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법률비서의 역량 중요도에 관한 연구

Title
법률비서의 역량 중요도에 관한 연구
Other Titles
Study on Competency Importance of Legal Secretaries
Authors
정유정
Issue Date
2007
Department/Major
정보과학대학원 비서정보학전공
Publisher
이화여자대학교 정보과학대학원
Degree
Master
Abstract
다가오는 법률시장 개방에 따른 외국법률회사의 등장과 법률서비스 시장의 국제화, 대규모화로 법률비서에 대한 수요가 증가하고 법률비서의 역량이 중요해지고 있다. 또한 업무도 분야별로 전문화되어 가고 있기에, 법률비서의 업무에 따른 역량과 역량개발이 필요하다. 그러나, 지금까지 법률비서의 역량에 대한 정확한 개념이 정립되지 않았을 뿐만 아니라, 세부적이고 구체적인 업무에 따른 역량과 직무에 대한 분석이 이루어지지 않았다. 따라서 이 연구는 미국의 전문직으로 인식되는 법률비서의 역량을 바탕으로 국내 법률비서에 대한 각 역량요소에 따른 중요도를 알아보고, 세부적으로 업무에 따라 역량 중요도에 어떠한 차이가 있는지 알아보기 위하여 수행되었다. 이 연구는 법률비서의 핵심역량을 직업적 역량과 내면적 역량으로 나누어 각 역량요소 중요도를 파악하기 위한 것이다. 법률비서의 역량 중요도를 파악함으로써, 현재 그들에게 필요한 역량요소를 알 수 있고, 더 향상된 법률비서 능력의 중요성을 인지시킬 수 있다. 또한 로펌 비서업무에 있어 자문업무와 송무업무에 따른 차이점을 비교함으로써 개인이 타고난 내면적 역량에 차이가 있는지, 직무에 따라 개발 가능한 직업적 역량에 따라 차이가 있는지를 알아보았다. 이 연구의 조사결과는 다음과 같다. 법률비서들의 각 역량요소 중요도를 알아본 결과, 법률비서에게는 전화응대, 사건 파일 및 서류를 자료실의 체계적 보관, 상사와의 스케쥴 관리, 고객이나 법원에 제출되는 법률적 서류 접수 및 우편, 팩스발송 업무의 순서로 중요한 것으로 나타났다. 법률비서의 기술 요소의 중요도는 기본적인 듣기 능력, 문서 커뮤니케이션 능력, 구두 커뮤니케이션 능력, 조정 및 협력능력의 순서로 나타났다. 하지만 의사결정이나 판단 또는 학습전략과 같은 개인의 능력활용이나 책임 능력이 상대적으로 중요하지 않는 것으로 나타났다. 법률비서에게 필요한 지식요소는 사무지식, 고객서비스지식, 영어지식, 컴퓨터 및 사무전자기기 지식을 습득하는 것이 중요하다고 인식하고 있었지만, 법률적 지식에 대해서는 상대적으로 낮은 중요도를 보이고 있다. 법률비서의 직업성격유형은 O*NET에 나타난 직업성격유형 6가지, 사무형, 사업형, 탐구형, 사회형, 예술형, 현장형 중에서 비서직을 포함하여 사무직군을 나타내는 사무형이 직업성격유형에 가장 가까웠다. 그 다음으로 사회형, 현장형, 탐구형, 사업형 마지막으로 예술형이었다. 법률비서는 상사에 대한 업무지원이 직업에 대한 가치에 있어 가장 중요하다고 인식하고 있었다. 담당 변호사의 업무를 효율적이고 효과적으로 수행할 수 있도록 업무를 지원하는 것이 법률비서에게 가장 중요하게 나타났다. 다음으로 법률비서가 다른 일반 비서와는 달리 2~3명의 팀제로 일하고 있기에 팀에 소속된 상사와 동료비서와의 관계가 중요하다고 할 수 있다. 또한 법률비서의 직업에 대한 안정성과 사회적인 측면에서는 인정이 중요햐게 나타나고 있다. 법률비서들은 업무 특성 상, 법적 기밀문서를 다루고 있기에 어떤 다른 직무보다 세심함과 신뢰성을 가지고 있어야 한다. 또한 시간을 준수해야 하는 업무가 많아 일에 대한 압박을 잘 견딜 수 있도록 자기통제도 필요하고, 인내심도 길러야 한다. 그러나 법률비서는 일에 대한 진취성이나 창의성, 일에 대한 성취감은 상대적으로 낮게 나타나고 있다. 법률비서는 인간관계, 즉 담당 상사, 고객, 동료비서들과의 관계가 일을 하는데 있어 동기부여 된다. 또한 직업에 대한 안정성과 보상이 다른 일반 비서들에 비해 동기부여되어 법률비서들의 재직기간이 길어지고 있다 또한 법률비서들은 직무를 수행하는 빈도와 중요도에 차이가 있음을 보였다. 즉, 법률과 관련된 서류 작성이나 사건 파일 기록 및 보관과 같은 업무는 빈도에 비해 중요도가 더 높고, 일반적인 전화응대, 문서 복사 및 제본, 사무 메모나 작성과 같은 단순업무는 빈도는 높지만 중요도는 높지 않다고 인식하고 있다. 법률비서들은 업무에 따라 송무부 비서와 자문부 비서들의 직업적 역량과 내면적 역량에 차이가 있다고 보였다. 특히 내면적 역량인 직업성격유형, 직업가치, 직업태도, 직업에 대한 동기부여 중요도보다는 직업적 역량 요소인 직무, 기술, 지식에 있어 차이가 있다고 보였다. 이는 송무부 비서와 자문부 비서에게 있어 업무에 따라 직무가 틀리고, 직무가 다르다 보니 거기에 요구되는 기술이나 지식도 다르다는 것을 알 수 있다. 송무부 비서는 재판과 소송에 관련된 소환장, 고소장, 명령신청과 같은 법적 문서 및 서류 준비 및 작성 업무를 가장 중요하게 여기는 반면, 자문부 비서는 기업의 계약서 및 자문을 담당하는 담당 상사의 업무에 따라 클라이언트 관리와 관련된 상사의 스케쥴관리, 기업에 대한 리서치 및 정보수집 사무 메모를 중요시 하고 있다. 자문부 비서는 재판을 담당하는 송무부 비서들에 비해 담당 변호사와 접촉하는 시간이 많고, 그로 인해 상사의 시간관리 능력이나 스케쥴 관리가 중요하다. 