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외교기록 이용의 활성화 방안에 관한 연구

Title
외교기록 이용의 활성화 방안에 관한 연구
Other Titles
A Study of Methods to Encourage Use of Diplomatic Archives
Authors
문희옥
Issue Date
2005
Department/Major
정보과학대학원 기록관리학전공
Publisher
이화여자대학교 정책과학대학원
Degree
Master
Abstract
본 연구는 외교기록 이용자 및 제공자들의 외교기록 이용 및 제공현황과 그들의 요구를 분석하여 공개된 외교기록을 대상으로 효과적인 외교기록 이용 활성화방안을 제시하는데 목적을 두었다. 본 연구는 문헌연구, 사례연구, 설문조사를 바탕으로 이루어졌다. 문헌연구에서는 기록관리의 목적이 과거 보존위주에서 점차 정보적 가치로서 기록의 이용으로 변화되어온 과정에 대한 연구를 고찰하였다. 그리고 기록이용의 접근요소로서 다루어지는 법적, 지적, 물리적, 인적 측면들을 고찰하였다. 사례연구에서는 우리나라와 미국, 영국, 유엔을 대상으로 각각의 기록관리 현황을 법적, 지적, 물리적, 인적 요소를 중심으로 조사, 비교해 보았다. 설문조사는 이용자의 이용 현황과 제공자의 제공현황 및 그들의 외교기록 이용 활성화를 위한 요구사항 이라는 측면에서 조사 분석되었다. 이용자대상 설문조사는 서울대, 연세대, 고려대 등 3개 대학에 재학 중인 학부 및 대학원생 각각 50명씩 150명을 대상으로 이용 현황 및 요구사항을 분석하였다. 제공자 대상 설문조사는 외교부에 근무하면서 외교기록 관리 및 제공업무를 전담하고 있는 사서 18명을 대상으로 외교기록 제공현황 및 활성화방안에 대한 요구사항을 분석하였으며 조사결과는 다음과 같다. 첫째, 공개된 외교기록 이용이 활성화되어 있지 못했는데, 그 이유로는 이용자들의 외교기록에 대한 이해부족과 이용을 위한 방법이나 행정적 절차에 대해 이용자들이 어려움을 많이 지적하였다. 제공자들도 공개업무에 치중하여 공개 후 이용을 위한 조직이 체계적으로 인 되어있지 못했고, 전체업무 중 기록이용 제공이 차지하는 비율이 높지 않다고 지적하였다. 둘째, 이용자들이 기록에 대한 정보를 획득하거나 공개된 기록 이용을 위해 가장 선호하는 방법은 온라인상에서의 검색을 선호하였지만, 이용자들을 위한 전자적인 방식 또는 기타의 검색도구가 극히 미비한 것으로 조사되었다. 그나마 공개된 외교기록에 대한 목록이 책자형태로 발간되지만 배포처도 제한되어 있고 소장기관에 대한 안내도 되어있지 않았다. 셋째, 외교기록 이용을 위한 열람환경이 미비하고, 온라인상에서 기록을 이용할 수 있는 환경이 조성되어 있지 않아 시간과 공간상 제약이 있는 경우 원하는 외교기록을 획득하는데 어려움을 느끼고 있었다. 대부분의 이용자들이 온라인상에서 기록을 검색할 수 있기를 원했고 가능하다면 원문 서비스 및 복사서비스까지 제공받기를 희망하고 있는 것으로 나타났다. 넷째, 외교기록 이용 경험이 있는 응답자들의 외교기록 이용 후 만족도에 대한 조사에서 대부분의 이용자가 만족하였고, 제공자측도 기록을 제공받은 이용자들의 대부분이 만족해 한 것으로 나타났다. 이와 관련, 이용자의 만족도와 제공자의 주제 전문성 간 상관성이 높다고 조사되었고, 보다 정확하고 효율적으로 기록을 이용자에게 제공하기위해 제공자를 대상으로 주제전문분야를 포함한 외교기록 관리 및 이용에 대한 지속적 교육ㆍ훈련이 필요한 것으로 나타났다. 다섯째, 이용자들은 외교기록에 대한 이해와 정확한 외교기록을 자연스럽게 이용할 수 있는 교육 프로그램을 개발ㆍ운영한다면 참여할 의향이 있고, 교육프로그램이 시행될 경우 온라인상에서 이루어지는 교육과정을 선호하는 것으로 나타났다. 이와 같이 외교기록 이용요구 분석과 제공현황 분석에 따라 공개된 외교기록 이용이 보다 활성화 될 수 있도록 하기위한 방안을 법적, 지적, 물리적, 인적 요소를 중심으로 다음과 같이 제시하였다. 법적 측면에서의 외교기록 이용 활성화 방안은 다음과 같다. 외교기록을 공개하는 목적과 공개된 외교기록을 위한 절차 및 관련 규정 등에 대한 안내를 하여야 한다. 안내는 명문화된 정책문 형태로 리플렛 등의 형태로 제작하여 방문하는 이용자들에게 배포하거나, 온라인상에 올려놓아 누구나 공평하게 기록 자료를 이용할 수 있는 기회를 제공하도록 한다. 지적인 측면에서의 활성화방안은 다음과 같다. 첫째, 다양한 유형의 검색도구를 마련하여 온라인상에서 이용자들이 시간과 공간의 구애됨 없이 원하는 기록을 검색하여 기록에 대한 정보를 확인할 수 있도록 한다. 검색도구로는 단순목록 형태나 정리단계별 기술목록을 작성하고, 주제별, 시대별 분류 및 사안별, 인물별 분류 등 다양한 접근점을 제공하여 검색을 용이하게 한다. 둘째, 이용자 연구와 이용 평가 통해 외교기록을 보다 효율적으로 이용할 수 있는 정책을 수립할 수 있다. 외교기록 제공을 위한 업무 계획 수립에 참고할 수 있고, 이용자의 기록이용 유형을 파악하여 이용자와 제공자간 업무 효율을 높일 수 있다. 이용자 연구와 이용 평가는 이용된 기록에 대한 평가, 제공된 서비스에 대한 평가, 이용자에 대한 평가로 이루어져야 한다. 셋째, 외교기록에 대한 정보는 외교분야 전문가들의 저술이나 연구, 전직 외교관들의 회고록, 국제기구 문서 등을 통해 외교기록에는 없는 정보까지 확인이 가능하므로 외교기록 제공자는 이러한 2차 자료와 이용자를 연결해 줄 수 있어야 한다. 물리적 측면에서 활성화 방안은 다음과 같다. 첫째, 외교기록 이용자를 위한 온라인 및 오프라인 상에서의 열람공간을 마련하여야 한다. 오프라인 상에서는 이용자들의 접근이 용이하고, 이용을 위한 설비가 갖추어져 있도록 한다. 온라인상에서도 오프라인과 동일한 서비스를 제공할 수 있는 독립적인 홈페이지 구축이 필요하다. 둘째, 외교기록 이용이 활성화되지 못한 것은 외교기록 이용에 대한 이해부족과 이용에 대한 안내가 미비한 데 원인이 있으므로 모든 사람들이 공평히 외교기록을 이용할 수 있다는 것을 알릴 수 있도록 외교기록 관련 교육 프로그램 및 전시ㆍ홍보 프로그램을 개발하여 온라인과 오프라인 상에서 자유롭게 참여할 수 있도록 한다. 인적 측면에서의 활성화 방안은 다음과 같다. 첫째, 외교기록 제공자의 전문성을 강화하기위해 전문 교육프로그램을 자체 개발하거나 외부에 위탁하여 정기적으로 교육⋅훈련에 참여하도록 한다. 또한 국내 학술대회 및 관련 국제회의 참여, 전문가들과의 교류를 통해 최신 기록관리 동향을 습득하도록 한다. 둘째, 외교기록관리를 위한 기존의 ‘공개’ 위주의 팀 체제를 특수자료관의 이용 제공업무 수행에 적합한 ‘공개 및 이용’ 팀 체제로 확대 개편하여 이용제공 업무를 강화하고, 특정 외교분야에 전문성을 갖춘 주요 실ㆍ국 별 기록관리자들과의 네트워크를 형성하여 주제전문분야를 강화하도록 한다.;This study focused on examining conditions of use and provision of diplomatic archives by users and providers respectively, then on analysing requirements from both sides and finally on suggesting some proposals which may encourage use of diplomatic documents which have been opened to the public. It was based on literature examination, case study and questionnaire survey. In the literature examination was studied the changes of major interests in use of archives with the