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영구보존기록물 선별을 위한 업무분석적 평가 방안

Title
영구보존기록물 선별을 위한 업무분석적 평가 방안
Other Titles
Appraisal methods based on business analysis for selecting permanent archives
Authors
임효정
Issue Date
2005
Department/Major
정보과학대학원 기록관리학전공
Publisher
이화여자대학교 정책과학대학원
Degree
Master
Abstract
Archives that need to be preserved permanently are important data that reflect the history of institutions. To achieve this goal, task of archive management must go through certain phases of collection, classification, appraisal, arrangement, description, preservation, opening to the public, access, and use of the archives of public institutions and so on. The significance of appraisal lies in selecting archives that are to become history, properly judging their value for usage and permanence and discarding important archives to make them unreadable. However, the methods of appraisal and decisions on what are an important archives that have permanent value and what should be left for preservation are apt to raise various discussions, depending on national state and the outlook on history and society. This process of appraising to select permanent archive should especially be objective, and its grounds need to be obvious and coherent, if the archives are to remain as the history of a nation. Accordingly, this research has suggested means for appraisal through objective instructions and process of evaluating permanent archives for the archive administration institutions that manage permanent archives with independent record schedule. The suggested methods are designed to become objective guidelines and process for appraisal task of each institution and ultimately to preserve permanent archives that reflect the function of the state on the whole and the society, in order to deliver the objective viewpoint of history to the future generations. To study appraisal plans for selecting permanent archives, researches were done on domestic and foreign papers, law and case studies and surveys altogether. Through studying the papers, the theoretical stream of appraisal is analyzed. From the legal side, the study has looked at how domestic appraisal system is organized and what appraisal theory it pursues. At the same time, surveys were conducted on current appraisal status and perception of the domestic special archives management institutions. Also, the phases of analyzing business of Step A-B from DIRKS-Manual, which is a methodology of building archive management system and to specify, is looked at and Australia, where appraisal is based on analyzing business, is suggested as an example. Based on these, appraisal plans are offered the National Assembly is chosen as the target. The appraisal is made up of all five steps. First step is analyzing the special environment of the institution to figure out characteristics of organization and its tasks and to study particularities of recording of the institution. The second step is to select priorities and items to be evaluated for macro-appraisal of functions. Next, Analysing Business is carried out in order of Analysing Organization context, Analysing function, and