국내 재판이나 소송 업무와는 다르게 외국 고객이 많은 자문부 비서들은 영문서 작성이나 영어 번역 업무가 빈번하게 일어나고, 그에 따른 영어지식이 송무부 비서에 비해 많이 중요하다. 직무에 따라 지식요소에도 차이가 있으며, 영어뿐 아니라 기업에 대한 기사 스크랩을 통해 대중매체 미디어 지식과 커뮤니케이션 지식이 더 중요하다고 할 수 있다. 송무부와 자문부 비서 모두 담당 변호사들의 업무를 지원하는데 높은 가치를 두고 있으며, 특히 송무부 비서가 자문부 비서에 비해 업무지원에 대한 가치가 높게 나타났다. 법률비서들은 성실성을 중요시하며, 특히 업무에 대한 세심함과 상사와 동료와의 신뢰감이 직업태도에 있어 중요하다. 조직 및 업무의 특성상 정해진 시간 안에 긴급히 처리해야 하는 일이 많기 때문에 신속성과 중요한 법적 서류들을 다루는 일이 많기 법원서류와 법률문서 준비에 있어 세부사항까지 세심한 주의를 기울여야 하며, 특히 고객과의 약속 및 마감시간, 법정 기일과 등의 정확한 일정 기입 및 관리가 요구된다. 이 연구는 법률비서에 대한 역량 중요도를 일반 비서와의 역량과 차별화하여 미국 직업분류체계인 O*NET에 기초한 역량을 사용하였다는데 의의가 있으며, 앞으로 미국 법률비서와 한국 법률비서의 차이점을 분석하여 한국 법률비서에게 필요로 하는 역량을 알아보는 데 기초적인 자료를 제공하게 될 것으로 보인다. 지금까지 법률비서에 대한 연구 논문이 있었지만, 역량요소 중요도에 대한 논문이나 특정 업무에 대한 상세하고 구체적인 역량에 대한 연구가 없었기에 구체적인 인적자원개발을 위한 유용한 지침서를 제공하는 데 기여할 것으로 기대된다.;Recently with the rapid change and diversification of social structure internationalization of the legal service market, and especially with the increase in the legal profession, legal secretaries of the advanced level are required as well as legal officials and assistants. The legal secretarial occupation has been a major area of specialization in the general secretarial field. However, the job as a professional is far from being systematical, such as analyzing specific competencies according to each work as can be found in the United States. Therefore, the purpose of this study is to survey professional competencies including task, knowledge, skills and personal competencies including interest, work value, attitude, motive and to conduct a competence importance of legal secretaries. For these purposes, we analyzed domestic and foreign cases, and derived seven competencies (task, knowledge, skills, interest, work values, attitude, motive) required to legal secretary. This study surveyed the each competency importance of legal secretary in Korea based on legal secretary’s competency as stated above O*NET recognized by professionals in United States. In addition, this was conducted to know how competency importance is different between advice and litigation according to each work. In this study, the questionnaire was prepared by O*NET for the purpose of this study. We conducted questionnaires survey of 160 legal secretaries living in big lawfirm over 50 attorney but 129 questionnaires were collected, recovered 80.6% of distributed questionnaires. Actually, 126 questionnaires were only have been analyzed by using statistics program package, SPSS12.0 for Windows. Collected data were analyzed through frequency analysis and T-test to analyze between advice and litigation. The findings of this research are summaries as follows: First, it