중앙행정기관 기록물의 이용에 관한 연구

Abstract

중앙행정기관 기록물은 국가의 행정 사무를 수행하는 과정에서 생산된 기록물로서 정책을 입안하거나 집행하는 내용이 포함되어 있어, 국민의 알 권리 및 학술연구에 필요한 정보를 제공하고 국가 정책의 수립이나 집행에 있어 타 분야와의 유기적인 협조에 사용되는 중요한 기록물이다. 기록물은 통상적으로 이용자들에게 널리 이용됨으로써 그 특징을 발휘하게 되는데, 이 때 제공되는 기록물 정보의 질과 더불어 이용자의 다양한 요구, 기록 매체와 이에 대한 사회적 인식 변화에 따라 이용 방법이 달라지게 된다. 본 연구는 중앙행정기관에서의 기록물 이용 현황을 알아보고 이용을 증진시킬 수 있는 방안을 제안하는 데 목적이 있다. 연구 방법으로는 문헌연구와 설문조사를 실시하였다. 문헌연구를 통하여 기록물 이용의 의의와 방법, 기록물 이용에 필요한 환경을 고찰하였다. 설문조사는 35개 중앙행정기관의 기록물 관련 담당자와 문화관광부에서 기록물을 이용하고 있는 기관내 이용자 53명과 기록물 이용 경험이 있는 외부 이용자 86명을 대상으로 실시하였다. 연구 결과는 다음과 같다. 첫째, 중앙행정기관은 각각의 자료관을 설립하고 기록물의 이용을 위한 기반 시설을 갖추고 있다. 자료관 운영의 제반 요건으로는 자료관 규정이 중요한데 자료관 규정의 제정 여부를 살펴보면 다음과 같다. 현재 중앙행정기관 가운데 자료관 규정을 두고 있는 곳은 법무부, 산업자원부, 과학기술부, 통일부, 문화관광부, 중소기업청, 행정자치부, 병무청, 국가보훈처, 문화재청, 국방부, 법제처였다. 아직 자료관 규정을 가지고 있지 않은 기관들은 기록물 관리법 이외의 정보공개법과 문서관리규정 등을 기록물 이용시 적용하고 있었다. 기록물 이용 현황과 기록물 관리법에 기초한 자료관 규정의 수립이 시급하다. 외부 이용자를 대상으로 개선 요구사항을 조사한 결과로 공개된 기록물의 내용이 제한되어 있다는 점에서 공개된 기록물 내용에 관한 불만 사항이 제일 많았으며, 비공개 대상기록물에 대한 명확한 지침 수립을 원하는 요구가 높았다. 둘째, 검색도구와 관련해서 내부이용자들이 주로 이용하는 것은 전자문서 시스템이었다. 전자문서 시스템에는 최근 생산된 기록물만이 정비되어 있기 때문에 구기록물이 제외되어 있어 자료관으로 이관하지 않은 행정기록물의 검색에 문제가 있었다. 외부 이용자의 기록물 검색은 주로 전자정부 홈페이지와 중앙행정기관의 홈페이지에 있는 정보 목록이 주로 이용되었다. 그러나, 전자정부 홈페이지에서 제공하는 목록의 검색 방법은 키워드 검색만으로 제한되어 있어 기록물 이용에 많은 불편을 겪고 있었다. 셋째, 이용자를 대상으로 설문조사한 결과, 기록물을 이용할 때 기록물의 이용 절차, 검색 방법 등의 문의가 많았다. 현재 국가기록원을 중심으로 전문요원의 교육이 실시되고 있는데, 교육 내용에 개괄적인 부분이 많이 포함되어 있었다. 전문요원이 자료관에 배치된 것을 기점으로 하여 이용 현황과 이용 요구를 반영한 내용으로 교육의 질적인 향상을 꾀하여야 한다. 중앙행정기관의 기록물 이용 현황 분석을 통해 나타난 문제점에 대한 개선 방안을 살펴보면 다음과 같다. 첫째, 중앙행정기관에서의 기록물 이용을 위해서는 합리적인 자료관 이용 규정의 수립이 시급하다. 여기에 포함되어야 하는 내용으로는 이용자 규정, 기록물의 이용제한, 열람 및 대출에 관한 사항이 포함되어야 한다. 또한 외부 이용자를 위하여 행정기관은 적극적인 목록 공개를 해야 한다. 둘째, 검색도구의 문제로 컴퓨터를 이용한 기록물의 이용이 증가함에 따라 기록물의 정보를 알려주는 기록물 목록이나 자료관 자체에 관한 안내는 필수적인 요소이다. 그러나, 우리나라의 기록물 검색 방법은 기록물 철단위의 개략적인 공개가 중심이고 다양한 기록물의 종류를 반영하지 않은 검색 방법이었다. 검색 항목은 키워드, 생산기관, 기록물명, 생산연도 제한으로 구성되어 있었고, 검색 결과도 우리나라는 문서철이 파일로 연결되어 기록물건의 개략적인 정보만을 조회할 수 있었다. 반면에 일본은 기록물명, 생산기관, 기록물의 종류, 보존연한, 보존장소, 생산기관의 대-중-소분류로 기록물의 연원에 대한 정보를 알 수 있도록 검색되었다. 인터넷 에 의한 기록물 이용이 증가하는 것과 더불어 검색도구의 다양화가 요구되는데, 이의 개선 방안으로 기록물의 기술 방법을 설명하였다. 셋째, 정보 서비스에 있어서 전문요원은 기록물과 이용자를 이어주는 중재자 역할을 하게 된다. 이 때, 전문요원이 내부 이용자를 대상으로 하여 기록물과 이용자 사이를 이어주는 중재자 역할을 담당하지만, 정보공개업무를 수행하는 처리과의 담당자들 역시 정보공개라는 제도를 통하여 일반 이용자에게 기록물을 제공하는 역할을 하게 된다. 정보 서비스의 역할에 대한 인식전환 방법으로 교육과 홍보를 들 수 있는데, 그 방법으로 업무 매뉴얼을 제작하여 적극적으로 기록물 이용에 대한 내용을 교육하는 것과 일반 이용자를 대상으로 한 홍보를 제안하였다.;Records kept by central administrative offices show how the government’s policies have been establishment and implemented. They are important materials that underscore the people’s right to know and provide necessary information for academic research. They are also used for close cooperation between administrative offices in establishment and implementation of the government policies. How such records are used depends on the quality of the information contained in them, the diversity of materials