의 요소를 반영키 위하여 전자문서의 내용분석을 통하여 전자문서의 장기보존을 위한 보존기술정보를 마련하고자 하였다. 다음으로 전자문서에 적용된 OAIS 참조모형의 보존기능을 수행하는데 관련된 업무처리 기능을 다음과 같이 제안하였다. 입수기능에서는 전자문서의 보존대상 자료의 선별 및 평가기능, 저장기능에서는 매체보존전략, 오류점검, 백업, 재난복구기능, 데이터관리기능은 내용정보 및 보존기술정보 부여, 보존계획기능과 행정기능에 의한 주기적 점검기능, 보존정책의 활용기능을 제시하고자 하였다. 전자문서의 아카이빙을 위한 작업은 문서생산시점부터 적용되어야 하는 것을 기본 원칙으로 삼아 각국의 전자문서 생산소프트웨어 설계표준 중 가장 국제표준을 잘 반영한 것으로 평가되는 있는 미국의 DoD 5015.2의 기능을 분석하여 국내의 행정기관의 전자문서 시스템 규격과 함께 적용 사례로 제시하였다. 이 사례 분석을 통하여 ISO 15489의 처리과시스템의 등록요소가 반영된 표준등록요소를 제시하였으며, 이를 통하여 장기보존과 시스템운영을 위한 보다 개선된 환경을 제안하고자 하였다. 이렇게 제안된 관리요소를 적용하여 설계된 소프트웨어 설계표준은 추후 국내 전자기록물 관리에 있어 표준화된 참고자료로서 활용될 수 있을 것이다.