is important for legal secretary to receive and place telephone calls, organize and maintain law libraries, documents and case files, make photocopies of correspondence, documents and other printed matter, draft and type office memos, complete various forms such as accident reports, trial and courtroom requests and applications for clients, submit articles and information from searches to attorneys for review and approval for use. It is also important for legal secretary to basic communication including reading comprehension, to adjust actions in relation to others’ actions and time management. They have recognized it is important to be clerical, that is knowledge of administrative and clerical procedures and systems such as work processing, managing files and records, stenography and transcription, designing forms and other office procedures and terminology. Further more, they considered it is most important ‘integrity’ including honest and ethical and ‘support’ to offer supportive management that stands behind employees. Corresponding needs are company policies, supervision: Human Relation and Supervision: Technical. Second, task competency in legal secretary has a different between importance and frequency. Though task needs high frequency, the importance could be high. Especially, the frequency to be high appeared to receive and place telephone calls, organize and maintain documents and case files and make photocopies of correspondence, documents and other printed matter in comparison with importance. Third, professional competency in legal secretary has a difference between advisory and litigation. The competency of task, knowledge and skill in advisory work is more important to receive and place telephone calls, mail, fax or arrange for delivery of legal correspondence to clients, witnesses and court officials, prepare and process legal documents and papers, such as summonses, subpoenas, complaints, appeals, motions and pretrial agreements on task, manage time on skill, to use foreign language and know communications and media on knowledge than litigation work. Especially there is little difference in personal competency. Based on the results of this study, we derived and proposed four tasks to be promoted as a part of national human resource development in the future: Establish national standard and visions for competencies in legal secretary, Provide training opportunities for development of competency in legal secretaries, Develop and offer competency development programs for legal secretaries and Build a network and a support system among lifelong education training.
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