times was studied; in the past, collecting and preserving documents itself was main interest, which has been gradually changed to importance of archives as information source. Then, the four elemental aspects-legal, intellectual, physical and personal- in use of archives were studied. In the case study, it has been examined and compared the management systems of archives and examples of practical usage of archives of Korea, United States, Britain and United Nations in the aspects of legal, intellectual, physical and organizational elements. The questionnaire survey has examined and analyzed both users' and providers' tendency towards diplomatic documents, their requests and suggestions which may help to improve the procedure of using diplomatic archives. The questionnaire survey of user, which was done with fifty undergraduate and graduate students of Seoul National University, Yonsei University and Korea University respectively, was conducted on users' experience of using diplomatic archives and their requirements. The survey on providers' point of view, which was done with eighteen librarians whose duty is to keep and manage documents and to provide user with them in the department of Foreign Affair, examined about the present condition of providing diplomatic documents for users and analysed their requirements for promoting the frequency of using the paper. The results came out as follows. First, it has been revealed the inactive use of the open diplomatic archives; one of reasons was lack of users' understanding on diplomatic archives. Users also pointed out mainly difficulties met in the process of using documents and in the administrative process. Providers also indicated that their main job performance was mainly to open documents but no systematic procedure for providing them to users was not ready. Their reply also showed the relatively low ratio of the document providing job performance of the whole service. Second, while users preferred most getting information about archives and using the open documents from web site in online, there has been few electronic device or browsing tools designed for users. Lists of the open diplomatic archives in form of booklet could be found only at limited institutions, but no guide was provided about . Third, both lack of physical environment, such as reference room and of online access system to archives were pointed out by users who have experienced difficulties in acquiring or using documents when they have no spare time to visit a place or when they were away from the place where documents were kept. Most of users expressed their preference to searching documents through online system and hoped even any possibility of being provided whole text and duplicating copies of documents. Forth, in the survey on satisfaction after using diplomatic documents most of experienced users responded in positive and providers also gave identical answer. Consequently, it has been analyzed that the user's satisfaction was highly correlative with the service of provider who was specialized in any certain subject. According to this result, it could suggest that in order to provide users with documents with accuracy and efficiency, providers are required not only to deal with general management of diplomatic document with skill but also to develop their speciality in subject related through professional training course. Fifth, users showed their willingness to participate in training programs which, they presume, may lead them to better understanding diplomatic documents and to access to them with efficiency and their preference to online education. Based on the result taken from analyzing the situation of user's access to diplomatic archives and job performance of provider, has been considered some suggestions which may improve or activate the condition