기록물 전거레코드 자동생성을 위한 기술 요소에 관한 연구

Abstract

Recently, public institutions provide a basis for transferring standardized electronic documents to records center and systematic management while documents are produced. Furthermore, the Ministry of Government Administration and Home Affairs declared a revised law of standard and electronic document management in order to improve processes and functions for document management organization. In addition, the Committee on Government Renovation Decentralization is also strengthening the necessities of consolidation of living record and permanently preservable document as one way of renovation task in so called "Government Document Renovation Road Map" along with renovation of document production and management. This study suggests a method of automatic new record production by currently using electronic document system in public institution so as to meet government's consolidation policy. Currently, the Australian CRS system which provides a dynamic description system in the field of document management in public institutions has a limitation on automatic data registration and aquisition when the records are produced. And NARA system has a limitation on the complex system with the archival description and archival creator description. Therefore, this study is focus on redefinition of electronic record system through acquisition of data production with the aim of dynamic description. Literature review and overseas case studies are undertaken for the purpose. To begin with, essential matters to be considered in regard to automatic data production of the electronic documents are induced through literature review. Base on findings, ISSAR(CPF) elements are analyzed as a necessary basic framework for automatic organization and production of electronic documents at a production stage. As an application example of the analysis, the elements of creator of the RMSCA that comply with international standard management factors is analyzed. There is not yet the automatic archival authority record system, so archival authority records systems, NARA and CRS, are analyzed. Based on this analysis, automatic organization and production of the archival authority record elements and elements of creator are derived from electronic document system which is the operating system in the offices. In addition, a comparative analysis is made between the elements of creator extracted from the RMSCA and electronic document system. And automatic organization and production of the archival authority record elements are redefined by ISAAR(CPF) elements. Base on findings, redefinition of automatic organization and production of the archival authority record extracted from electronic document system are suggested by five categories of the ISSAR(CPF). It is recommended that the above-mentioned method hopefully dedicate to setting up a foundation of automatic data description by making practical application of existing electronic records.;공공기관의 기록물관리에 관한 법률에서는 공공기관이 생산하는 전자문서는 행정자치부장관이 정하는 표준에 맞도록 생산하고 관리해야 한다고 규정하고 있다(행정자치부 1999). 또한 생산된 전자문서를 자료관으로 이관할 때에는 전자문서시스템에서 자료관시스템으로 전자적인 방법으로 이관하도록 규정하고 있다. 그리고 전문관리기관으로 전자문서를 이관하고자 할 때에는 자료관시스템에서 전문관리시스템으로 전자적인 방법으로 이관하도록 규정하고 있다. 이 규정에서 나타난 바와 같이 전자문서시스템이 자료관시스템과 연계된 점은 기록이 생성되기 이전인 개념화 단계에서부터 기록물관리시스템의 관리 체계가 적용되고 있는 것으로 보아야 할 것이다. 또한 전문관리기관이 전자문서를 전자적으로 이관받게 됨으로써 일종의 동적 기술체계가 적용된 것으로 보아야 할 것이다. 