needed by users, or changes in recognitions about relevant media. This study intends to check the status of the use of records kept by central government offices and suggest how to enhance the use. The significance and methods of the use of such records were checked through literature-based study. Questionnaire-based surveys were also carried out toward officials in charge of such records at thirty-five central administrative offices, fifty-three officials frequenting using such records kept by the Ministry of Culture and Tourism, and eighty-six external users. Results of the study are as follows: First, each of central administrative offices has its own data room, along with ancillary facilities to provide service for users. Twelve of the administrative offices surveyed maintain relevant regulations, while the remaining twenty-three do not. They need to establish regulations based on the current status of the use of records and the relevant law concerning management of records. Concerning complaints made by outside users of government records, many of them pointed to the fact that a large number of records remain unopened. They said that definite and clear guidelines be set up for government records that remain closed. Second, internal users appear to use mostly the electronic document system, which does not cover old records. This way, they appear to have difficulty in retrieving information from old administrative records. Most of external users' retrieval of information from administrative records appear to be carried in the homepage of a relevant central government unit. However, the information list contained in such a homepage is not properly updated and the method of retrieving information based on key words appears to leave much room to be desired. Third, external users appear to lack knowledge as to how they use, or retrieve necessary information from, government records. The education of relevant specialists carried out by the National Archives should be enhanced so that they can meet such realistic needs at data room of each administrative unit. It is also suggested that problems concerning the use of records kept by central government offices should be solved as follows: First, no-nonsense regulations should be established, including those concerning reading, borrowing and limitations on the use of records. The administrative office should take a more positive attitude in providing the list of information to outside users. Second, it is essential to provide the list of records kept and the information on how use each data room amidst the increase in the use of computer or Internet-based records. Thus, it is necessary to diversify retrieval tools and improve the methods of listing records. Third, education for relevant specialists and officials in charge of opening government information to the public should be reinforced to help ordinary users get easier access to records.