when it comes to use of open diplomatic archives in terms of legal, intellectual, physical and human/personal elements. In legal aspect, there should be guidance presenting the purpose of opening diplomatic archives, the procedure to access it(document) and relevant rules or regulation. The guide and leaflet, being in a form of policy stipulation, should keep ready for visiting users or visitors or the content should be put in online site, where everyone who is interested in is able to get an opportunity to access to archives and to use them . In the intellectual point of view, there are three suggestions as follows. First, various searching or browsing patterns provided may enable users to examine documents and information about archives regardless of time and space; brief form of list or descriptive list made as searching forms may be easily accessed by various classified items such as subject, chronological order, events, personal aspect. Second, with the evaluation of users's attitude as well as tendency toward materials, it is possible to formulate a policy for better procedure in using diplomatic archives. Besides, it could be applied not only to plan a job performance of providing diplomatic documents, but also to understand users' pattern toward archives, which may help to upgrade the efficiency of service between users and providers. The evaluation on users' attitude and use of materials could be done by estimating that of documents, providing service and users. Providers are expected to provide users with secondary diplomatic materials or sources such as writings, research works done by professionals in diplomatic field, memoirs of former diplomats, documents of international organizations, in which information untold in official diplomatic papers may be found. Practical plans in the physical aspect would be, first, to prepare reference spaces for users both in on- and off-line environments; the off-line space should be equipped with facilities necessary and accessed by users with ease, on-line space, in order to provide as identical service as off-line reference spaces, is necessary to be established with well-designed, independent homepage. Second, though lack of user's understanding the opportunity available and insufficient guide to the procedure required to access to diplomatic documents prevent people from accessing and using them, it also has a clue to solve the problem; in order to encourage people-future or potential user- to be more active, the priority then is to let people know that their having the equal right to access to diplomatic archives. Many kinds and levels of training programs, exhibitions and advertisements introducing diplomatic archives devised will be free educational zone for every user both in-and off- line environment. In aspect of personal aspect, first, providers is recommended to participate in internal professional education programs as well as periodic training courses or education held by outside institutes so as to reinforce their specialty. it also, is recommended for provider to participate in various forums and conferences held in international base or in home base to keep up with the latest trend in archives management. Then, in order to reinforce use-providing job, it is desirable to rearrange and enlarge the job performance system from present opening document-oriented team system to ‘opening-use document-oriented' system which is thought to be adequate for use-providing job performance in special reference space in order to strengthen the use-provide service. Moreover, to reinforce the subject-specialist part, it is recommended to organize a network in which general archivists cooperate with archivists specialized in certain diplomatic field of other sections of the government.
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