조직 내 커뮤니케이션 도구로서의 인스턴트 메신저의 역할에 관한 연구

Abstract

최근의 조직 내 근무환경의 특징인 인터넷의 발달과 컴퓨터의 사용으로 조직의 20-30대 구성원들은 인스턴트 메신저를 조직 내 커뮤니케이션의 새로운 도구로서 받아들이고 사용하는 데에 익숙하지만 조직의 결정권을 가지고 있는 상위 그룹에서는 아직도 인스턴트 메신저의 사용을 꺼려 하는 것이 사실이다. 본 연구의 목적은 조직 내에서 구성원들이 커뮤니케이션을 할 때에 실제 인스턴트 메신저의 사용현황을 알아보고, 인스턴트 메신저의 장점과 단점을 조사하여 조직 내에서 인스턴트 메신저를 커뮤니케이션의 새로운 도구로서 효과적으로 활용할 수 있는 연구자료를 제공하는 데 있다. 본 연구자는 네 가지의 연구문제를 조사하였으며 결과는 다음과 같다. 첫째, 조직 내에서 발생하는 전체 커뮤니케이션 빈도 중에서 인스턴트 메신저의 사용빈도를 업무적, 비업무적으로 조사하였다. 일반적으로 업무와 관련이 있는 상위직급자, 동료, 하위직급자, 팀이나 그룹, 다른 조직 구성원과의 인스턴트 메신저 사용빈도는 업무적으로 사용하는 빈도가 더 높게 나타났으며 친구나 선후배 등과는 비업무적으로 사용하는 빈도가 더 높게 나타났다. 전체적으로 동료와의 인스턴트 메신저 사용빈도가 가장 높게 나타났으며 상위직급자와는 사용빈도가 낮게 나타났다. 둘째, 조직 내에서 커뮤니케이션을 할 때에 인스턴트 메신저를 어떤 용도로 사용하는지를 조사하였다. 인스턴트 메신저의 사용용도로는 파일송수신, 개인적인 대화, 안부인사, 업무 문의, 업무 공지 알림, 스케줄링 도구, 업무 협의, 업무 보고 등의 순으로 나타났다. 셋째, 조직 내에서 커뮤니케이션을 할 때에 인스턴트 메신저가 다른 커뮤니케이션 도구보다 편리하게 느껴지는 점을 조사하였다. 인스턴트 메신저의 편리성으로는 간편한 파일송수신, 다른 업무와 병행 가능, 시간과 비용의 절약, 신속성, 면대면대화의 대체수단, 형식성 감소, 비밀유지와 보안성 등의 순으로 나타났다. 넷째, 조직 내에서 커뮤니케이션을 할 때에 인스턴트 메신저가 다른 커뮤니케이션 도구 보다 불편하게 느껴지는 점을 조사하였다. 조직원들이 느끼는 인스턴트 메신저의 불편한 점으로는 개인적인 대화로 인한 업무방해, 대화상의 오해, 대화 연장, 상대방의 무응답, 여러명 대화시 대화집중도 감소, 나의 상태가 알려짐 등의 순서로 나타났다. 위의 연구문제에서 조사된 결과를 이용하여 인스턴트 메신저의 사용빈도와 사용용도, 편리성과의 상관관계를 분석한 결과 인스턴트 메신저의 사용빈도가 높을수록 각 용도마다 사용하는 정도가 증가하여 인스턴트 메신저의 활용도가 높아졌으며 인스턴트 메신저의 편리성 또한 높게 느끼는 것으로 나타났다.;Members of an organization in their twenties and thirties accept the instant messenger as a new means of communication within their workplace and are proficient at using it due to the development of internet and use of computer, a recent feature of the work environment of an organization. However it is a fact that those who have decision power avoid the use of instant messenger. The purpose of this study is to investigate the actual use of the instant messenger when the members of an organization communicate with other members within their organization and to furnish the members with useful information regarding the instant messenger as a new means of communication by investigating its merits and demerits. Four aspects were chosen as subjects of study and the results are as follows: First, the researcher investigated the frequency of use divided into two cases, business-related use and non-business-related use, of the total communication generated within the organization. The more the members in an organization communicate with other members related to business - superiors, colleagues, subordinates, a team or group, and other organizations - by an instant messenger, the more they use it business-related matters. And the more the members of an organization communicate with friends, seniors and juniors by an instant messenger, the more they use it non-business-related matters. In general, the highest frequency of use of an instant messenger is found in cases of communication between colleagues and subordinates, lowest in the case of communication with superiors. Second, the researcher investigated the purpose of the instant messenger when members of an organization communicate with others. The members of an organization mainly make use of an instant messenger when they transmit or receive files to and from one another. They also make use of it when conducting private conversation, inquiring about someone, business inquires, announcements, as a means for scheduling, consultation, and business reports. Third, the researcher investigated the convenient points of an instant messenger in comparison with other means of communication when members of an organization use it in their organization. When the members of an organization transmit or receive files, they feel the most convenient method is by instant messenger. They also feel instant messenger is convenient for, in order of relative convenience, to keep abreast of other work, savings in time and expense, rapidity, as a substitute for face to face communication, reduction of formality, and maintaining secrecy. Fourth, the researcher investigated the inconvenient points of an instant messenger in comparison with other means of communication when members of an organization use it in their organization. They disliked using an instant messenger, in order of relative inconvenience, as a hindrance in the timely execution of their job, misunderstanding of intent, over-extension of conversation time, no-answer from counterpart, reduction in concentration when conversing simultaneously with several people, and exposure of their status. As a result of an analysis on the mutual relation among the frequency, purpose and convenience in using an instant messenger, the more frequently the members in an organization use an instant messenger, the more they make good use of it as a new means of communication in their organization due to an increase of its appropriate use for each purpose. Also, the results of this study showed that they think an instant messenger as very convenient.