그러나 전자문서시스템에서 자료관시스템으로 이관되는 기록물 정보는 기록물 철과 기록물 건에 등록된 정보로 기록물 생산 맥락에 관한 정보보다는 기록물 자체에 대한 정보로 구성되어 있다. 이는 자료관이 생산 맥락에 관한 정보를 제대로 이송받지 못한 상태에서 전자문서를 전문관리기관으로 이송하게 되는 결과를 초래한다. 이러한 환경에서 전자기록이 일시에 전문관리기관으로 이관되면, 전문관리기관은 기록물의 양과 생산 맥락에 대한 정보 부족으로 기술업무 수행에 많은 어려움을 겪을 것으로 예상된다. 뿐만 아니라 공공기관 전자기록의 생산자인 정부 조직은 지속적으로 변화하고 있다. 빈번한 조직 명칭의 변화와 직제의 변화는 기록물의 정리에 있어 복합출처의 문제를 발생시키고 있다. 또한 팀 조직과 같은 다계층 조직형태를 전통적인 사후 기술방법으로 기술하는 것에는 한계가 있다. 이러한 기술(description)상의 문제를 2005년에 이르러서야 전문관리요원을 배치하고 있는 국내 기록관리 환경에서 뚜렷한 해결책을 제시한다는 것은 그리 쉽지 않을 것이다. 이에 본 연구에서는 전자기록의 기술 시 생산자 정보를 기록물 기술에서 분리하여 기술하되, 전자문서 생산 시점에 기술 요소를 획득하여 동적으로 기술하는 것에 목적을 두고, 공공기관 전자기록 생산 시스템인 전자문서시스템에서 기록물 전거레코드를 자동생성할 것을 제안하였다. 이를 위하여 국내·외의 문헌연구와 사례조사를 병행하였다. 먼저『국제표준 기록물전거제어규칙(International Standard Archival Authority Record for Corporate Bodies, Persons and Families : ISAAR(CPF))』를 통하여 기록물 전거레코드를 생성할 때 필요한 기술 요소들을 도출하였다. 그리고 국제 기록물관리표준인 ISO 15489를 반영하고 있는『호주 기록관리 표준(Recordkeeping Metadata Standard for Commonwealth Agencies : (RMSCA)』 사례를 통해 생산자에 관한 행위 주체 요소를 살펴보았다. 그리고 기록물 전거레코드를 자동생성하는 시스템 사례를 살펴보려 하였으나, 알려진 사례가 없어 기록물 전거레코드를 시스템으로 구축하고 있는 미국의 NARA(National Archives and Records Administration) 시스템과 호주의 CRS(The Commonwealth Record Series) 시스템을 살펴보았다. 기록물 전거레코드가 기록물 정보에서 생산자 정보를 분리하여 기술하기 위한 것임을 감안할 때, NARA는 생산자 기술이 기록물군과 연결되어 있어 기록물과 생산자 기술 요소가 혼합되어 기술되는 한계를 보였다. 이에 반해 CRS는 시리즈를 기술단위로 채택하여 기록물과 생산자 요소를 분리할 뿐만 아니라, 복합출처의 문제를 해결하고 있었다. 그러나 이 시스템은 기록물이 생산된 이후 등록하는 등록시스템으로 기록이 생산된 시점에 획득된 기술 요소를 이송받아 동적 기술하는 시스템과는 차이가 있었다. 따라서 전통적인 기술 단위인 기록물군을 적용한 기록물 전거레코드는 한계가 있으며, 완전한 동적 기술체제를 적용하기 위해서는 생산 시점에 기술 요소를 획득하여 기록물을 기술하는 것이 필요할 것으로 보인다. 이러한 연구를 토대로 우리나라 기록물관리시스템을 분석하였다. 기록물관리시스템으로는 전자문서시스템과 자료관시스템을 이용하였다. 그러나 중간기록물관리시스템인 자료관시스템과는 달리 전자문서시스템은 완전한 의미의 기록물관리시스템은 아니라고 보여진다. 하지만 자료관으로 이관 될 전자문서를 생산하는 시스템이라는 점에서 광의의 기록물관리시스템이라 볼 수 있을 것이다. 그리고 무엇보다 본 연구는 기록물 생산 시점에 기술 요소를 획득하여 전거레코드를 자동 생성하고자 하므로, 기록물을 생산하는 전자문서시스템을 기록물관리시스템에 포함시켰다. 각 시스템에서는 이관데이터 표준 규격을 분석 대상으로 선정하였다. 그리고 전자문서시스템이 완전한 의미의 기록물관리시스템이 아니라는 점에서 개념화 단계에서 기록물 관리 체계가 완전히 적용되지 않았을 가능성을 배재할 수 없다. 따라서 전자문서시스템은 시스템 기능까지 분석 대상을 확대하였다. 이관데이터 표준 규격의 생산현황보고 및 이관데이터 규격에서는 생산자 요소를, 분류기준표 송수신데이터 규격에서는 생산 맥락에 관한 요소를 도출하였다. 전자문서시스템 기능에서는 생산자 요소와 자동 생성 기능을 도출하였다. 도출된 생산자 요소를 이용하여 앞서 살펴본 호주 RMSCA와 비교하여 보완점을 제시하였다. 먼저 우리나라 규격에서는 RMSCA의 문서저자에 해당하는 기안자와 결재권자만을 지정하고 있어 행위 주체의 세 구분 및 역할 정의가 필요함을 보여 주었다. 그리고 우리나라 규격에서는 문서저자와 기안자를 제외한 나머지 요소는 제시되어 있지 않았다. 그러나 전자문서시스템의 기능에서 생성이 가능한 요소로 나타나 전자문서시스템에서 이관 데이터 규격으로 지정하면 해당 요소를 자동 생성할 수 있음으로 보여 주었다. 그리고 전자문서시스템의 기록물 전거레코드 자동 생성 기능은 전자결재 기능, 시스템 운영 관리 기능, 그리고 분류기준표 송수신 데이터 규격을 통해 제안하였다. 이 중 전자결재 기능과 시스템 운영 관리 기능 중 구성관리, 그리고 분류기준표 송수신 데이터 규격은 현재의 기능을 그대로 유지하여 기록물 전거레코드 요소를 자동생성할 수 있었다. 그러나 시스템 운영 관리기능의 사용자 그룹 관리에 해당되는 사용자 등록·수정·삭제, 신규서식 등록·수정·삭제, 조직체계 등록·수정·삭제 등 3개의 기능은 등록, 수정, 삭제기능을 재 정의함으로써 전거레코드를 자동생성 할 수 있었다. 그리고 전자문서시스템에서 생성할 수 없는 기능은 전거시스템, 아키비스트, 그리고 기술 규칙 제정 등 3가지 방법으로 제시하였다. 끝으로 이상에서 분석된 결과를 토대로 ISAAR(CPF)의 5개 영역별 요소를 이용하여 기록물 전거레코드 자동생성을 위한 기술 요소를 제안하였다. 식별영역에서는 전거대상 유형과 전거명, 단체 식별기호를 제안하였고, 기술영역에서는 존속기간, 역사, 장소, 기능·업무·행동, 내부 체계/가계를 제안하였다. 관계영역에서는 관련 단체명칭/식별기소, 관계종류, 관계 기술, 관계 일자를 제안하였으며, 관련 자료원과의 관련 영역에서는 식별기호와 명칭, 관련성격, 관련자원의 일자를 제안하였다. 전거레코드를 제어하는 제어영역은 전자문서시스템에서 자동생성하는 영역으로는 부적합하여 아키비스트나 전거시스템에서 생성하는 요소로 제안하였다. 아직까지 기록물 기술에 관한 규정이나 규칙도 마련되어 있지 않은 기록물 관리 환경에서 기록물 전거레코드를 자동생성할 것을 제안한 것은 다소 이른 감이 있다. 그러나 기록물이 생산되는 전자문서시스템을 이용하여 기록물 전거레코드를 자동 기술할 수 있는 가능성을 제안함으로써, 기록물 기술의 자동생성 및 동적 기술체계의 기반을 마련하고자 하였다.