Analysing activity. As for the National Assembly, analysis is done on 8 law entries (the National Assembly law, the National Assembly Secretariat law, the National Assembly Budget Office law, the National Assembly library law, law regarding inspection of the administration by the National Assembly, law regarding positions in the Secretariat of National Assembly and the National Assembly library law), 17 standing committees and 11 supporting organizations (Proceedings Bureau, Legislative Counseling Bureau, Budget Analysis Office, Economic Analysis Office, Programs Evaluation Bureau, Legislative Information and Digital Library Management Office, Reference and Reader Services Bureau, Inter-Parliamentary Affairs Bureau, Planning and Coordination Office, Planning Support Office and Deputy Director of National Assembly for Planning and Management), 4 functions (inspection of the administration, legislation, activities of the Assemblymen, policy/budget planning), and 1 activity(inspections of the administration). The fourth step is to relate the organization with its function and activity, using the data from analysing business. In other words, functions regarding the organizations and the organization that does the activity are analyzed using the activity flow diagram. The last step is to appraise the permanent archives using the data from the former steps. The characteristics of appraisal based on analyzing business comes out as the following. First, this study is aimed for business appraisal on both Macro-appraisal and Micro-appraisal. That is, this research would be best used if it helped to acquire objectivity by processing Macro-appraisal and prove its significance as evidence, and to provide a framework in which appraisal can become more delicate by appraisal of respective archive from the micro point of view. (See in chapterⅡ) Second, in this study, analysing business method of DIRK-Manual from Australia is introduced, but instead, methods targeting domestic institutions are used as the ground data and 5 steps for the appraisal method are proposed. (See in chapter Ⅳ) Third, especially through the first step of analyzing special environment of institution, the details that need to be considered because the goal of analyzing business is appraisal are studied. Examining the systematic and functional characteristics of the institutions in general was helpful in making elaborate appraisal. Lastly, functions were classified in various ways. The first standard is unique business and common business, based on record schedule and another classifies the functions into inspection of the administration, legislation, diplomatic work of Assemblymen, policy/budget planning, and administration, all of which are based on themes within the fracture of ISP. The other divides the functions into Schellenberg's substantive function, ancillary function, and facilitative function. It was possible to structuralize the functions and activities of the National Assembly by classifying the functions by the above three standards and relating the systems of the Assembly.(See in chapter Ⅳ.) The significance of this research is in having brought out the need for appraisal based on analyzing business in order to maximize objectivity and distinguish its value as evidence, while there are no previous studies on unique standards or guidelines on appraisal. Also, appraisal needs to be repeated several times. Analyzing business, an appraisal method an institution can use in initial steps, can constitute initial guideline and be useful in designing strategy later on, too.;영구적으로 보존되어야 할 기록은 기관의 역사를 반영하는 중요한 자료이다. 이런 목적을 가지고 기록관리 업무는 공공기관의 기록물을 수집·분류·평가·정리·기술(記述)·보존·공개·열람·활용 등의 과정을 거친다. 평가는 역사로 남겨질 기록을 선별하고 활용적·영구적 가치를 제대로 판단하여, 중요한 기록이 폐기되어 이용할 수 없는 상태가 되지 않도록 하는데 그 의의가 있다. 그러나 영구적인 가치를 가진 중요한 기록이 어떤 것인지, 어떤 기록을 남겨야 하는지에 대한 평가방법과 결정은 국가적인 상황과 역사․사회를 보는 시각에 따라 다양한 논의가 될 수밖에 없는 분야이기도 하였다. 특히 영구보존기록물을 선별하는 평가과정은 객관적이며, 그 근거가 명확하고 일관성을 유지해야 한 국가의 역사로 올바르게 남겨질 수 있게 된다. 이에 본 연구는 독자적인 분류기준표를 가지고 영구보존기록물을 관리하는 전문관리기관을 적용대상으로 영구기록을 평가하는 데 필요한 객관적인 지침인 평가방안을 제안하였다. 제안된 평가방안은 각 기관의 평가업무에 객관적인 방법과 프로세스를 설계하는데 지침이 되어, 국가 전체 기능과 사회상을 반영할 수 있는 영구보존기록물을 보존함으로써 후세에 객관적인 역사를 전수하고자 하는 것이 목적이다. 영구보존기록물 선별을 위한 업무분석적 평가방안을 연구하기 위하여 국내외 문헌연구와 법령․사례연구, 설문조사를 병행하였다. 평가의 이론적 흐름은 문헌연구를 통하여 분석하였고, 법적인 측면에서 국내평가체제가 어떻게 이루어졌으며 어떤 평가이론을 지향하는지 문헌연구와 법령을 중심으로 살펴보았다. 그리고 국내 특수기록물관리기관의 평가현황과 인식을 설문조사 하였다. 업무분석적 기반으로 평가하고 있는 호주를 사례로 기록물관리시스템 구축 방법론인 DIRKS-Manual의 Step A-B의 업무분석단계를 연구하였다. 이를 바탕으로 업무분석(조직·맥락분석, 기능분석, 활동분석) 양식을 재설계하였고, 국회를 대상으로 업무분석을 실시하였다. 영구보존기록물 선별을 위한 평가방안은 전체 5단계의 과정으로 이루어져 있다. 첫째, 기관의 특수환경을 조사하여 조직과 업무상의 특수성을 분석하고, 기관이 생산하는 기록의 특징을 연구한다. 둘째, 우선순위 선정과정으로 거시적 기능평가를 위한 평가항목과 우선순위를 선정한다. 셋째, 업무분석을 조직․맥락분석, 기능분석, 활동분석의 단계로 실시한다. 국회를 대상으로 8개의 법령분석(국회법, 국회사무처법, 국회예산정책처법, 국회도서관법, 국정감사 및 조사에 관한 법률, 국회사무처직제, 국회도서관직제), 17개 상임위원회와 11개 지원조직분석(의사국, 법제실, 예산분석실, 경제분석실, 사업평가국, 입법전자정보실, 참고봉사국, 국제국, 기획조정실, 기획협력팀, 기획관리관), 4개의 기능분석(국정감사기능, 입법기능, 의원외교활동기능, 정책/예산기능), 1개의 활동(국정감사활동)을 분석하였다. 넷째, 업무분석에서 산출된 분석자료를 연구하여 조직과 기능·활동을 연관시킨다. 즉 조직과 연관된 기능은 무엇인지 활동흐름도와 함께 활동과 관계된 조직을 분석한다. 다섯째, 앞서 분석된 연구자료를 활용하고 선정된 우선순위와 비교를 통해 영구보존기록물을 평가한다. 이와 같은 방법으로 업무분석적 평가를 진행하여 얻은 결과는 다음과 같다. 첫째, 본 연구는 거시적이고 미시적인 관점의 평가를 병행하는 업무분석적 평가를 지향하고 있다. 즉, 업무분석으로 거시적 관점의 평가를 진행함으로써 객관성을 확보하고 내용적으로는 증거적 가치를 증명할 수 있으며 추후 미시적관점의 개별 기록물 내용평가를 통해 평가를 좀더 정교화하게 할 수 있는 기틀을 마련하고자 한다(Ⅱ장의 <그림 3> 참고). 둘째, 단순히 호주의 DIRK-Manual의 업무분석 방법을 도입한 것이 아니라 국내기관을 대상으로 업무분석 양식을 재설계하고, 5단계별로 평가방안을 제안했다는데 그 특징이 있다(Ⅳ장의 <그림 5>참고). 셋째, 특히 첫번째 단계인 기관의 특수환경 분석을 통해 업무분석의 목적이 평가이기 때문에 고려되어야 할 사항들을 연구하였다. 기관의 전반적인 조직적, 기능적인 특징을 연구함으로써 정교한 평가에 도움을 줄 수 있었다. 넷째, 기능 구분을 다각도로 실시하였다. 첫 번째 기준으로는 분류기준표상의 고유업무와 공통업무가 있으며, 두 번째 기준은 ISP를 골격으로 재구성한 주제별 기능인 국정감사기능, 입법기능, 의원외교활동기능, 정책/예산기능, 행정기능으로 구분한 것이다. 세 번째 기준은 Schellenberg의 본질적기능, 보조적기능, 부수적기능이다. 세 가지 기준으로 기능을 구분하고 연결되는 국회의 조직을 실/국 단위로 연계함으로써 국회조직의 기능․활동을 구조화 할 수 있었다(Ⅳ장의 <표 7>참조). 본 연구는 전문관리기관 중에 실질적으로 독자적인 평가 표준이나 지침에 관한 연구가 없는 현황에서 최대한 객관성을 확보할 수 있고 증거적 가치를 식별할 수 있도록 업무분석적 평가의 필요성을 제기 한 것에 그 의의가 있다. 업무분석적 평가방안은 조직과 기능 연계를 바탕으로 전체적인 기관의 구조와 기록사이의 관계를 이해하는데 도움을 줄 수 있으며, 아키비스트가 핵심적인 평가업무를 진행하는데 평가의 5가지 단계는 객관적인 평가지침으로 활용할 수 있을 것이다. 평가는 여러번 실시해야하는 업무이기 때문에, 본 연구에서 제안하는 평가방안은 기록의 생산시점이나 그 이전 평가단계에서 실시 할 수 있는 평가방법으로 초기 가이드라인을 구성할 수 있고 향후 평가전략을 수립하는데 용이할 것이다.
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